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Otimize a análise de dados do seu bar ou restaurante com relatórios gerenciais

Basicamente, os relatórios gerenciais são ferramentas que fornecem dados e informações sobre atividades e processos essenciais de um negócio, facilitando a tomada de decisões do gestor.

No gerenciamento de um restaurante, por exemplo, eles apontam as ineficiências existentes em operações de atendimento, pagamento etc., mas também são interessantes para mostrar os acertos e virtudes do estabelecimento.

Continue lendo e saiba quais são os dados mais importantes trabalhados em relatórios gerenciais para um bar ou restaurante. Confira, também, como otimizar a criação e análise dos documentos, a fim de extrair os benefícios esperados com essa estratégia. Boa leitura!

Quais dados devem ser acompanhados nos relatórios gerenciais de um restaurante?

Sabendo a importância dos relatórios gerenciais em geral, é o momento de conhecer quais são os dados mais relevantes para acompanhar no setor de restaurantes.

Controle financeiro

O controle financeiro está entre os relatórios gerenciais mais importantes em qualquer negócio, pois, por meio dele, é possível saber como está a saúde financeira da empresa. Na prática, os dados apresentados no documento podem ser determinantes para a continuidade ou não do empreendimento.

Nesse sentido, as informações trabalhadas devem ser transparentes e diretas, evitando interpretações equivocadas. Vários fatores podem ser considerados para a montagem do relatório financeiro, por exemplo: números de investimentos, custos gerais, patrimônio da empresa etc.

Por se tratar de um documento extremamente relevante, também é válido trabalhar com métricas específicas para a extração de informações, tais como:

• retorno do investimento;
• nível de desperdício;
• ticket médio.

Gestão do cliente

No nicho de bares e restaurantes, a participação do cliente é essencial. Afinal, diferentemente de outros setores, a questão visual conta bastante — quanto maior o número de consumidores no local, mais chamativo o espaço se torna.

Mas, para garantir tanto a atração quanto a permanência dos clientes, é preciso um trabalho inteligente de acompanhamento, e é nesse ponto que o relatório de gestão faz toda a diferença.

Como se trata da relação com o usuário, a maneira mais confiável de conseguir os dados é extraindo-os diretamente da fonte, ou seja, do próprio consumidor. Para isso, você deve criar pesquisas sobre alguns assuntos, tais como:

• comunicação;
• atendimento;
• produtos;
• serviços.

Com essas informações em mãos, o relatório de gestão começa a ser montado, identificando pontos de melhorias e os maiores acertos do negócio. É a partir desses dados também que o gestor consegue criar estratégias inteligentes para aumentar as taxas de retenção e satisfação do cliente.

Controle de vendas

O acompanhamento de vendas também é uma ação essencial no gerenciamento de um restaurante, pois apresenta ao proprietário o nível de performance do estabelecimento dentro de um determinado período.

Para analisar o relatório corretamente, é necessário considerar pontos diretos e indiretos, por exemplo:

• tipos de produtos e serviços;
• formas de pagamento;
• valores trabalhados.

A melhor maneira de se trabalhar com o relatório de vendas é aplicá-lo por períodos; assim, você conta com números consistentes para uma comparação segura. A análise pode ser utilizada tanto na questão dos lucros quanto na avaliação de desempenho dos colaboradores.

No geral, o controle de vendas é importante não só para gerenciar as transações efetivadas pela empresa, como também para a criação de projeções de negócios futuros, considerando a média realizada.

Lucratividade

Os dados de lucratividade mostram se, de fato, os serviços e produtos oferecidos pelo restaurante estão trazendo os resultados esperados. Isso porque, apesar da importância do controle de vendas, os bons números no quesito nem sempre representam um bom retorno financeiro para a empresa.

No relatório de lucratividade, além de considerar a quantidade de vendas, também são avaliados os custos para a criação dos produtos e serviços do estabelecimento, como matéria-prima e mão de obra especializada.

Com isso, o gestor consegue entender de forma analítica quais setores e equipes trazem mais retorno para o negócio e quais precisam ser mais bem trabalhados.

Como otimizar a criação e análise desses relatórios?

O objetivo dos relatórios é apresentar dados consistentes, mas a tarefa se torna mais difícil quando não há um trabalho correto na criação ou mesmo na análise das informações. Saiba como você pode otimizar esse processo!

Seja objetivo

É importante ter em mente que os relatórios gerenciais são documentos descritivos, ou seja, apresentam de forma precisa a real situação de um processo ou atividade do restaurante. Sendo assim, quanto mais objetivo, mais eficaz.

Para não errar, pense em como ele pode ser mais claro para o seu público-alvo, afinal, ainda que a meta seja a mesma, os documentos têm destinos diferentes.

Insira informações relevantes

Não adianta amontoar o relatório com dados aleatórios, a fim de deixá-lo mais rebuscado ou com “aparência profissional”. Lembre-se de que ele deve servir como base para a criação de planejamentos, estratégias e tomadas de decisão em geral.

Quantidade não é sinônimo de qualidade. Os dados disponibilizados precisam ser realmente importantes para os avaliadores. Siga critérios na criação do documento, como desempenho da equipe, números gerados, entre outros.

O essencial é que seja simples identificar os pontos fracos e fortes apontados no relatório, otimizando o processo de análise pelos profissionais responsáveis. Por se tratar de um nicho de restaurantes, o sucesso do trabalho é determinante para a correção de erros e criação de novos serviços.

Adote os indicadores corretos

Como explicado, a informação fornecida pelos indicadores é imperativa para a criação de bons relatórios. Isso, porque os KPIs ajudam a verificar a real situação do negócio dentro de um determinado período.

Adotar os KPIs exatos faz parte das ações de otimização dos documentos, mas não adianta escolher os indicadores considerando os concorrentes ou empresas de outro nicho — a definição deve passar por uma avaliação do seu próprio negócio.

Quanto mais claras as metas do seu restaurante, mais fácil será a definição desses indicadores. E acertando nesse ponto, os relatórios gerenciais tendem a ser mais diretos e eficazes.

Utilize um software de gestão

Um software de gestão é uma solução tecnológica capaz de otimizar processos de diferentes setores de um restaurante, como financeiro, vendas, compras e atendimento.

Além disso, é um tipo de ferramenta para armazenamento de uma grande quantidade de informações — e, para a criação de relatórios gerenciais, isso é essencial.

Informações sobre o fluxo de caixa, compras, estoque e obrigações fiscais, todas armazenadas na mesma ferramenta. Basta que o responsável extraia os dados necessários e crie relatórios específicos.

A análise também se torna facilitada, pois os gestores e outros profissionais já estarão familiarizados com as informações trabalhadas diariamente. A diferença é que os documentos segmentam os dados.

Sem dúvida, a utilização de relatórios gerenciais é de suma importância dentro de uma gestão de restaurante. Além de trazer maior suporte para as decisões do gestor, os documentos podem ser utilizados em estratégias e planejamentos futuros. E como explicado, a implementação de softwares inteligentes torna o processo muito mais rápido e preciso. Por isso, não arrisque no crescimento do seu restaurante.

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