7 erros na gestão de estoque e como resolvê-los

Autor: Casa Magalhães Assunto: Data: 30 de janeiro de 2017
erros na gestão de estoque e como resolver

Manter o controle sobre as mercadorias em estoque é essencial para garantir um bom volume de vendas e otimizar os custos operacionais. Contudo, apesar da importância da área para os resultados da empresa, nem sempre ela recebe a devida atenção por parte dos gestores. No artigo de hoje, vamos falar sobre sete erros na gestão de estoque, que comprometem seu negócio, e o que pode ser feito para solucioná-los. Para saber mais, continue com a leitura!

1. Não ter um registro de entradas e saídas

Esse é um dos erros de gestão de estoque mais graves que podem ser cometidos na empresa. A falta de controle sobre tudo que entra e sai faz com que jamais se tenha a informação exata da quantidade de itens disponíveis. Além disso, também fica difícil acompanhar a necessidade de reposição dos produtos, aumentando os riscos de que haja faltas ou excessos.

Para evitar esses problemas, é crucial fazer o registro de todas as movimentações que são realizadas. Nesse caso, vale lembrar a importância do controle das entradas e saídas que se referem a processos de trocas e devolução — permitindo que o acompanhamento seja totalmente preciso.

2. Deixar de acompanhar o giro dos produtos

O giro de materiais pode ser definido como o tempo em que cada item permanece dentro do estoque até que seja necessário fazer sua reposição. Quando a frequência de entregas é alta — em decorrência do grande volume de saída —, dizemos que o item é de alto giro. Acompanhar esse índice é necessário para que se saiba o tempo correto de acionar o fornecedor, evitando que o produto falte.

Por outro lado, os itens de baixo giro indicam que aqueles produtos são pouco vendidos, o que significa que o ideal é evitar comprá-los, fazer as aquisições com um espaço de tempo maior ou adquiri-los em menor quantidade.

Para fazer esse controle, é necessário possuir o registro de entradas e saídas, que apontam a quantidade de dias que cada item permanece dentro do estoque antes de ser vendido.

3. Permitir a falta ou o excesso de itens no estoque

Como dito acima, a falta de controle das movimentações dos produtos leva a faltas e excessos de produtos no estoque. Isso ocorre pela falta de acompanhamento do giro e das quantidades dos itens, fazendo com que o setor de compras não tenha informações precisas a respeito do que é necessário ser feito no que diz respeito às aquisições.

Essas falhas comprometem as vendas — quando faltam produtos e existe demanda —, aumentam os custos e elevam os riscos de perdas e desperdícios, o que reflete nos resultados financeiros da empresa.

Ao resolver os problemas do controle de entradas e saídas e do giro dos materiais, o índice de faltas e excessos acaba reduzindo drasticamente.

4. Não fazer inventário de materiais

O inventário de materiais consiste na contagem dos itens que estão em estoque, comparando as quantidades disponíveis com a informação registrada nos controles que são utilizados. Ele é importante para que se consiga manter a base de dados sempre atualizada, reduzindo o risco de ocorrência de furos de estoque e melhorando a qualidade das informações que são repassadas ao setor de compras.

Para que sempre se tenha um estoque físico x estoque contábil mais acurado possível, o ideal é fazer esse balanço periodicamente, contemplando grupos de itens de cada vez — e deixar o inventário geral para ser realizado anualmente, ou com a frequência que o gestor achar mais adequada.

5. Ter uma base de cadastro de itens sem padrão

Quando não há um padrão no registro dos materiais, existe uma chance muito grande do mesmo item ser cadastrado com códigos e descrições diferentes. Isso aumenta os riscos de furos de estoque e prejudica o controle por parte do vendedor, que dificilmente saberá se o produto “x” realmente está indisponível ou se está apenas cadastrado de outra forma.

Para solucionar esse problema, é preciso definir uma forma padrão para a criação de código e descrições, além de utilizar apenas um código e descrição para cada tipo de item.

No caso de produtos que possuem unidades de vendas diferentes — como, por exemplo, uma caneta azul e um pacote com cinco canetas azuis —, eles precisam ser cadastrados de formas distintas, para evitar problemas na hora da venda.

6. Não fazer integração com outras áreas

Como já se percebe até aqui, tanto o setor de Compras quanto o de Vendas dependem das informações de estoque para realizar seu trabalho da forma mais eficaz possível. Portanto, deixar de integrar essas área e investir no compartilhamento de informações também é um dos grandes erros de gestão de estoque.

Isso pode ser solucionado por meio do compartilhamento de informações e uma comunicação fluida, além do investimento em um sistema de gestão de estoque integrado, que automatize essas rotinas e facilite a troca de dados.

7. Fazer a gestão de estoque manualmente

O volume de dados gerados em uma rotina de estoque, além da necessidade de acompanhamento e controle das informações, faz com que seja primordial investir em tecnologia. Isso porque, permitir que os processos sejam executados de forma manual, aumenta o risco de erros, compromete a produtividade e torna as informações menos seguras e menos confiáveis.

A adoção de um sistema de gestão de estoque agiliza a execução das tarefas, proporciona redução de custos, permite que os colaboradores exerçam uma função mais estratégica — em vez de totalmente operacional — e oferece suporte à tomada de decisão, entre outras vantagens.

No post de hoje, listamos apenas alguns erros na gestão de estoque que podem acontecer em qualquer lugar, mas que precisam ser evitados a todo custo. Como é possível perceber, eles afetam não só a logística do negócio, mas também influenciam nas rotinas de compras e do comercial, interferindo em seus resultados.

Em longo prazo, alguns problemas — como desperdícios e falta de controle — podem trazer consequências até para a saúde financeira da empresa.

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