Conferência de mercadorias: saiba agora como otimizar o processo

Autor: Casa Magalhães Assunto: Data: 21 de maio de 2018
Conferência de mercadorias: saiba agora como otimizar o processo

Para conseguir tocar um negócio de maneira eficiente e produzir bons resultados, é imprescindível que os gestores estejam bastante atentos ao gerenciamento de tempo, à produtividade de cada tarefa e à contenção de desperdícios. A conferência de mercadorias é um bom exemplo de processo que envolve todas essas variáveis. Por isso, dedicamos o conteúdo de hoje para tratar desse assunto, tão rotineiro quanto importante dentro do seu negócio.

Preparando a logística

Para conseguir evitar perda de tempo com o processo de recebimento e conferência de mercadorias, é bom que o espaço esteja liberado com antecedência.

Mantenha as áreas de descarga livres e cuide para que o processo de entrada e saída ocorra sem problemas. Lembre-se, também, de conseguir um local específico para a conferência, pois pode ser necessário que a contagem e a avaliação dos produtos seja feita em um espaço maior.

Se você já descarrega todo o material dentro do seu estoque, corre sérios riscos de assumir prejuízos por uma conferência pouco efetiva ou, até mesmo, inexistente. Nesse caso, é preciso mudar essa rotina.

A entrada de materiais e produtos que vão abastecer o seu negócio precisa ser cuidada com atenção, uma vez que todos os desdobramentos desses itens serão percebidos nos resultados do seu fechamento de mês

Evite fazer o procedimento de descarga e conferência perto da área de passagem ou atendimento a clientes. Cuidado, também, para não atrapalhar o trânsito; Isso pode depreciar sua imagem, além de causar acidentes.

Se tiver uma empresa não muito grande, com poucos funcionários ou instalações com espaço reduzido, combine com seus fornecedores para que tragam material para descarregar em horários mais tranquilos. Assim, você também consegue prestar mais atenção ao processo, sem descuidar dos seus clientes.

Fazendo uma conferência de mercadorias bem-feita

Pode parecer preciosismo, mas existem algumas etapas que devem ser observadas com cuidado na hora de receber e armazenar produtos dentro de uma empresa. Confira!

1. Avaliação quantitativa

Tudo começa com a chegada dos produtos ao seu estabelecimento. Nessa hora, é bom ter um ambiente iluminado, protegido de chuvas e outras ameaças naturais, que ofereça boas condições para a contagem de todos os itens.

Verifique quantos lotes são e se todos têm o mesmo número de unidades. À medida que faz a conferência, separe tudo para não correr o risco de uma contagem duplicada.

2. Avaliação qualitativa

Depois dessa fase quantitativa, a próxima etapa é a qualitativa, que precisa ser feita com muita atenção.

Por amostragem, confira alguns itens aleatórios de cada produto. Veja se as especificações estão de acordo com o que foi pedido. Nesse momento, estamos avaliando a conformidade de cada produto.

Devem ser avaliadas cores, tamanhos, medidas, formatos, modelos e versões do que você está recebendo.

Ainda dentro da conferência qualitativa, outro aspecto a ser verificado com muito cuidado diz respeito à integridade dos produtos. Veja se estão:

  • dentro do prazo de validade;
  • bem acondicionados;
  • com aspectos que possam trazer algum problema.

Nesse momento, devem ser separados itens que estejam:

  • amassados;
  • vencidos;
  • fora do peso;
  • com qualquer outra forma de avaria potencialmente prejudicial ao consumo/utilização;
  • em desacordo com o pedido.

3. Conferência da nota

A nota de entrada das mercadorias também precisa estar de acordo com o que foi comprado. Olhar direto para o valor total é uma boa ideia para identificar algumas inconformidades de maneira rápida.

De toda forma, não confie somente nesses números. Veja se os itens estão batendo com o que você encomendou.

Com relação a esses documentos, existe a possibilidade de essa avaliação ser feita antes das análises quantitativa e qualitativa; mas, depois de conhecer mais sobre a Conferência Cega (sobre a qual falaremos mais à frente), pode ser que você também deixe isso para um segundo momento.

4. Armazenamento e registro

Conferido o que vai definitivamente entrar para o seu estoque, é hora de etiquetar o que não estiver com as informações importantes à vista e passar esses dados para o seu sistema de controle.

Indique:

  • quantidades;
  • lotes;
  • fabricante;
  • validade.

Isso vai facilitar muito no seu controle e manejo de estoque.

Quanto à sua gestão de informações, caso ainda não tenha uma solução de automação comercial — como, por exemplo, leitores de códigos de barras ou mesmo um software para comércio —, tenha a certeza de alimentar suas planilhas corretamente.

Utilizando a Conferência Cega

Como já falamos, existe um modelo de conferência de mercadorias utilizado por algumas empresas que leva o nome de Conferência Cega.

Nessa modalidade de verificação, não há como o responsável pelo recebimento das mercadorias fazer corpo mole ou ser displicente em seu trabalho.

Isso porque, ao receber todos os itens, o estoquista não tem a nota que indica a quantidade e os tipos de produtos recebidos. Por isso o nome da metodologia.

Dessa maneira, não há outra opção que não fazer o serviço de maneira apurada e detalhista. Isso proporciona resultados muito mais seguros quanto ao volume de mercadorias e também reflete em uma análise um pouco mais cuidadosa quanto à parte qualitativa.

 

A conferência cega é um recurso que te permite monitorar a etapa de recebimento de mercadorias em seu estoque físico. Realizando uma comparação entre  quantidade de itens comprados e quantidades contadas pelo funcionário que recebe a mercadoria.

Aplicando a gestão estratégica

Alguns empresários acreditam que otimizar os seus processos significa somente fazer com que se tornem mais rápidos. Contudo, conseguir otimizar qualquer atividade ou rotina nos negócios quer dizer torná-las mais produtivas frente ao investimento feito.

No caso da sua conferência de mercadorias, é preciso focar tanto em velocidade como na eliminação de possíveis perdas. Seguindo as orientações para melhorar a sua logística, dadas logo no início deste conteúdo, você garante um tempo mais bem utilizado.

Quanto às dicas do processo de conferência, avaliando a qualidade e a integridade do que está sendo recebido, e até na adoção da Conferência Cega, você está prevenindo desperdícios e conseguindo trabalhar melhor seu fornecedor.

Contar com um software para a gestão de negócios ajuda tanto na economia de tempo como na automação das tarefas.

Se você já tem alguma ferramenta desse tipo contratada ou se está avaliando uma, deixe seus comentários e dúvidas abaixo. Queremos saber o que pensa sobre o assunto, por quais experiências já passou e que tipo de resultados espera conseguir no recebimento e conferência de mercadorias do seu negócio.


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