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O que você deve avaliar na contratação de um sistema para padaria

Autor: Casa Magalhães Assunto:

• Padaria
• Sistemas de Gestão

Data: 13/08/2020

Segundo a Associação Brasileira da Indústria de Panificação e Confeitaria (ABIP), existem mais de 70.500 padarias no Brasil. Diante da concorrência, cabe ao varejista buscar formas de se destacar para atrair novos clientes e fidelizar os que já possui. Uma solução: contratando um sistema para padaria.

Mas, como se diferenciar da concorrência? Um atendimento ágil, produtos de qualidade, estoque bem abastecido e boa gestão, são algumas das formas de deixar sua empresa mais singular. 

E para que todos esses processos aconteçam com a devida eficiência, ter um ótimo sistema para padaria lhe trará grandes ganhos.

Ok, mas o que avaliar na hora de escolher um sistema para padaria ideal para sua empresa?

Fique tranquilo que no decorrer desse conteúdo iremos tirar sua dúvida através de 5 características que um bom software para padaria precisa ter.

Boa leitura!

O que analisar antes de escolher um sistema para padaria?

Conheça o mercado

Seja novo ou antigo no ramo, não dá pra iniciar, nem seguir rumo em algo que você não entende. Sendo assim, para gerir bem uma padaria, não basta apenas saber fazer pão, é preciso se capacitar em todas as áreas do negócio. 

Essas áreas compreendem a gestão como um todo, bem como financeira, de pessoas, atendimento, estoque, etc.

Um planejamento é primordial para lhe auxiliar nesse processo. Então, seja qual for a etapa em que estiver seu negócio, responda a algumas perguntas como: 

• Quem é o público que frequenta?
• Quais serviços oferecidos além da venda de pão?
• Os produtos são de fabricação própria ou terceirizada?
• Como é feita a gestão de estoque e a gestão financeira?

Além destas: 

• Quais informações sobre seu negócio são fundamentais?
• Quais são as forças e fraquezas, as oportunidades e ameaças da sua padaria?
• Quem são seus concorrentes?
• Qual a verba disponível?

São perguntas bem simples, mas essenciais para compreender como funciona os processos em sua empresa. 

A partir dessas informações e outras que considere relevantes, além de conseguir se planejar, você compreenderá quais são as necessidades do seu estabelecimento. 

E tem mais! Desse modo, você vai fazer uma pesquisa de mercado conhecendo melhor as características do software mais adequado pro seu negócio.

Por isso, conheça o ramo que você está inserido, não fique alheio as atualizações e tendências que estão acontecendo ao seu redor. Aliás, se fingir de cego diante das mudanças que estão ocorrendo é uma excelente forma de ficar pra trás.

Quais características de um bom sistema para padaria?

Ser seguro e estável

Se coloque na seguinte situação, momento de grande fluxo na sua padaria, a internet cai e o sistema também.

Será que todos os clientes vão esperar o sistema voltar? Como resultado, quanto de dinheiro você vai perder por conta desse problema?

Antes de escolher um sistema para padaria, verifique se ele funciona mesmo sem internet, e o que acontece com as informações caso haja perda de conexão. Isto é, elas ficam armazenadas em algum local ou tudo se perde?

O sistema oferece a opção de controle de acesso?

Há dados do seu negócio que nem todos os operadores podem saber. Por isso, controlar a permissão seja através de senha ou biometria é uma ótima forma de evitar vazamentos de informação sigilosas.

Uma outra forma de ficar tranquilo quanto ao uso do sistema por meio de outros usuários, é através da opção de auditoria interna. Contudo, o software que você está pesquisando lhe permite saber o que cada usuário faz dentro do sistema?

Segurança e estabilidade devem ser o carro chefe nos requisitos de escolha. Pelo contrário, sua empresa terá grandes prejuízos.

Mas não é apenas isso que deve compor um bom sistema para padaria. Portanto, confira nos próximos tópicos as demais exigências que você deve fazer!

Ser simples de operar e com uma interface intuitiva

Como diz o ditado: tempo é dinheiro. 

Ninguém merece perder esses dois recursos pra ficar brincando de pique esconde com um sistema.

Claro que todo software tem suas complexidades.  Afinal, são inúmeras ferramentas e informações que ele carrega, porém, eles são feitos para facilitar a vida do usuário.

Solicite uma demonstração das funcionalidades, em especial daquelas que você sabe que vai usar com maior frequência.

Oferecer relatórios gerenciais fáceis de entender

Sem informação, o gestor não consegue tomar decisões importantes. Sendo assim, não dá para gerenciar uma empresa sem ter como base, dados reais e seguros.

Desse modo, além de ajudar no planejamento estratégico, os relatórios são úteis para todas as áreas da empresa.

De acordo com especialistas da Casa Magalhães, quais são os benefícios que a análise de dados dos relatórios trazem a sua padaria?

• estabilidade financeira ao viabilizar a previsão de resultados;
• controle mais preciso do inventário;
• fortalecimento da relação com o cliente. Pois, através do conhecimento do seu consumidor é possível aplicar estratégias adequadas ao seu público;
• conhecimento do nível de satisfação com os produtos ofertados;
• acompanhamento do giro de produtos em cada loja;
• melhor relacionamento com os fornecedores;
• acompanhamento das obrigações fiscais.

Essas são algumas das vantagens que a análise de dados dos relatórios oferecem a sua empresa. Então, é de grande importância tê-los disponíveis e que possibilitem aos usuários uma certa clareza na sua interpretação, contribuindo assim, para uma gestão eficiente da sua padaria.

O sistema para padaria precisa se integrar com aplicativos delivery

Se destacar dos concorrentes não deve ser uma opção caso você queira vender mais.

Os aplicativos de delivery vem crescendo com a mudança de hábito do consumidor, que busca praticidade e comodidade. Dessa forma, tem se tornado uma importante forma de ampliação de vendas para as empresas que utilizam.

São milhares de pedidos feitos através dessas plataformas. Nesse sentido, caso você queira adaptar sua padaria a esse tipo de serviço, vale a pena aderir um sistema que trabalhe com a integração desses aplicativos.

Ofertar suporte e treinamento

Faça perguntas do tipo:

• Como funciona o suporte da fornecedora do sistema?
• Os horários de funcionamento condizem com os da sua padaria?

 Vamos supor que sua padaria opere até meia-noite e o suporte prestado vai até às 18h. Então, o sistema dá problema às 20h.

Nesse meio tempo, o que você vai fazer? Fechar as portas mais cedo?

Que tipo de suporte a empresa oferece ao cliente: online,via telefone? Se sim, eles funcionam bem?

A empresa possui estrutura para atender no seu estado ou região de atuação?

Por mais simples e intuitivo que seja o sistema, ter uma capacitação para você e os funcionários que terão acesso ao software é primordial. Assim, os processos referentes ao seu uso vão ocorrer de maneira mais eficaz.

Quais são os riscos de não usar um sistema para padaria e fazer controles manuais?

Suponhamos que sua padaria seja de pequeno porte. 

Acha que esse motivo é o bastante para usar uma caderneta de anotações ou até mesmo uma planilha no excel para gerir todo seu negócio?  

Usar controles manuais para fazer a gestão da sua empresa é limitá-la a processos inseguros e instáveis.

Caso aconteça algum incidente com sua caderneta, ou seu computador dê uma pane. Então, o que vai acontecer com todas as informações coletadas e registradas? 

Só para exemplificar, existe uma padaria próxima a minha residência na qual se o cliente não chegar até 2 horas após sua abertura, não encontra mais nada.

O controle de todos os processos dessa padaria é feito de forma manual. Por conseguinte, ao perguntar para o proprietário o motivo dos pães acabarem tão rápido, a explicação é que ele faz um número reduzido para evitar desperdício. 

Com essa metodologia, ele consegue diminuir as perdas dos produtos. Ainda assim, perde vendas e clientes, pois se o consumidor sabe que em um determinado horário não vai encontrar o produto,ele parte em busca do concorrente.

Por que usar um software para administrar sua padaria?

Com o passar do tempo as padarias precisaram se reinventar. Além disso, incorporaram um novo mix de produtos e buscaram atender cada vez mais as necessidades de consumo dos clientes. No entanto, com o crescimento do negócio se fez necessário procurar novos meios de se destacar no mercado.

Claro que a tecnologia tem sido uma forte aliada.

De acordo com a ABIP, investir em tecnologia passou a ser obrigatório para as padarias que desejam aumentar sua capacidade produtiva e ampliar sua atuação no mercado.

Visando expandir ainda mais sua visão sobre o assunto, os próximos tópicos irão lhe mostrar o quanto um bom sistema para padaria é essencial para o crescimento da sua empresa.

Continue a leitura!

1. Para diminuir o desperdício

Voltando ao exemplo do tópico anterior, o dono da padaria produzia uma quantidade pequena de pão para correr o risco de não perder o produto. De fato, esse problema seria resolvido através do uso de um sistema de automação, por meio da funcionalidade de previsão de consumo.

Com essa ferramenta é possível analisar quais produtos, dias e horários com maior e menor demanda.

Além de outras informações que vão mostrar previsão de consumo dos insumos. Sendo assim, ao ter em mãos os dados exatos de produção e previsão de vendas, ele ajusta a sua programação para evitar perdas por sobras de produtos ou desperdício de matéria-prima.

2. Para realizar um controle efetivo de estoque e redução de custos

Um outro problema que favorece o desperdício em uma panificadora é a falta do controle de produção. Ou seja, a dificuldade de padronizar as medidas de insumos do produto final. 

Por exemplo, uma padaria que possui 2 padeiros, o do turno da noite utiliza 200g de farinha para fazer um pão, o da manhã 300g. Dessa forma, a falta da padronização tira o equilíbrio de todo processo de controle de estoque e gera uma variação de custos para a empresa.

3. Para melhorar a experiência do cliente

Atendimento mais rápido e prático, controle de “venda fiado”, gestão de consumo através de comanda e personalização do atendimento ao cliente.

Essas são algumas das vantagens que o sistema oferece a sua panificadora e ao consumidor final.

O bom relacionamento com o cliente é essencial para a sobrevivência de qualquer negócio. Afinal, a falta dele faz com que a clientela, além de falar mal da sua empresa, migre para a concorrência.

Tenho certeza que isso você não quer, não é mesmo?

4. O sistema para padaria otimiza a gestão

Ficar por dentro de tudo o que acontece na padaria é uma obrigação para o empresário. Assim, ele consegue efetuar uma gestão profissionalizada e elaborar um planejamento estratégico eficiente. 

5. Para atender a legislação fiscal

Nenhuma empresa está livre das obrigações fiscais, são tantos tributos e impostos que se o empresário não tiver cuidado, pode passar desapercebido. 

A tecnologia auxilia nesse processo, mantendo as obrigações fiscais atualizadas, atendendo e gerando os arquivos nos formatos exigidos pelo fisco.

Conheça a credibilidade da empresa! 

Todas as informações apresentadas pela empresa são verdadeiras?

Hoje em dia não é complicado buscar referências sobre um determinado produto ou serviço. Afinal, basta você acessar a internet, acessar as redes sociais, ou colocar o nome da empresa no Google e ler os depoimentos dos seus clientes.

Por meio dessas declarações você pode perceber:

• Em quanto tempo a empresa responde o cliente?
• Como ela responde o consumidor? De fato soluciona o problema?

Além da internet, busque visitar e interagir com usuários do software. Enfim, peça a opinião e se possível, faça uma visita à empresa para ver como o sistema funciona na prática.

Agora que você sabe como escolher um sistema para padaria, conheça a história de sucesso da Finopan! 

A Finopan é uma padaria cearense que adquiriu informações eficientes e padronização de processos por meio do sistema de automação. 

 

 

 

O que mais você quer saber sobre sistema para padaria?

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Até a próxima!