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Gestão de Estoque: o que é, como fazer e principais métodos

Autor: Casa Magalhães Assunto: Data: 25/04/2023
gestão de estoque

Para empresas que desejam aprimorar sua eficiência, diminuir custos e fornecer um atendimento superior aos clientes, investir em gestão de estoque é imprescindível. 

Uma gestão adequada dos produtos permite entender as necessidades e tomar as melhores decisões para o sucesso do empreendimento.

A seguir, explicaremos o que é estoque, como gerenciá-lo de forma eficaz, principais tipos e metodologias. Vamos lá?

O que é Gestão de Estoque?

A gestão de estoque é o processo que viabiliza o planejamento, execução e controle dos recursos armazenados dentro de uma empresa.

Em seu livro “Gestão de Estoques”, Bráulio Wilker, fala que o gerenciamento de estoque atua sobre os processos de suprimento.

Estes processos envolvem as seguintes decisões:

  • O que suprir?
  • Em que quantidade suprir?
  • E em que momento suprir?

O autor ainda fala que o controle de estoque possui 3 objetivos:

  1. Maximizar o nível de serviço ou o nível de atendimento da demanda através de mercadorias em estoque.
  2. Reduzir os custos totais do estoque por meio do giro ou da redução de investimentos e custos.
  3. Otimizar a eficiência operacional dos processos de suprimento mediante a redução de custos.

Bráulio Wilker destaca que esses objetivos são conflitantes entre si, de modo que ao tentar potencializar o desempenho de um, o dos demais podem ficar comprometidos.

Todavia é diante desse cenário que o mesmo define que o gerenciamento de estoque é a arte de gerenciar esses objetivos conflitantes, direcionando as estratégias e priorizando devidamente as metas.

Por que fazer uma boa gestão de estoque é importante para sua empresa?

A gestão de estoque, quando bem executada, permite que você saiba quanto já perdeu por não ter um controle de produtos eficiente.  Contudo, se você ainda está se perguntando por qual razão deve investir na administração de estoque da sua empresa, nós te contamos a seguir a importância dessa prática.

A gestão de estoque

  • Mantém as atividades produtivas em andamento;
  • Gera a satisfação do cliente ao encontrar o produto na gôndola;
  • Está diretamente vinculada aos resultados financeiros da empresa; 
  • É um importante diferencial competitivo.

Agora que você já entende a importância dessa atividade dentro de uma empresa, é importante conhecer todos os seus tipos e em qual deles seu negócio se encontra. A seguir conheça os principais tipos de estoque e qual se aplica melhor ao momento e formato da sua empresa.

Quais são os principais tipos de estoque?

Estoque de Antecipação

É um tipo de estoque mantido por uma empresa como medida preventiva para garantir que haja suprimentos suficientes disponíveis para atender à demanda futura. 

Esse estoque é geralmente mantido durante períodos em que é esperado um aumento na demanda ou quando há incerteza em relação à disponibilidade futura de matérias-primas ou produtos acabados.

Estoque Consignado 

Estoque consignado é um modelo de negócio em que um fornecedor ou fabricante entrega seus produtos para um varejista ou revendedor, que vende os produtos em sua loja ou estabelecimento, mas ainda não os comprou. 

Em vez disso, o varejista paga ao fornecedor ou fabricante apenas pelos produtos vendidos, em uma base de consignação.

Essa abordagem permite que o varejista mantenha uma grande variedade de produtos em estoque sem incorrer em altos custos iniciais de compra.

Por outro lado, o fornecedor ou fabricante tem um canal de vendas adicional para seus produtos sem precisar assumir o risco financeiro de manter um grande estoque.

Estoque de ciclo

É utilizado por empresas que vendem produtos que estão sujeitos a ciclos de vendas. É um dos tipos de estoque mais difíceis de gerenciar, pois a empresa precisa manter os estoques no limite para evitar perdas.

O objetivo do estoque de ciclo é permitir que uma empresa atenda à demanda do cliente de maneira eficiente, sem ter excesso de estoque quando a demanda é baixa e sem ficar sem estoque quando a demanda é alta. Isso pode ser especialmente importante em setores em que a demanda é altamente sazonal ou volátil, como o setor de varejo.

Estoque inativo

Um estoque inativo é um tipo de estoque que não tem sido vendido ou utilizado por um período prolongado de tempo. Isso pode ocorrer quando um produto se torna obsoleto ou não é mais procurado pelos clientes, ou quando a demanda por um produto específico diminuiu significativamente.

Os estoques inativos geralmente representam um problema para as empresas, pois eles ocupam espaço de armazenamento e amarram capital que poderia ser investido em outros produtos com maior demanda. 

Além disso, esses estoques também podem ficar obsoletos ou vencidos, o que pode resultar em perdas financeiras para a empresa.

Dropshipping

Dropshipping é um modelo de negócios em que um varejista não mantém os produtos em estoque, mas em vez disso, quando um cliente faz um pedido, o varejista compra o produto de um terceiro – normalmente um atacadista ou fabricante – que então envia o produto diretamente para o cliente final.

 O varejista não precisa se preocupar em armazenar, gerenciar ou enviar os produtos, pois todo o processo é tratado pelo fornecedor.

O dropshipping permite que os varejistas ofereçam uma ampla variedade de produtos sem ter que fazer grandes investimentos em estoque. 

Estoque de Segurança

Estoque de proteção, também conhecido como estoque de segurança, é a quantidade de estoque adicional mantido além do estoque normal para atender à demanda imprevista ou variações na demanda do mercado. 

O objetivo do estoque de proteção é garantir que haja disponibilidade suficiente de produtos para atender aos pedidos dos clientes e evitar interrupções na cadeia de suprimentos.

O estoque de proteção é calculado com base na variabilidade da demanda e no tempo necessário para reabastecer o estoque. A quantidade de estoque de proteção necessária pode variar dependendo do tipo de produto, da previsibilidade da demanda e da disponibilidade de fornecedores.

Estoque de Contingência

Estoque de contingência é uma quantidade adicional de estoque que é mantida além do estoque normal e do estoque de proteção, com o objetivo de lidar com eventos imprevistos que podem afetar a cadeia de suprimentos.

Esses eventos podem incluir atrasos no fornecimento de matérias-primas, desastres naturais, greves, interrupções na produção ou outras situações imprevisíveis que possam afetar o suprimento de produtos.

Ao contrário do estoque de proteção, que é projetado para lidar com variações normais na demanda, o estoque de contingência é mantido em antecipação a situações que possam afetar a capacidade da empresa de atender aos pedidos dos clientes.

Quais são os principais métodos da gestão de estoque?

Há no mercado alguns métodos que ajudam na administração do estoque, estes representam uma parcela bem importante do controle gerencial. Por isso, nesse tópico iremos abordar os 6 métodos aplicados no mercado brasileiro. Confira:

  • Método do custo específico ou do preço específico

Esse método atribui valor a cada unidade do estoque. Logo, ele é usado apenas quando é possível apurar o preço ou o custo de cada item. Depois disso é preciso somar tudo e assim, você chegará ao valor final do estoque.

Entretanto, para o varejo não é um método indicado, visto que há uma grande movimentação de estoque. Imagine ter que precificar um produto por vez, só de imaginar já cansa, não é mesmo?

  • Curva ABC

A curva ABC classifica os itens de estoque em três categorias distintas com base em seu valor monetário ou em sua importância para a empresa.

 A categoria A inclui os itens de estoque de maior valor ou importância, geralmente representando cerca de 20% dos itens de estoque, mas correspondendo a cerca de 80% do valor total do estoque. 

A categoria B inclui os itens intermediários, representando cerca de 30% dos itens de estoque e correspondendo a cerca de 15% do valor total do estoque. 

Por fim, a categoria C inclui os itens de menor valor ou importância, representando cerca de 50% dos itens de estoque e correspondendo a cerca de 5% do valor total do estoque.

A curva ABC é útil para as empresas porque permite que elas concentrem seus esforços de gestão de estoque nos itens mais importantes ou valiosos, garantindo que esses itens estejam sempre disponíveis e minimizando o risco de interrupções na produção ou nas operações.

  • PEPS

PEPS é uma sigla para a metodologia “Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair” que estabelece que os itens que foram adquiridos primeiro devem ser vendidos ou utilizados antes dos itens mais recentes.

Dessa forma, os itens mais antigos não ficam obsoletos ou vencidos no estoque, o que pode causar perda de dinheiro para a empresa. 

A metodologia PEPS é uma das formas de controlar a saída dos itens do estoque e manter a integridade das informações contábeis da empresa.

  • UEPS

Aqui a máxima é: “o último a entrar é o primeiro a sair”, ou seja, os produtos que chegaram recentemente no estoque serão os que irão ser vendidos antes.

Porém, o uso desse método não é autorizado pela Norma Brasileira de Contabilidade, o motivo você pode ver na citação abaixo:

“Ao se considerar os preços altos, os gastos são maiores e, dessa forma, o lucro e os impostos que devem ser pagos são menores. Portanto, a inflação do país sofreria um aumento, ao considerar que o custo da mercadoria comprada por último é maior.” 

Fonte

  •  Custo médio

O custo médio também pode ser chamado de preço médio ou média ponderada móvel, isso significa que a cada nova compra feita uma nova média de custos é obtida. 

Nessa técnica, o preço final das mercadorias vendidas é definido após o cálculo dos valores das mercadorias adquiridas anteriormente somado às recentes.

O custo médio também pode ser fixo. Caso este método seja selecionado, uma única média deve ser aplicada no inventário permanente e as vendas intercaladas devem ser desconsideradas.

  • Método do Custo a Preço de Venda a Varejo

Em seu livro, Gestão de Estoques, Bráulio explica que esse método analisa a soma dos estoques a preço de venda, seja através da contagem física ou por meio da implementação de controles permanentes avaliados com base no preço unitário de venda.

Por fim, ele avalia os estoques finais a preços aproximados de custo e apura os estoques finais a preço de custo, caso avaliasse a preço de venda as margens de lucro seriam eliminadas.

Boas práticas para uma gestão de estoque eficiente

Manter o controle sobre as mercadorias em estoque é essencial para garantir um bom volume de vendas e desse modo otimizar os custos operacionais. Contudo, apesar da importância dele para seus resultados, nem sempre ele recebe a devida atenção por parte dos gestores. 

Em vista disso, nos tópicos a seguir vamos falar sobre as 8 boas práticas para fazer uma gestão de estoque eficaz com o intuito de não comprometer seu negócio. Para saber mais, continue com a leitura!

1. Tenha um registro de entradas e saídas

A falta do registro de entradas e saídas é um dos erros de gestão de estoque mais graves que podem ser cometidos na empresa. Já que a falta de controle sobre tudo do que entra e sai faz com que jamais se tenha a informação exata da quantidade de itens disponíveis.

Além de dificultar o acompanhamento de reposição dos produtos, aumentando os riscos de faltas ou excessos. Para evitar esses problemas, faça o registro de todas as movimentações executadas. 

Nesse caso, vale lembrar também sobre a importância do controle das entradas e saídas que se referem a processos de trocas e devolução — permitindo que o acompanhamento seja totalmente preciso.

2. Acompanhe o giro dos produtos

O giro de materiais pode ser definido como o tempo em que cada item permanece dentro do estoque até que seja necessário fazer sua reposição. Quando a frequência de entregas é alta — em decorrência do grande volume de saída —, dizemos que o item é de alto giro. 

Acompanhar esse índice é necessário para que se saiba o tempo correto de acionar o fornecedor, evitando que o produto falte.

Por outro lado, os itens de baixo giro indicam que aqueles produtos são pouco vendidos, o que significa que o ideal é evitar comprá-los, fazer as aquisições com um espaço de tempo maior ou adquiri-los em menor quantidade.

Contudo, o registro de entradas e saídas, o número de dias em estoque até a saída, é essencial para essa atividade.

3. Não permita a falta ou o excesso de itens no estoque

A falta de controle das movimentações dos produtos leva a falta e excesso de mercadorias em estoque. Isso ocorre pela falta de acompanhamento do giro e das quantidades dos itens, fazendo com que o setor de compras não tenha informações precisas a respeito do que é necessário ser feito no que diz respeito às aquisições.

Essas falhas comprometem as vendas — quando faltam produtos e existe demanda —, aumentam os custos e elevam os riscos de perdas e desperdícios, o que reflete nos resultados financeiros da empresa.

Ao resolver os problemas do controle de entradas e saídas e do giro dos materiais, o índice de faltas e excessos acaba reduzindo drasticamente.

4. Faça o inventário de materiais

O inventário de materiais consiste na contagem dos itens que estão em estoque, comparando as quantidades disponíveis com a informação registrada nos controles que são utilizados. 

Esse método mantém a base de dados sempre atualizada. O que reduz o risco de ocorrência de furos de estoque e melhora a qualidade dos dados repassados ao setor de compras.

Para que o estoque físico x estoque contábil seja o mais acurado possível, o ideal é fazer esse balanço periodicamente, contemplando grupos de itens de cada vez — e deixar o inventário geral para ser realizado anualmente, ou com a frequência que o gestor considerar mais adequada.

5. Tenha uma base de cadastro de itens padronizados

A falta de um padrão no registro dos materiais abre margem para erros e duplicatas.

Dessa forma os riscos de furos de estoque e prejudica o controle por parte do vendedor, que dificilmente saberá se o produto “x” realmente está indisponível ou se está apenas cadastrado de outra forma.

Para solucionar esse problema, é preciso definir uma forma padrão para a criação de código e descrição, além de utilizar apenas um código e descrição para cada tipo de item.

6. Integre o setor de estoque com outras áreas

Como já se percebe até aqui, tanto o setor de compras quanto o de vendas dependem das informações de estoque para realizar seu trabalho da forma mais eficaz. Portanto, deixar de integrar essas áreas e investir no compartilhamento de informações é um dos grandes erros de gestão de estoque.

Para evitar esse problema, o compartilhamento de informações e uma comunicação fluida é a solução ideal para garantir uma gestão de estoque eficiente. Além disso, temo o investimento em um sistema de gestão de estoque integrado, que automatize essas rotinas e facilite a troca de dados.

7. Não faça a administração do estoque manualmente

O volume de dados gerados em uma rotina de estoque, além da necessidade de acompanhamento e controle das informações, faz com que seja primordial investir em tecnologia.

Diante disso, permitir que os processos sejam executados de forma manual, aumenta o risco de erros, compromete a produtividade e torna as informações menos seguras e menos confiáveis.

A adoção de um sistema de gerenciamento de estoque agiliza a execução das tarefas, proporciona redução de custos, permite que os colaboradores exerçam uma função mais estratégica — em vez de totalmente operacional — e oferece suporte à tomada de decisão, entre outras vantagens.

8. Organize seu estoque!

Deixar as mercadorias tumultuadas em um único setor, sem espaço para seus funcionários transitarem é uma péssima opção, visto que além de ser sinal claro de desorganização, gera grandes perdas para o setor.

Para evitar as perdas em seu estoque aqui vão algumas dicas importantes:

  • Garanta que o estoque tenha um espaço para que os funcionários transitem;
  • Separe as mercadorias por departamento;
  • Deixe seu estoque arrumado e limpo;
  • Coloque placas de sinalização em cada departamento para que fique mais fácil saber a localização de cada produto;
  • Mantenha os espaço arejado;
  • Adote medidas preventivas para que insetos ou ratos não apareçam.

É fundamental definir o estoque máximo e mínimo de cada produto para manter o seu estoque no tamanho ideal. Entretanto, sabemos que essa ação é bastante complexa, mas com o auxílio de uma boa ferramenta essa atividade se torna mais tranquila e eficaz.

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Qual a melhor ferramenta para realizar a gestão de estoque?

Existem várias ferramentas de organização e gestão online e gratuitas. Mas, sem dúvida alguma, a mais assertiva é ter um Sistema de Gestão Empresarial, o famoso ERP.

O sistema ERP é uma plataforma integrada que gerencia informações e processos em todos os setores da empresa, incluindo compras, vendas, finanças e estoque. No caso do estoque, um sistema ERP pode ajudar a:

  • Controlar o nível de estoque: o sistema pode monitorar o fluxo de entrada e saída de produtos, evitando o excesso ou a falta de estoque.
  • Otimizar a gestão de armazenamento: o sistema pode auxiliar na organização do estoque, separando produtos por tipo, data de validade, localização, entre outros critérios.
  • Reduzir erros: o sistema pode automatizar processos de registro e controle de produtos, reduzindo a possibilidade de erros humanos.
  • Aumentar a eficiência: o sistema pode facilitar a comunicação entre diferentes setores da empresa, como compras e vendas, permitindo uma melhor gestão do fluxo de produtos e informações.
  • Tomar decisões mais precisas: o sistema pode fornecer relatórios e indicadores que permitem aos gestores tomar decisões mais precisas e estratégicas em relação ao estoque e à empresa como um todo.

A Casa Magalhães tem diversos sistemas e um ERP completo, que podem te ajudar a desenvolver a gestão,  garantir um fluxo mais organizado e com mais ganhos.

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