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Descubra como a padronização de processos faz sua empresa crescer

Todas as empresas deveriam ter seus principais processos padronizados. Afinal, a padronização de processos organiza o fluxo de trabalho, ajuda no aumento da produtividade e na qualidade dos produtos e serviços ofertados.

Diferente do que muitas pessoas acreditam, a padronização de processos não é uma exclusividade de grandes empresas. Aliás, existem diversos modelos que são facilmente adaptáveis à realidade de micros, pequenos e médios negócios e, quando bem aplicados, trazem uma série de benefícios.

Vamos ver neste post como a padronização de processos ajuda você a crescer de forma estruturada e sustentável.

O que é padronização de processos? 

A padronização de processos nada mais é do que uma formalização e unificação das etapas de trabalho que são desempenhadas por uma colaborador ou empresa. Ou seja, é definir que um determinado serviço seja sempre executado da mesma forma. 

Como isso acontece na prática? 

Suponha que você é dono de um mercadinho e possui a tarefa de registrar as vendas no caixa. Logo, definiu que o processo de vendas deve seguir as seguintes etapas: 

• saudar o cliente com um bom dia, boa tarde ou boa noite
• registrar os produtos com o leitor de código de barras e embalar na sacola
• receber o pagamento e/ou repassar o troco 

Este foi apenas um exemplo simples de uma das operações do seu negócio e a padronização de processos pode ser implantada em qualquer outro setor. 

Por onde começar a padronização de processos?

Um dos pontos interessantes da padronização de processos é que ela pode ser aplicada de forma gradual, atendendo a necessidades específicas e depois ser replicada para toda a organização.

Um processo pode ser um conjunto de atividades específicas de um setor ou pode ser analisado como um processo macro, que passa por várias etapas em setores diferentes da empresa.

Veja algumas dicas de como começar a aplicar a padronização de processos em seu negócio:

Escolha uma atividade

Liste as principais atividades do seu negócio e escolha aquela mais crítica para o sucesso. Entretanto, essa atividade pode ser de qualquer área da organização. E ainda, ordene as atividades por relevância e nível de criticidade.

Sugere-se que se comece com processos menores, de um setor específico. Então, depois que o primeiro modelo está pronto e validado, fica mais fácil replicar para os demais setores, até se chegar em processos macros, que envolvem diversas áreas da empresa.

Convoque a equipe

Convoque as pessoas que executam a atividade escolhida. Afinal, são elas que conhecem os processos, seus gargalos e quais são as dificuldades encontradas na operação.

Caso a equipe seja muito grande, convide os líderes e principais responsáveis por cada processo. Em seguida, faça um brainstorming pedindo sugestões de melhoria sobre o processo, anotando todas as ideias para a próxima etapa.

Monte um fluxograma

Um fluxograma é uma representação gráfica de como os processos são padronizados, demonstrando cada etapa e os responsáveis, tornando mais fácil o entendimento, mesmo para aqueles que não participaram da construção do modelo.

Quais os benefícios da padronização de processos

Mas quais os reais benefícios que uma empresa pode ter ao padronizar processos? Vamos ver como uma empresa pode aumentar seus resultados quando aplica a padronização de processos corretamente:

Facilita a execução do processo

A padronização de processos tende a facilitar a operacionalização de cada um. Portanto, isso acontece porque a equipe já foi previamente treinada e já desenvolveu as habilidades necessárias para sua melhor execução.

Novos colaboradores também se adaptam facilmente ao processo, pois já existe toda uma documentação e um treinamento específico.

O risco de acidentes também é minimizado quando se tem profissionais capacitados e processos definidos, já que todos os riscos foram mitigados durante a construção do modelo.

Utiliza corretamente os recursos disponíveis

Principalmente quando falamos de empresas que possuem um processo produtivo próprio como a produção de pães e bolos, por exemplo. A utilização inadequada de alguns recursos é bastante comum e ao mesmo tempo prejudicial ao negócio.

Quando se padroniza os processos produtivos, passa-se a analisar a melhor forma de utilizar os recursos disponíveis, evitando desperdício e extraindo o maior benefício destes recursos.

Essa correta utilização dos recursos resulta automaticamente em uma redução de custos e aumento da produtividade dos próprios equipamentos.

Se pensarmos em uma indústria, quando utiliza-se melhor o maquinário disponível, pode-se evitar uma série de desperdícios de tempo, manutenção e consumo de energia. Ao mesmo tempo, quando as máquinas são melhor aproveitadas, conseguem produzir muito mais e com mais qualidade.

Aumenta a produtividade pessoal

Quando se aplica a padronização de processos nas empresas, o aumento da produtividade pessoal é um resultado comum e esperado. Além de mais nada, isso acontece porque durante a etapa de padronização, todos os processos são revisados e muitas vezes reconstruídos de uma maneira mais prática e de fácil execução.

Além disso, quando os processos são padronizados, os colaboradores tendem a executá-los de forma mais rápida com o passar do tempo e a empresa passa a sentir um ganho real na produtividade.

Aumenta a qualidade dos produtos

Todas as empresas buscam oferecer produtos e serviços melhores e com um custo cada vez menor, e a padronização de processos pode ser uma grande aliada nesse objetivo.

Com a padronização de processos, o resultado final também tende a ser padrão. No caso de uma indústria, além do aumento na qualidade da execução, ganha-se na qualidade e homogeneidade dos produtos acabados.

Quando falamos em uma empresa prestadora de serviços, a padronização da entrega de seus serviços e do atendimento ao cliente também demonstra qualidade. Assim, ajuda na fidelização e cria uma identidade de relacionamento da empresa com o mercado, fazendo com que os clientes se identifiquem com a marca e a reconheçam pela excelência das soluções ofertadas.

Suporta o crescimento

Muitas empresas conseguem atender suas demandas enquanto pequenas, mas encontram muitas dificuldades em crescer justamente pela falta de padronização de processos.

Uma pequena empresa que trabalha com processos padronizados tende a crescer de forma mais estruturada e sustentável.

Isso acontece porque quando os processos são criados e documentados, ajudam a empresa a desenvolver seu plano de negócios e elaborar uma estratégia de crescimento baseada em números e necessidades reais.

Quando a empresa tem uma maior demanda de trabalho, consegue alocar melhor seus recursos, fazer previsões de contratação e avaliar a necessidade de novos investimentos com muito mais assertividade.

Melhoria constante

Um dos principais pilares da padronização de processos é a fase de melhoria constante, que utiliza como base o modelo PDCA.

O PDCA é uma metodologia de gestão empresarial consagrada que consiste basicamente em 4 passos: (Plan)Planejar, (Do)Fazer, (Check)Conferir e (Act)Agir.

É importante para o gestor ter claro que a padronização de processos não pode ser algo estático. Logo, o objetivo ao se padronizar processos é justamente fazer a empresa encontrar melhorias constantes em seu modelo de trabalho.

Quando se aplica o PDCA, a busca por uma evolução nos processos é contínua e deve abranger todas as áreas de negócio, garantindo a organização, mais produtividade e controle sobre suas tarefas.

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