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O que é automação comercial e os principais motivos implantar no seu negócio

Autor: Casa Magalhães Assunto:

• Automação Comercial
• Sistemas de Gestão

Data: 06/09/2021

O objetivo de todo negócio é ter o ápice de eficiência em seus processos. Logo, a automação comercial surge como uma ajuda na gestão e no controle das tarefas feitas, o que, de forma indireta, impacta na lucratividade. 

Mas, como atingir esse resultado? Diremos a seguir.

O que é automação comercial?

Essa é uma tática que pode ser adotada pelas empresas, a fim de otimizar os processos manuais, obtendo uma maior eficiência nos processos. Portanto, qualquer empresa pode e deve adotar a automação comercial pois esse recurso traz grandes benefícios.

É através desse dela que a empresa pode reduzir os gastos com mão de obra e aumentar sua capacidade de aprimorar, gerenciar e controlar processos internos.

Qual a real importância da automação comercial?

Além da melhora dos processos internos, que já foi dita, a automação comercial também ajuda a reduzir erros humanos em tarefas simples, como falhas em cálculos, por exemplo.

Isso dá à empresa a garantia de que os dados estão corretos e o colaborador aumenta sua produtividade.

Outro setor afetado de forma pela automação comercial é o de vendas. Afinal, com dados mais acessíveis, os vendedores podem atender melhor os clientes, repassando informações corretas.

Para o gestor, as vantagens passam pelo controle mais adequado de algumas atividades, como a jornada de trabalho dos colaboradores. Além disso, o próprio governo federal trabalha com softwares de automação comercial, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), por exemplo.

Portanto, existe a necessidade de o varejista se atentar a essas questões e também adotar um sistema de automação comercial em seu dia a dia.

Principais vantagens da automação comercial

Você já viu que a ferramenta de automação comercial pode trazer vantagens para processos internos, controle de atividades e tarefas específicas do empreendedor, inclusive para o dono de um pequeno negócio. No entanto, outros benefícios podem ser citados para o varejista. Veja a seguir.

1. Redução de custos e desperdícios

O sistema de automação comercial tem a função de controlar e gerir processos internos e fiscalizar possíveis erros. Sobretudo, a redução de custos é um impacto direto do uso dessa estratégia, porque o volume de retrabalho é reduzida. Ou seja, o tempo e a mão de obra são mais bem aproveitados.

2. Melhoria na logística

Um desafio para o varejista é controlar bem o estoque, evitando ter muitos itens estocados, mas, ao mesmo tempo, suprindo as demandas dos clientes. Dessa forma, com o sistema de automação comercial, o processo da logística funciona melhor porque controla a entrada e a saída de mercadorias, tendo um cenário real do que está estocado.

3. Ganho de tempo com automação comercial

Existem tarefas burocráticas que, apesar de serem necessárias, não devem tomar muito tempo dos colaboradores, porque não agregam valor ao cliente. Logo, essas tarefas podem ser repassadas para um sistema de automação comercial, que fará o gestão das atividades.

Um exemplo é a apuração de impostos. Essa tarefa é importante para a empresa, mas não traz retorno direto ao cliente. No entanto, o software de automação comercial traz mais segurança ao fazer a apuração dos tributos e dos dados que devem ser prestadas ao Fisco. 

Dessa forma, a empresa pode se organizar melhor e fazer seu planejamento tributário.

4. Controle sobre as vendas

O  sistema de automação comercial permite monitorar o lucro das vendas em tempo real, além de também apresentar o desempenho dos vendedores e as entradas e saídas de produtos. Assim, o dono do negócio pode tomar decisões mais assertivas.

5. Gestão do relacionamento com os clientes

Para aumentar as vendas e conquistar mais clientes, todo negócio precisa dar atenção ao consumidor, conquistando-o e retendo-o. 

Essa tarefa fica mais fácil com a automação comercial porque o software apresentará os dados dos clientes e permitirá gerenciar o envio de mensagens automáticas, recompensar aqueles clientes que têm maior histórico de consumo e tomar outras ações no sentido de fidelizar o consumidor.

6. Controle sobre o faturamento

O controle dos processos internos implica, por tabela, no conhecimento das entradas e saídas de recursos financeiros.

Em outras palavras, a automação comercial dá mais controle sobre o faturamento. 

Caso o saldo seja negativo, o varejista pode verificar onde está a falha. A partir desses dados, o gestor também pode decidir quais medidas adotar.

Por exemplo, se o problema visto for nos produtos vendidos, uma ideia é aumentar o mix ofertado ou até mesmo substituir alguns itens por outros que atendam às necessidades dos clientes.

7. Impulso para as vendas

Sem vendas, não há sucesso. Porém, para ter um resultado positivo nas vendas, o primeiro passo é conhecer o público-alvo, seus desejos e anseios.

Tendo esse dados, chega a hora de atender o cliente e vê o que pode estar causando a perda de vendas no seu negócio.

Achada a razão da queda nas vendas, o lojista pode traçar técnicas para melhorar esse indicador.

8. A automação comercial promove agilidade no atendimento

Hoje, os clientes desejam ser atendidos de forma personalizada e rápida. No caso do uso do sistema de automação comercial, a empresa consegue acessar os dados dos clientes e saber seus desejos, ofertando os itens que estejam de acordo com a necessidade deles de forma ágil.

Veja outros benefícios que um sistema de automação comercial oferece para você

Controla o seu estoque e realiza inventário 

Sem dúvidas, o estoque é um dos setores mais delicados e preocupantes de um comércio varejista. Contudo, a tarefa de controlar entradas, saídas e devolução de itens, bem como fazer inventário de estoque podem ser tarefas menos difíceis ao adotar um sistema de automação comercial. 

Com a ajuda da tecnologia, o seu estoque estará sempre atualizado e completo, evitando assim, problemas como rupturas ou mercadorias paradas. 

Emite cupom das suas vendas e tira você da informalidade

Sabemos que o Brasil é um país de alta carga tributária e apesar dos desafios de se manter na formalidade, não deixa de ser uma atitude prudente manter as suas obrigações tributárias em dia. Afinal, o prejuízo de operar de forma ilegal pode custar a vida do seu negócio. 

Com a ajuda de um sistema de automação comercial você emite cupom fiscal de suas vendas e mantém dados sincronizadas com a SEFAZ para evitar qualquer tipo de multa ou prejuízo. 

Toma conta da gestão fiscal e financeira 

Como já foi dito, a automação comercial é um aliado para gestão fiscal do seu varejo e além disso, também é responsável pelo controle financeiro. Em outras palavras, ele faz sua gestão de contas a pagar e a receber, realiza seu fluxo de caixa diário, faz conciliação bancária, dentre outras funções. 

Como saber a hora certa para investir em automação comercial

O mercado varejista vem passando por várias mudanças. Manter-se competitivo é uma tarefa cada vez mais árdua, graças às inovações tecnológicas e as mudanças nos hábitos dos consumidores. Assim, saber tudo sobre automação se tornou vital.

A automação comercial é uma realidade cada vez mais presente dentro do varejo.

De toda forma, antes de investir nessa tecnologia, é importante que você reserve capital e tempo para conhecer melhor as funcionalidades do sistema que será adotado, para que assim, possa aproveitar ao máximo os benefícios da automação em seu negócio, obtendo maiores chances de sucesso.

Veja abaixo as 6 perguntas-chave que ajudarão a identificar se está na hora de investir em automação comercial para o seu negócio.

1. Você aproveita todo o seu fluxo de clientes?

Diante de um cenário cada vez mais competitivo, conseguir atrair e reter clientes é crucial para manter a saúde do negócio no mercado.

Se você tem um grande fluxo de clientes em seu negócio, com certeza sente dificuldades em atendê-los. Logo, um sistema de automação dará mais agilidade no atendimento do ponto de venda evitando, inclusive, que os clientes desistam de comprar.

Ele garante o total controle das entradas e saídas de caixa mesmo em horários de pico. Além disso, registra o fluxo de vendas dos produtos, mostrando quais itens são mais saída. Dessa forma, você terá base na escolha dos fornecedores e na manutenção de um estoque coerente com as suas vendas, evitando perdas e mercadorias sem giro.

2. O controle financeiro da sua empresa é eficiente?

Prejuízo financeiro é sempre ruim, ainda mais na hora de pagar as contas. Isso acontece devido a uma falha no processo de controle do fluxo de caixa, das entradas e saídas de itens e na gestão do estoque.

Com um sistema de gestão, você terá uma maior segurança na execução dos seus processos, de uma forma mais prática e ágil, reduzindo as falhas humanas. Isso se deve ao fato de o sistema conseguir integrar os setores de venda, financeiro e estoque, automatizando as operações da sua empresa.

Dessa forma, ele registra a entrada dos produtos no estoque e acompanha, de forma automática, a saída conforme a venda. Esse sistema também auxilia no controle logístico de suprimento de produtos, pois informa a necessidade de abastecimento do estoque para atender a demanda do cliente.

3. Você está seguro das decisões que toma em seu negócio?

Gerenciar um negócio não é uma tarefa nada simples, em especial quando não temos dados concretos que nos permitam mais segurança na tomada de decisão. Logo, algumas questões são válidas:

• Você sabe em quais meses tem maior faturamento?
• Sabe qual colaborador apresenta melhor desempenho de vendas? E qual se sai pior? 
• Qual produto que é o mais vendido? Sabe se perdeu vendas por falta de alguma mercadoria?

Bem, se a sua resposta para alguma dessas perguntas — ou mesmo todas — forem negativas, então você precisa de um sistema de gestão para automatizar o seu negócio e a emissão dos relatórios gerenciais que irão facilitar as decisões.

Ao entender tudo sobre automação comercial e investir nesse aspecto, você poderá acessar o relatório de vendas, vendo qual período se obteve o maior volume. 

Além do mais, você terá como saber o vendedor que fez o maior número de vendas com base nos turnos de trabalho, além de vê qual produto no estoque tem maior volume de saída, indicando o produto mais procurado por seus clientes, inclusive sazonalmente.

Dessa forma, é possível identificar tendências, oportunidades e riscos, que na antiga gestão, feita no papel, poderiam passar alheios. Assim, você criará um planejamento mais estratégico e preciso para o futuro da sua loja.

4. Seus produtos estão dando lucro?

Muitos lojistas estipulam o preço com base no comparativo da concorrência. Cobram X reais a mais, pensando em ter um lucro um pouco superior do que o do concorrente, ou Y reais a menos, na estimativa de atrair um maior volume de clientes. 

Na verdade, muitos varejistas vendem até bem, mas, não percebem o dinheiro entrando em caixa.

Isso ocorre devido à forma de precificação dos produtos. Com o uso do sistema de gestão, ele sugere o preço com base em fatores que muitas vezes são esquecidos, mas que são básicos para garantia da operação da empresa.

Ele considera todos os fatores que compõem os seus custos, como frete e os impostos na hora de aplicar suas margens de lucro e definir o preço das mercadorias, garantindo uma precificação de forma mais eficaz e gerando mais lucro.

5. Histórias de quem já usa automação comercial

Saber como o mercado, de modo geral, está usando os recursos tecnológicos disponíveis para a automação comercial do seu negócio é uma boa forma de prever o que eles serão capazes de melhorar no seu negócio. Por isso, apresentamos nos tópicos a seguir alguns cases de sucesso na área.

Padaria e Sushi bar Casa do Frango

A Casa do Frango é uma loja tradicional em Fortaleza no Ceará com 50 anos de mercado.

Além da padaria e mercadinho, ela oferece também um sushi bar e restaurante self-service.

Gerir tantas tarefas de uma vez só, requer um sistema robusto e flexível para personalizações, capaz de automatizar diversos processos. Nesse contexto, a solução vista foi a adoção do SysPDV, desenvolvido pela Casa Magalhães.

O resultado da implantação do sistema foi um atendimento mais ágil e eficiente, evitando as filas no local.

Além da otimização significativa na utilização de materiais e recursos e da gestão de estoque.

Mercadão da Economia

O Mercadão da Economia é um supermercado fixado há mais de 12 anos em Fortaleza. A princípio, eles possuíam 4 lojas de bairro, porém, com as mudanças no comportamento de consumo, os proprietários optaram investir em novo modelo de negócio, o atacarejo.

O maior problema era relacionado à gestão do estoque, visto que era preciso evitar rupturas e excessos de itens. A solução para isso necessita de dados gerenciais precisos e acessíveis, o que foi feito com o sistema varejofacil da Casa Magalhães.

Com a adoção do sistema em nuvem de gestão de varejo, os dados precisos para uma melhor gestão se tornam acessíveis de qualquer lugar e a qualquer hora. Além disso, elas passaram a ter a sua exatidão garantida pela eficiência do sistema, dando maior embasamento as decisões dos proprietários.

O resultado foi a chance de ofertar aos clientes do atacarejo os melhores preços da região, por conseguinte,  aumentou o ticket médio e o faturamento da empresa, com produtos precificados corretamente e sem sobras ou faltas no estoque.

6. Quais as principais tendências da automação comercial?

Além de tudo, a automação comercial tende a seguir novos rumos.

Por isso, entender o que vem pela frente é básico para que você esteja por dentro do que o seu negócio precisa.

Com novas tecnologias, como a IoT (Internet of Things) e a AI (Inteligência artificial), a automação comercial foca mais ainda na satisfação do cliente.

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