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Como organizar o estoque após períodos sazonais?

Autor: Casa Magalhães Assunto:

• Gestão de Estoque
• Supermercados e Varejo

Data: 23/08/2019

Quando o assunto é gestão de um negócio, todo cuidado e planejamento é pouco. Afinal, são diversos setores que demandam supervisão e atenção constantes como as áreas de compras, administrativo e financeiro, por exemplo. Assim, para aumentar a produtividade, elevar o fluxo de vendas e gerar mais lucros, algumas práticas são fundamentais — como a organização correta do estoque e a conferência de mercadorias.

Esse processo é ainda mais importante em ocasiões comemorativas e com intensa movimentação de pessoas, pois devido ao excesso de deslocamento de consumidores é comum a ocorrência de confusão nos estoques. Por isso, é essencial realizar uma análise situacional antes e depois dos dias de sazonalidade.

Nesse conteúdo você vai aprender quais são os tipos de estoque e a como organizá-los após períodos sazonais. Continue lendo e conquiste excelentes resultados em seu varejo. Boa leitura!

O que é organização de estoque?

Produto em estoque por muito tempo é sinônimo de dinheiro parado. Daí a importância de organizar esse setor da sua empresa, e isso significa gerenciar o volume de mercadorias, de forma que se garanta que as demandas sejam atendidas sem, no entanto, haver excedentes ou perdas.

Quais são os tipos de estoque?

Existem diversos tipos de estoque que devem ser mantidos por uma empresa, os principais deles são:

• Consignado: é a mercadoria de outra empresa, que permanece a venda por um período e pode ser devolvida caso não seja vendida dentro do prazo estabelecido;
• inativo: estoque de produtos fora de linha, obsoletos, que já estão parados há muito tempo e tem poucas chances de serem vendidos;
• máximo: o máximo de estoque de mercadorias recomendado de acordo com a expectativa de vendas e com o espaço físico;
• médio: média entre o estoque mínimo e o estoque máximo;
• mínimo: o mínimo necessário para atender a demanda da empresa;
• de proteção: serve para prevenir situações como falta de matéria-prima ou alterações previstas de preços;
• de segurança ou de contingência: tem o objetivo de cobrir demandas maiores que as esperadas ou problemas de fornecimento;
• de antecipação ou sazonal: focado no atendimento de uma demanda fora do padrão.

O principal foco deste post é o estoque sazonal ou de antecipação, pois estamos falando de uma demanda diferente da costumeira que foi atendida durante um período sazonal, após o fim dessa temporada, é preciso verificar a necessidade de reposição ou não, assim como, a devolução de itens não vendidos, no caso de estoques consignados.

Dica: Como se preparar para a sazonalidade no varejo?

Por que o estoque deve ser organizado antes e depois de períodos sazonais?

Para ilustrar melhor vamos usar o carnaval para exemplificar esse tópico, confira.

Muitas cidades, durante o feriado de carnaval, recebem centenas de turistas, principalmente, aquelas situadas no litoral. Por outro lado, os grandes centros urbanos e de negócios tendem a ficar mais vazios durante esse período.

Nesse contexto, as cidades que recebem os visitantes durante o feriado têm um considerável aumento na sua demanda por produtos e serviços. Enquanto isso, nos municípios de onde vêm esses turistas, a busca por mercadorias diminui.

Para entender melhor, basta imaginar o que acontece com um restaurante, por exemplo, situado em um centro empresarial durante os dias de folia, em comparação com outro que fica na beira de uma praia.

Portanto, a tendência é que haja a necessidade de maior quantidade de produtos em estoque antes do carnaval e da reposição deles após o feriado nas cidades que recebem turistas e o inverso nas outras localidades, onde alguns estabelecimentos sequer chegam a abrir.

Quais os erros mais comuns na organização de estoque?

A falta de controle de estoque é capaz de atrapalhar até mesmo o planejamento tributário empresarial. Afinal, uma vez que se não se conhece a capacidade de vendas, não é possível prever o pagamento de impostos.

Além disso, ao organizar estoque é possível que se cometa alguns outros erros capazes de levar a perdas financeiras para a empresa, como não controlar prazos de validade, por exemplo, levando, até mesmo, à necessidade de descarte de produtos vencidos.

Um outro erro que normalmente leva aos demais é o não calcular corretamente a demanda que deverá ser atendida, gerando rupturas de estoque que causam a perda de vendas, ou ao excesso de mercadorias que permanecem sem movimentação.

A falta de controle sobre as unidades vendidas e a atualização das quantidades atuais de cada mercadoria no estoque é outro erro que pode, além de levar à perda de vendas, causar diversos tipos de constrangimentos junto aos consumidores. Por exemplo, um e-commerce que mostra a disponibilidade de um produto para venda que não já não tem mais estoque.

Dica: Saiba como resolver os erros mais comuns na gestão de estoque

Como evitar perdas de estoque?

 

Tenho certeza que não agrada a nenhum empresário varejista ver suas gôndolas vazias como da imagem acima, muito menos aos clientes.

Existem diversas razões que levam às perdas nesse setor. Elas vão desde o prazo de validade dos produtos até o roubo ou extravio de mercadorias. Só existe um modo de impedir essas perdas: manter a organização do estoque. Veja esse guia de prevenção de perdas e furtos e aprenda a como evitá-los em sua loja!

Por exemplo, existem produtos que necessitam de um armazenamento diferenciado, que não podem ser empilhados ou que precisam de refrigeração. A falta de organização no estoque pode levar a perdas causadas pela não observação dessas necessidades.

Portanto, organizar estoque é, também, uma forma de prevenir perdas.

Dica: Entenda o que é e como evitar a ruptura de estoque!

Como usar a automação comercial para otimizar a organização de estoque?

A automação comercial, por meio dos softwares de ERP (Enterprise Resource Planning) ou software de gestão de recursos empresariais, que incluem os módulos de gestão de armazém ou warehouse management system, ao longo das últimas décadas, vem revolucionando o modo como se organizam os estoques. Desde os menores até os grandes centros de distribuição de produtos.

Esses sistemas são capazes de automatizar as compras para reposição de mercadorias, de prever demandas, mesmo as sazonais, de consolidar dados capazes de gerar insights para entender melhor os perfis de consumo e, até mesmo, para a análise da concorrência.

Por meio do uso de um sistema de gestão é possível automatizar a atualização de quantidades no estoque, receber notificações de itens próximos ao vencimento, precificar produtos de modo coerente com os seus custos, analisar preços praticados no mercado, definir a margem de lucro desejada, emitir e orçar pedidos de compra de modo automático, entre outros recursos capazes de facilitar muito a vida do gestor de estoque.

Como a gestão do estoque influencia diretamente nas vendas e, consequentemente, no faturamento da empresa, é de extrema importância que ela esteja integrada a outras áreas de companhia, como a financeira, por exemplo — o melhor modo de criar essa integração é por meio da automação comercial.

Como organizar o estoque?

Agora que você já aprendeu mais sobre estoque e entendeu as razões para organizá-lo antes e depois de um período sazonal, veremos como, de fato, organizá-lo. Acompanhe os tópicos a seguir.

1° Atualize as informações imediatamente

Em primeiro lugar, é fundamental manter total controle das operações realizadas no estabelecimento. Não importa que a loja esteja super cheia ou que as vendas estejam volumosas, é preciso registrar imediatamente todas as entradas, saídas, trocas, devoluções e demais movimentações dentro do estoque.

Nesse contexto, é importante separar cada uma dessas situações para evitar que ocorra algum furo no depósito — devido ao intenso fluxo de consumidores, algum vendedor pode deixar para transmitir as informações de saída do produto mais tarde e, assim, esquecer de realizar o registro.

2° Contabilize o inventário

O inventário nada mais é que um balanço da quantidade de produtos de cada loja e, na maioria das vezes, é realizado uma vez por ano. Além de apresentar um panorama do estoque, essa prática permite que o gestor (ou outro funcionário responsável) verifique se o sistema de gestão da empresa está em conformidade com o seu conteúdo físico.

Dessa forma, contabilizar a quantidade de cada item no estoque é um processo importante para que o estabelecimento tenha um conhecimento real de todos os itens armazenados e disponíveis em seu depósito.

Para isso, é necessário contar cada um dos artigos estocados e validar as informações com relatórios de entradas e saídas e documentos de compras e vendas. Assim, será possível identificar a existência de alguma quebra de estoque e determinar a melhor maneira de realizar um controle mais eficiente, preciso e seguro.

Que tal realizar esse processo depois do Carnaval? Aproveite a inevitável bagunça depois do feriado e explore as melhores possibilidades de como organizar o estoque de sua loja

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3° Trace novos objetivos

Outra estratégia importante de como organizar o estoque é a definição de objetivos e indicadores de desempenho adequados às metas e necessidades de seu comércio. Além de facilitar a definição de seu plano de atuação, essas informações serão essenciais para conduzir o processo de expansão da empresa e o aumento no fluxo de vendas.

Além disso, esses indicadores permitem avaliar se a loja está atendendo as expectativas dos consumidores, fornecedores e clientes e, ainda, possibilita que sejam traçados novos caminhos para cada propósito. No entanto, é fundamental que esses dados sejam acompanhados ao longo do tempo para determinar se os objetivos estão sendo alcançados.

Nesse contexto, os indicadores de desempenho podem compreender desde o mercado em que a marca está inserida e seus principais concorrentes, passando pelos colaboradores e fornecedores até chegar aos seus clientes.

4° Considere a sazonalidade

Por fim, uma boa prática de como organizar o estoque é considerar a sazonalidade típica de cada negócio. No caso de um supermercado, depois do Carnaval, por exemplo, é preciso planejar as seguintes compras de olho nas próximas datas comemorativas — como a sexta-feira santa e a Páscoa.

Dessa forma, você garante que o seu estabelecimento estará abastecido com as mercadorias mais consumidas nesses períodos e, ainda, evita o esgotamento dos principais produtos das prateleiras.

Com essas dicas, é possível descobrir a melhor maneira de como organizar o estoque, elevar o fluxo de vendas e aumentar a margem de lucros do seu negócio. Por isso, invista em um bom planejamento e conquiste excelentes resultados.

Agora que você aprendeu a como organizar o estoque da sua loja de maneira eficiente, não deixe de assinar nossa Newsletter, preenchendo o formulário abaixo, para continuar recebendo conteúdos que vão contribuir para uma gestão efetiva em sua empresa. Até a próxima!