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Relatório financeiro: como usar na gestão do seu food service?

Autor: Casa Magalhães Assunto:

• Finanças
• Food Service

Data: 14/08/2019

A rotina intensa das metrópoles é a mola propulsora de quem trabalha no setor gastronômico, principalmente com refeições rápidas. Esse movimento de ebulição urbana, aliás, explica muito da explosão dos food trucks no Brasil (em 2016, já eram 3 mil).

Demanda, sem dúvida, existe: em 2017, 34% dos brasileiros faziam refeições fora de casa. Em 2018, mesmo na crise, o setor de alimentação fora do lar cresceu 3,5%. O problema é que, mesmo assim, há muitos bares, lanchonetes, restaurantes e food trucks fechando as portas. Por quê?

A questão é que sucesso na gastronomia vai além do sabor. Você pode ser o melhor cozinheiro da cidade, ter o melhor cardápio ou o mais atraente food truck da região: sem controle financeiro, não há como se manter em pé.

Uma boa administração do seu negócio é um dos itens que fazem total diferença, nesse texto vamos lhe ajudar a entender como fazer um relatório financeiro eficiente vai potencializar resultados do seu food service. Continue conosco e boa leitura!

Afinal, o que é relatório financeiro?

Um relatório financeiro está para um gestor do segmento alimentício como uma bússola está para um navegador. Trata-se de um poderoso instrumento de controle da saúde financeira empresarial, o qual reúne diversos indicadores a mostrarem o caminho que o estabelecimento deve tomar.

A conciliação bancária, por exemplo, é a certeza do gestor sobre o efetivo recebimento das vendas feitas no cartão (ou se as taxas acordadas são as que efetivamente estão sendo cobradas); o ticket médio é o que vai dar inteligência à sua gestão, revelando um pouco dos hábitos de consumo da clientela.

Por fim, é o alinhamento entre receita e despesa que indica se está na hora de investir em um cardápio alternativo (que reduza custos ao trocar ingredientes mais caros por outros mais baratos, tirando proveito da sazonalidade), ou se é hora de modernizar seu trailer. Para tudo você precisa de referências. Até porque não há como chegar a algum lugar sem saber onde está.

A propósito dessa questão, o estatístico William Deming disse sabiamente estas palavras:

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se controla.”

Qual a importância de um relatório financeiro para food services?

Nos últimos 4 anos, 25% dos bares e restaurantes de Belo Horizonte fecharam as portas. Em São Paulo, apenas 50% dos food trucks abertos em 2015 ainda rodavam pela cidade 2 anos depois. O que esses dados trazem em comum? Falhas na gestão financeira, negligência imperdoável em um setor tradicionalmente marcado por margens de lucro apertadas.

De fato, lidar com a inflação e os custos da legislação sanitária é desafiador a qualquer bar, lanchonete ou restaurante, mas, no caso dos food trucks, a gestão financeira ganha contornos ainda mais dramáticos.

Isso porque os empreendimentos de alimentação de rua costumam ser impulsionados por capital pequeno, e seus idealizadores, via de regra, têm grandes dificuldades para conseguir crédito no mercado.

Em um restaurante, é preciso lidar com locação do ponto, folha de pagamento, controle de estoque (principalmente perecíveis), negociação com fornecedores, despesas parceladas com matéria-prima, entre outros custos que, sem gestão eficiente, podem comprometer o funcionamento do estabelecimento.

Já o universo financeiro de um food truck é ainda mais complicado, envolvendo, além dos itens relacionados acima, questões como financiamento de vans ou trailers, IPVA, manutenção do veículo, pagamento de licença à prefeitura e até despesas com locação de espaço em feirinhas. Tudo isso resulta em uma margem de lucro pequena (de 15% a 40%).

Como dar sustentabilidade para um negócio com essa complexidade sem acompanhar fluxo de caixa, controle de contas a pagar e receber, estatística de produtos mais vendidos, hierarquia de pratos com maior valor agregado, giro de estoques, etc? Pois bem, é para isso que existe um relatório financeiro, cuja importância vai da alta gastronomia a um pequeno trailer de cachorro-quente.

Dica: Como tornar eficiente a gestão financeira do seu restaurante?

O que não pode faltar em um relatório financeiro para food truck, lanchonete, bar ou restaurante?

Fluxo de Caixa

Instrumento de gestão que identifica a disponibilidade financeira no presente e projeta todos os ingressos e dispêndios da empresa. No caso de um pequeno bar ou food truck, uma projeção de 6 meses já seria suficiente para dar conta da gestão do capital de giro. Já restaurantes de maior porte podem necessitar de fluxos financeiros mais amplos, em torno de 1 ano.

Um bom fluxo de caixa deve conter:

• Previsão de vendas e os respectivos prazos de recebimento;
• previsão de compras de matéria-prima (bebidas e ingredientes para produção dos pratos) e os respectivos prazos de pagamento aos fornecedores;
• diagnóstico completo dos valores a receber em cada período (compras no cartão de crédito);
• identificação detalhada de todas as obrigações de médio/longo prazo a serem sanadas junto aos credores.

Um fluxo de caixa para restaurantes, bares, lanchonetes e food trucks permite entendimento pleno da situação do estabelecimento e ação rápida em caso de crise.

Dica: Fluxo de caixa: 7 dicas para ter uma gestão contábil saudável.

Conciliação bancária

Como você sabe se o que vendeu no cartão de crédito está sendo creditado em sua conta bancária, considerando que quase 50% dos pagamentos no país são feitos com cartões de crédito ou débito?

Cair dinheiro na conta com valores errados, em datas diferentes e mediante taxas fora do previsto pode neutralizar sua margem de lucro. Porém, qual empreendedor tem tempo de conferir cada filipeta com as entradas bancárias?

Essa auditoria precisa ser feita e, mesmo os pequenos negócios de alimentação de rua já utilizam de sistemas capazes de fazer essa conciliação, especialmente pelo barateamento, ao longo dos anos, dessas soluções de gestão empresarial).

Com a tecnologia que existe atualmente, deixar de inserir a conciliação bancária no relatório financeiro (ou fazê-la à mão) é correr riscos gerenciais desnecessários.

Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE)

Outra ferramenta de gestão para restaurantes ou negócios de qualquer segmento. A DRE é um demonstrativo contábil cujo objetivo é apurar o resultado líquido de um exercício, considerando receitas, custos e despesas sob a perspectiva do chamado “regime de competência” (visão na qual todos os eventos devem ser computados na data que ocorreram, independentemente dos reais momentos de pagamento e recebimento).

A abordagem do regime de competência pode parecer esquisita, mas é fundamental para mostrar se suas finanças, de fato, vão bem. Isso porque nem sempre dinheiro no caixa significa disponibilidade financeira.

E se o regime de caixa computa como fato gerador a entrada e saída real de dinheiro, a DRE, sob a perspectiva do regime de competência, marca ingresso ou dispêndio já no ato do fechamento do negócio. Com isso, o gestor tem uma visão mais ampla do que realmente ocorre em seu estabelecimento.

Uma DRE deve apresentar receita bruta e líquida de vendas, lucro ou prejuízo operacional, resultado antes de IR, entre outros elementos.

Ticket Médio

Esse é um indicador muito usado pelo marketing, mas que ajuda também a nortear as decisões financeiras. Diz respeito à média de consumo de cada consumidor em cada visita ao seu local.

Essa informação pode ser desdobrada ao analisar-se quais itens cada cliente consome e com qual frequência. Com isso, você consegue, por exemplo, propor uma nova engenharia de cardápio ou prever o volume de compras no longo prazo.

Dica: 7 formas de aumentar o ticket médio do seu restaurante

Perceba que um relatório financeiro traz uma enormidade de variáveis, as quais são difíceis de gerenciar manualmente. É por isso que os estabelecimentos mais bem-sucedidos têm em comum o uso de soluções para food service de alta performance.

Esses sistemas de gestão para restaurantes fazem controle completo do estoque, emitem relatórios gerenciais e trazem a possibilidade de automatizar grande parte de sua gestão financeira. É muito menos tempo perdido com controles e muito mais qualidade na gestão da informação.

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