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Matéria-prima para restaurante: Aprenda a fazer o controle e a gestão!

Autor: Casa Magalhães Assunto:

• Food Service

Data: 21/08/2019

O mercado da alimentação fora de casa é um dos mais fortes da economia brasileira, e a paixão pela gastronomia tem feito muitos empreendedores abrirem o seu próprio negócio no setor. Porém, cozinhar bem não é o suficiente para ser bem-sucedido na área — é preciso saber gerenciar, planejar, controlar as finanças e a matéria-prima para restaurante.

Manter um controle eficiente do estoque pode parecer simples em um primeiro momento, no entanto, apenas quem já enfrentou o desafio entende as suas complicações — produtos fora da validade, excesso de mercadorias e desperdício de alimentos são apenas alguns aspectos que podem prejudicar a prestação dos serviços e até mesmo a imagem do estabelecimento.

Quer ver seu negócio longe desses problemas? Então, continue a leitura e confira as melhores práticas para a gestão de estoque de matéria-prima para restaurante.

 

Qual a importância da gestão de estoque do restaurante?

Que uma boa gestão do estoque de qualquer estabelecimento faz toda a diferença entre o lucro e o prejuízo, todo mundo sabe. Afinal, toda matéria-prima adquirida é um capital imobilizado que precisa gerar retorno financeiro. 

No caso de um restaurante, esse processo é ainda mais fundamental e complexo, pois, além do aspecto financeiro, ainda é preciso lidar com a perecibilidade. Ou seja, se os itens em estoque não forem utilizados dentro de seu prazo de validade, serão investimentos que nem mesmo tiveram a oportunidade de serem transformados em lucro.

Além disso, a gestão de estoque ajudará a identificar ingredientes vencidos, excedentes ou aqueles que têm grande giro e não podem faltar. Em estabelecimentos menores, essa organização pode ser realizada por meio de planilhas nas quais são anotadas informações como data de validade, quantidade de produtos, volume total e fornecedor, por exemplo.

Portanto, sua importância está em manter o negócio funcionando de maneira organizada, monitorada e segura, com níveis e qualidade dos alimentos em estoque compatíveis com a demanda do estabelecimento.

 

Quais os custos fixos e variáveis do restaurante?

É importante entender como o estoque de matéria-prima é contabilizado no negócio, assim como se ele pode ser considerado um custo fixo ou variável.

Custos fixos são aqueles que o gestor precisa pagar mensalmente, como aluguel, salários dos funcionários e contas de consumo. Porém, e a matéria-prima para restaurante? Afinal, ela também precisa ser adquirida regularmente.

Apesar dessa frequência, elas são consideradas custos variáveis, pois seus valores têm variações imprevisíveis, como a inflação que afeta os preços, e até mesmo as condições climáticas que alteram os ciclos de plantio, o volume de produção de cada item e, portanto, sua oferta e demanda.

 

 

Como deve ser o feito controle e gestão da matéria-prima para restaurante?

A máxima de que “mercadoria parada gera prejuízo” é uma realidade em qualquer tipo de negócio. Por isso, saiba como dosar a margem de segurança de seu estoque com a capacidade produtiva do estabelecimento.

Uma boa gestão passa por um estudo detalhado da previsão de compras. Para isso, as fichas técnicas são fundamentais para determinar a quantidade necessária de cada ingrediente para cada prato anunciado no cardápio. Confira abaixo outras práticas importantes.

 

1. Realize a previsão de demanda

Além de saber quais produtos comprar, é importante fazer uma previsão de consumo de acordo com o movimento do restaurante e suas variações.

Alguns restaurantes, por exemplo, criam pratos do dia para direcionar o interesse de seus consumidores e fazer com que a demanda por ingrediente seja mais previsível.

2. Determine a capacidade de produção

Conhecendo o processo produtivo atual do restaurante, seu tempo de produção e a previsão de demandas, é possível estimar sua capacidade de atendimento.

Essa informação é importante, pois, com ela, o gestor pode determinar seu posicionamento. Manter uma capacidade menor pode deixar o serviço mais exclusivo, personalizado e com mais valor agregado aos pratos.

Contudo, otimizar os processos, investir em maquinários mais potentes e aumentar a equipe da cozinha permitirá dobrar a produção, atender mais clientes e buscar mais lucros por volume de vendas.

3. Mantenha o controle sobre a entrada e saída de mercadorias

Tão importante quanto conferir a entrada dos produtos é observar a qualidade dos itens recebidos — afinal, a procedência dos ingredientes é determinante para o resultado final do prato. Por isso, procure estar sempre presente nessa etapa, conferindo e contabilizando a entrada de cada mercadoria. Se for o caso, eleja um responsável para realizar a tarefa.

Assim como é necessário controlar a entrada de produtos, também é preciso contabilizar sua saída para o uso. As tradicionais planilhas são recursos eficientes para anotar tudo aquilo que foi consumido e que saiu do estoque e podem dar um panorama do intervalo de tempo entre a disponibilidade e o uso.

Com essas informações analisadas historicamente, o gestor poderá identificar a média de tempo necessária para o consumo de cada um de seus ingredientes em estoque e, por consequência, programar melhor as suas futuras compras.

4. Faça o inventário regularmente

Por mais entediante que o processo possa parecer, fazer a contagem geral do estoque é fundamental para manter seus números sempre atualizados. Assim, se houver algum erro de recebimento e distribuição de mercadorias, a falha poderá ser facilmente identificada e solucionada — procure realizar o procedimento mensalmente.

5. Mantenha o controle da produção

É preciso manter um acompanhamento contínuo do processo produtivo para garantir que ele seja bem-sucedido. Os propósitos são de identificar desperdícios ou excessos no uso dos ingredientes, além da análise por meio dos dados coletados que verificação da compatibilidade entre as projeções e a realidade.

Além disso, o armazenamento dessas informações facilitará e fundamentará as decisões futuras. Com esse passo a passo é possível estabelecer controle e gestão sobre a matéria-prima para restaurante de maneira eficaz e simplificada.

 

Como usar a sazonalidade para escolher matéria-prima do restaurante?

O sucesso na gestão do estoque do seu restaurante também está em saber aproveitar as oportunidades do momento, ou seja, investir sabiamente nos insumos da estação. Porém, como fazer isso? Algumas boas práticas, são:

• saiba quais são os produtos do seu cardápio e quais suas melhores estações produtivas, isso ajudará a fazer um planejamento anual para suas compras;

• considere quais produtos podem ser congelados e por quanto tempo, assim, é possível estimar a quantidade que pode ser adquirida e o tempo que ela será consumida nos dias ou meses seguintes;

• crie edições de pratos ou cardápios especiais. Produtos na estação são ofertados com mais abundância e qualidade, o que significa que podem ter preços menores. Usando tais itens em preparos especiais, é possível ter bons lucros, além de atrair seus clientes para conhecer as novidades do restaurante, não é mesmo?

 

Como fazer a escolha dos fornecedores certos?

Outro ponto importante da gestão de estoque é a escolha dos fornecedores. É preciso estabelecer alguns critérios para determinar quem serão seus parceiros fixos e eventuais, tais como:

• qualidade dos produtos;

• preços negociados;

• confiança na regularidade da entrega;

• curadoria de produtos, ou seja, itens exclusivos e de alto valor agregado;

• proximidade com o restaurante ou disponibilidade de serviços logísticos;

Esses e outros critérios devem ser colocados em uma ordem de prioridade para o restaurante. Se a sua demanda é mais exclusiva e seu público-alvo mais exigente e disposto a pagar mais por produtos de qualidade, os insumos de alto valor agregado podem ser mais importantes do que o preço negociado, certo?

Além disso, também vale a pena fazer uma visita ao estabelecimento do fornecedor e determinar um processo para envio, recebimento e faturamento da matéria-prima negociada.

Ter outros fornecedores alternativos que possam atender sua demanda em situações emergenciais também é fundamental para manter o funcionamento e a qualidade dos pratos, por isso, não é prudente ter apenas uma fonte para aquisição.

 

Erros ao fazer o controle de estoque de matéria-prima?

Já deu para perceber que o estoque de matéria-prima do restaurante tem implicações financeiras e do relacionamento com os clientes, certo? Então, é importante se atentar para os erros que precisam ser evitados.

Compras em excesso ou abaixo da demanda

Um estoque deve corresponder exatamente àquilo que é consumido em determinado período pois, dessa maneira, não haverá falta de algum item no cardápio ou excessos que gerarão desperdícios.

Com um bom giro do estoque, a oferta de produtos frescos e baixo capital financeiro retido estão garantidos ao negócio.

Falta de organização do estoque

Um estoque de matéria-prima bagunçado tem várias implicações ruins para o negócio, como falta de controle do que é preciso comprar ou não, desconhecimento da validade para consumo de cada item, além, é claro, de ser um fator crítico para receber uma multa ou até mesmo ter o estabelecimento fechado pela Vigilância Sanitária.

 

Como reduzir desperdícios de matéria-prima em restaurantes?

Existem algumas boas práticas para a redução do desperdício nos restaurantes durante todo o ciclo dos insumos no estabelecimento, de sua compra, armazenagem, preparo e serviço. Começando pela estimativa de consumo e a consequente compra consciente, ou seja, apenas a quantidade que será necessária para um intervalo até a próxima aquisição.

Acondicionar devidamente cada item e respeitando as regras da fiscalização também é importante, como colocar produtos que tiveram sua embalagem aberta em um compartimento limpo e devidamente identificado com prazos de validade e componentes.

Repensar as porções servidas, a regularidade com que os itens são recolocados no serviço de self service, entre outros, também podem ajudar.

 

Qual o papel da tecnologia do controle do estoque de matéria-prima?

Outra forma de garantir maior eficiência na compra e utilização dos insumos de restaurantes é utilizando um sistema de gestão especializado para esse tipo de negócio.

Nesses casos, a contagem dos produtos em estoque, o registro das aquisições de matéria-prima, a velocidade com que um item é consumido pela demanda do restaurante, entre outras situações do negócio, são transformados em dados.

Ou seja, tudo pode ser quantificado e analisado para otimização do controle. Além disso, diversos processos administrativos podem ser automatizados, garantindo ao gestor e sua equipe mais tempo e informações para desenvolver novas estratégias, promoções e cardápios.

Aliás, com a tecnologia de um sistema para restaurante, o financeiro, inventário e até o processamento dos pagamentos dos clientes podem ser modernizados, diminuindo falhas humanas em tais etapas.

Amparados pela automatização e eficiência de sistemas de gestão, um restaurante pode ampliar sua atuação sem perder as características e diferenciais do seu negócio, como, por exemplo, investir em soluções de delivery para seus clientes que não podem ir até o estabelecimento.

 

Quais são os benefícios de uma gestão de estoque para restaurante?

Como o estoque de produtos de um restaurante é um de seus principais ativos e matéria-prima para criar pratos e serviços diferenciados da concorrência, fazer sua gestão traz alguns benefícios para o negócio.

Evitar desperdício

Quando se tem no estoque produtos que estão próximos de sua data de validade e você não fez o controle de sua entrada e saída, o resultado é desperdício certo.

Além de não aproveitar o item, você já parou pra pensar que o valor investido nele poderia ter sido aplicado na melhoria do seu negócio? Imagine, então, repetir um pedido de bebidas do mês anterior, sem perceber que parte da última aquisição ainda não foi consumida?

Nesse contexto, com um bom controle das mercadorias é possível planejar promoções a fim de queimar o estoque acumulado e evitar esse tipo de perda.

Otimiza a escolha dos itens com maior disponibilidade para o preparo do dia

O processo também identifica rapidamente os produtos que estão chegando ao fim e o quanto ainda resta de unidades de cada elemento no depósito. Assim, o risco do restaurante perder dinheiro, sofrer com ingredientes encalhados ou ficar sem matéria-prima é consideravelmente reduzido.

Traz luz à gestão financeira do estoque do negócio

Outro benefício é que o controle confere mais transparência na administração financeira do negócio, pois permite analisar detalhadamente tudo que foi comprado, produzido e vendido. Além disso, ele possibilita a identificação dos produtos com pouca saída, possíveis erros de desvios, e ainda, aumenta a produtividade na cozinha do restaurante.

Dá apoio ao controle de qualidade e vigilância sanitária

Estabelecimentos que servem produtos perecíveis são constantemente fiscalizados pela Vigilância Sanitária, e cada item tem uma forma de armazenamento mais adequado.

Com a gestão da matéria-prima para restaurante, o gestor tem o controle quantitativo de cada item e pode fazer os arranjos necessários para garantir que estejam em dia com as fiscalizações, como aumentar o número de freezers, armários mais amplos para os insumos etc.

Por isso, procure tomar as medidas possíveis e utilizar as ferramentas disponíveis para melhorar as condições de seu estabelecimento, alavancar as vendas e conquistar ainda mais clientes.

Como você pode ver, realizar o controle e gestão da matéria-prima para restaurante é um processo fundamental para que o seu empreendimento seja bem-sucedido — afinal, além de evitar perdas, ele ainda é uma ferramenta importante para manter a qualidade dos produtos e, consequentemente, do prato oferecido.

Contudo, existem outros cuidados que precisam ser tomados para evitar o desperdício da matéria-prima para restaurante que envolvem outras etapas além do estoque. Quer saber quais são? Então, não deixe de ler nossas dicas para reduzir o desperdício no restaurante.

Agora que você já está por dentro da importância do controle sobre a matéria-prima para restaurante, assine nossa Newsletter e continue bem informado com os nossos conteúdos! Até a próxima!