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Sistema de Gestão: Como escolher o melhor para a sua empresa

Autor: Casa Magalhães Assunto:

• Automação Comercial
• Empreendedorismo
• Sistemas de Gestão

Data: 01/09/2020

O sistema de gestão faz parte da evolução de uma empresa. Assim, na medida em que ela vai crescendo, algumas necessidades aparecem, fazendo com que a adoção de novas tecnologias sejam indispensáveis. 

Engane-se quem pensa que apenas grandes empresas usam os softwares de gestão.

Como disse logo na primeira linha, eles fazem parte da evolução de uma empresa. Ou seja, precisam estar presentes desde o início.

Em todo caso, seja qual for a fase que esteja sua empresa, seja abrindo agora ou já há um bom tempo no mercado, você está aqui por um único motivo: 

Está em busca de um sistema de gestão que atenda as necessidades da sua loja. Sobretudo, que facilite a elaboração de métodos e ações, a fim de otimizar os processos e gerar os resultados esperados.

Fique tranquilo que através desse conteúdo vamos tirar todas as suas dúvidas referente ao assunto.

Ao concluir essa leitura, você vai saber:

• O que é um sistema de gestão;
• Qual a importância dele
• Como escolher o software ideal para seu varejo.

Vamos começar, boa leitura!

O que é um sistema de gestão?

Um sistema de gestão é uma solução voltada para a automação de diversas tarefas dentro de uma empresa, sendo uma solução normalmente feita na nuvem. Ou seja, em uma plataforma online e totalmente integrada – SAAS – ou  On Premise – um software que é instalado nos computadores de uma empresa.

O que é um sistema de gestão Integrado (ERP)?

Antes de mais nada, é preciso deixar claro que um sistema de gestão integrado ou ERP (Enterprise Resource Planning) é um software desenvolvido para organizar o fluxo das informações entre os diferentes setores de uma organização.

Ele interliga as áreas de uma empresa, o que proporciona uma visão sistêmica sobre as operações. Dessa forma, contribui para uma melhor tomadas de decisão, demonstrando ser uma solução completa para a gestão empresarial.

Qual a importância de um sistema de gestão empresarial?

Seja qual for o tamanho da sua loja, fazer uma gestão eficaz é primordial. 

Pois, além  de organizar e integrar toda a empresa, o software também tem como objetivo aumentar o valor percebido pelos clientes nos serviços ou produtos oferecidos. É o que afirma Márcia Gonçalves em seu livro “Sistemas de Gestão”.

Um gestor lida todos os dias com altos volumes de informação.

É de se imaginar que sobre sua mesa passam contratos, acordos com funcionários, folhas de pagamento e registros sobre os consumidores. Diante disso, gerir todos esses dados fica ainda mais difícil quando a empresa insiste em adotar processos analógicos.

Seus processos ficam mais simples e organizados

Para ilustrar, olhe pra sua loja, veja o seu dia a dia e perceba o quanto é prejudicial não saber. Por exemplo, a quantidade de um determinado produto em estoque, da mesma forma não ter a certeza de como está a saúde do seu fluxo de caixa.  

Observe que esses são exemplos simples e que talvez acontecem ou ocorreram com você.  Portanto, muito provável lhe trouxeram grandes perdas, sejam elas financeiras ou de clientes.

Perdas essas causadas, em específico, pela falta de informação e administração da loja. Aliás, são perdas que qualquer pessoa resolve por meio de um bom sistema de gestão.

Claro que, no cenário geral, o software de gestão de varejo é importante. Afinal, ele auxilia as diversas operações necessárias para que o negócio funcione do jeito certo. 

Como resultado, todo a gestão de processos fica mais simples, pois um bom software será capaz de automatizar as tarefas diárias e otimizá-las, tornando a rotina da empresa mais dinâmica. 

Escolher um sistema de gestão nem sempre é uma tarefa fácil.

Você sabe que existem muitas opções no mercado e alguns aspectos chave que são pensados antes de fechar qualquer negócio. No entanto, fique tranquilo, pois abordaremos esse tópico mais adiante.

O que um software de gestão empresarial faz pela sua empresa?

Imagine o seguinte.

Se você tivesse que fazer uma viagem de carro para um local desconhecido, sem uso de um GPS e qualquer sinalização que mostre o percurso que deve ser trilhado. Quais seriam as chances de você chegar lá?

Primeiro, eu nem sei se você iria. Segundo, se caso fosse, poderia até encontrar o destino, mas acredito que precisaria dirigir muito até o destino final.

Mas, onde quero chegar com tudo isso?

Em poucas palavras, a vida de um empresário varejista sem um software de gestão é como esse viajante sem o GPS e que anda por caminhos desconhecidos. 

Sua empresa pode até chegar lá, mas o percurso será mais longo e complexo. Portanto, um bom sistema de gestão facilita a vida do empresário, dos funcionários e gera valor aos seus clientes.

Assim sendo, se ainda tem dúvidas a cerca da importância da automação para seu varejo, nos tópicos a seguir você verá o que bons ERPs fazem pela sua empresa. Continue lendo!

Otimiza o processo de Compras

O setor de compras é bastante estratégico para uma empresa. Pois, além de ser responsável por administrar toda a cadeia de suprimentos, ele é integrado as áreas de produção manutenção e logística. 

Por esse motivo, fazer uma gestão de compras que funcione de verdade deve ser prioridade para a empresa. Ainda mais para um varejo!

Logo, essa atividade precisa ser feita com muito cuidado, de forma planejada e inteligente. Caso contrário, ocorrerá perdas, gastos desnecessários, ruptura no estoque, bloqueio no fluxo contínuo de materiais, etc.

Vamos à prática!

Ao receber a demanda de um setor da empresa, o setor de compras parte para uma cotação, onde busca bons fornecedores e os melhores preços.

E para que o fluxo ocorra de forma correta é preciso em primeiro lugar organização. Assim sendo, ao contar com um excelente sistema de gestão de compras você consegue fazer toda essa cotação de forma on-line. 

Isso mesmo!

Sem sair da tela do sistema, você pode enviar um e-mail para os fornecedores com seus pedidos e ali, fazer toda análise necessária para a escolha das mercadorias.

Um outro recurso que um bom software de compras oferece é a possibilidade de fazer a conferência cega. 

A conferência cega é uma solução essencial.

Com ela, você monitora o recebimento de mercadorias no estoque físico. Dessa forma, faz com que não haja erro entre a quantidade de produtos comprados e a quantidade que foi contada pelo funcionário que a recebeu.

São inúmeros os benefícios que um varejista pode ter com o uso de um software de automação para o setor de compras. Além do que citamos, existem outros como:

Fazer a gestão de custos e margens, elaborar uma precificação de forma correta, reduzir custos e otimizar os processos, e assim sucessivamente.

Torna sua gestão de estoque eficiente

Perdas, ruptura, encalhe de mercadoria, se estoque enfrenta alguns desses problemas? 

Pois é, você não conseguirá fazer uma gestão de estoque eficiente se continuar fazendo tudo de forma manual ou sem inteligência.  Ou seja, sem uma tecnologia de automação.

Para lhe explicar a importância de ter um controle de mercadorias estratégico, vale relembrar os tópicos já abordados em no artigo “Gestão de estoque: o que é, como fazer e quais os principais métodos”, são eles:

• Mantém as atividades produtivas em andamento;
• aumenta a satisfação do cliente ao encontrar o produto na gôndola;
• o estoque está  vinculado aos resultados financeiros da empresa; Portanto, um estoque bem administrado gera lucro pra empresa. Caso contrário, passa a ser um grande meio de prejuízos;
• proporciona um importante diferencial competitivo.

Uma vantagem que vale destacar em um sistema de gestão integrado para o varejista que possui mais de uma loja, é a gestão de estoque multiloja e multilocal.

Como o próprio nome já diz, através desse recurso é possível monitorar as mercadorias de todas as lojas de forma unificada e centralizada.

Deixa sua loja em dia com as obrigações fiscais

A gestão fiscal e tributária no Brasil é complexa, extensa e muda com muita frequência. Isto é, todos os anos há mudanças nos limites, nas alíquotas, nas regras e no que é obrigatório declarar e enviar.

Mesmo com a transformação digital dos negócios, isso ainda é um problema. Afinal, a Receita Federal, a Secretaria de Fazenda e outros órgãos públicos estão se empenhando em digitalizar obrigações fiscais e tributárias.

Isso acontece porque estas tecnologias estão sempre atualizadas para atender a legislação e emitir os documentos fiscais necessários para sua empresa.

Além disso, gerar informações que podem ser úteis para o seu contador na hora de realizar declarações e definir o melhor enquadramento tributário para o seu mercadinho.

Com isso, não apenas é necessário se manter atualizado sobre as regras, como também ter formas de enviar os arquivos necessários para os órgãos competentes.

Como resultado, ao não adotar um software de gestão de varejo, ambos os fatores saem prejudicados.

Os riscos associados são grandes. Primeiro, o seu negócio passa a ficar irregular, além de correr o risco de pagar multas. Segundo, ainda pode sofrer sanções e ter a reputação prejudicada em relação ao público.

Portanto, com a solução certa é possível, dentre outras coisas, emitir notas fiscais eletrônicas, armazenar documentos eletrônicos e fazer um gerenciamento muito mais seguro.

Reduz as filas e facilita suas vendas

Você já ficou irritado ou pensou em desistir de uma compra por conta das filas?

Quase 37% dos clientes apontaram essa situação como o maior motivo de insatisfação dentro dos supermercados.

Quando falamos de lojas menores,ou seja, que possuem um número menor de caixas, essa situação se torna ainda mais grave. Sem falar naqueles que ainda usam uma caderneta.

Com um sistema de automação o seu processo de vendas se torna muito mais simples, visto que  em poucos passos você realiza a venda e emite comprovantes ou documentos fiscais. Tudo isso, sem a necessidade de fazer contas ou anotar informações à mão.

Sem contar que reduz bastante o tempo de espera dos clientes.  Contribuindo assim, para diminuição dos prejuízos causados pelo erro humano no momento das vendas.

Evita perdas financeiras para a empresa

Todo negócio deseja ser lucrativo. Com o uso de um software de gestão de varejo, atingir esse objetivo fica mais fácil, logo que o principal motivo é que há uma otimização do uso de recursos, inclusive os financeiros.

Ao mesmo tempo em que o negócio deixa de gastar muito tempo em atividades que agregam pouco valor, ele ganha a possibilidade de usar o tempo em tarefas mais produtivas e mais lucrativas.

Além disso, a empresa também deixa de sofrer com os desperdícios.

Devido a falta de controle, um estoque mal dimensionado ocasiona em perdas em forma de produtos que encalham, avariam, ficam obsoletos ou mesmo perecem.

Decisões erradas e oportunidades mal ou não aproveitadas também causam perdas financeiras para o negócio.

Considere um momento de turbulências e instabilidade, como uma crise econômica, por exemplo.  Isso pode fazer com que sua empresa encontre dificuldades para se manter no mercado.

Fora que quanto mais gastos desnecessários há, menos o negócio pode investir em melhorias que realmente serão percebidas e apreciadas pelos clientes.

Elimina os cálculos do seu dia a dia

Você sabe quais dias do mês ou da semana existe uma maior demanda no seu estabelecimento?

Sabe quais produtos estão precisando de uma promoção para alavancar as vendas?

Ou ainda, sabe quais mercadorias são responsáveis por gerar mais lucro para sua loja?

Ao automatizar suas vendas, além de facilitar e otimizar a frente de loja, você terá um acompanhamento efetivo dos seus resultados e poderá definir as melhores ações para alavancá-las.

Você pode acompanhar suas vendas através de tablets ou smartphones, saber o gasto médio dos seus clientes no supermercado, analisar os melhores horários ou dias de venda e muito mais.

O melhor de tudo é que você faz isso em apenas alguns cliques e não precisa mais se preocupar em perder as contas.

Facilita as integrações

O aumento de pedidos por delivery cresce a cada ano.

Em busca de comodidade e segurança, as pessoas estão cada vez mais adeptas a essas tecnologias. Por isso, contar com um sistema de integre com os principais aplicativos de entrega é essencial para deixar sua loja na mira do consumidor e aumentar suas vendas.

Além das integrações com esses aplicativos, vale destacar a integração com os demais setores da empresa. Como, por exemplo:

As equipes de marketing e de vendas se integram melhor por meio da adoção das tecnologias. Com o registro do histórico de compras de cada cliente, de seu tíquete médio e preferências, fica mais fácil montar o perfil da persona (o consumidor ideal) que compra no seu varejo.

Entretanto, muitos gestores ainda desconhecem a importância de integrar os departamentos, em especial quando citamos marketing e vendas.

É consenso na gestão moderna que os profissionais desses setores atuem em conjunto.

Unindo métricas, processos e ambições, as barreiras de comunicação são rompidas e os profissionais de ambas as áreas partilham dados e conhecimentos para criar campanhas mais sólidas e planos de ação realmente eficientes. 

Garanta a segurança das informações

Contando com o software de gestão, o gestor define perfis de usuários e controla os limites de acesso de cada colaborador que utiliza o sistema.

Se um funcionário está incumbido da reposição de cargas, por exemplo, a gestão pode limitar seu acesso às finanças da organização.

Com a adoção da cloud computing, os sistemas se tornam ainda mais seguros.

A computação em nuvem permite que os arquivos da empresa fiquem salvos, não em máquinas na unidade de TI da companhia, mas em uma plataforma virtual acessível de qualquer dispositivo. Para isso, basta que o usuário confirme sua identidade de acesso.

Assim, mesmo que os computadores apresentem alguma falha ou deixem de funcionar, os dados não serão perdidos. Mídias físicas, como DVDs e pendrives, estão também sujeitas a perdas ou panes no funcionamento, todavia o sistema em nuvem é gerido pela desenvolvedora, que garante a estabilidade e a proteção dos dados alocados.

Otimiza a gestão do tempo

Muitas tarefas relacionadas à gestão do varejo levam um tempo mais longo. Dessa maneira, vale lembrar a frase clichê “tempo é dinheiro”, pois ao gastar esse recurso, você está desperdiçando outras oportunidades.

Um inventário de estoque, leva horas seguidas para ser elaborado, uma vez que é preciso tempo até que tudo seja contabilizado. E em vez de agir para captar e satisfazer clientes, sua equipe está presa fazendo uma contagem.

Por outro lado, ao ter um software de gestão, você consegue ter um controle mais automatizado.

O inventário ainda pode ser realizado, mas agora com muito menos frequência e com maior chance de garantir o total controle do estoque, uma vez que o sistema ajuda a diminuir a chance de erro nos processos.

Portanto, ao automatizar tarefas, você consegue alocar os seus colaboradores em funções que sejam muito mais estratégicas. O que resulta no ganho de tempo para controle e planejamento de ações do seu negócio.

Sem otimização de tempo, por outro lado, não apenas você gasta mais do que gostaria, mas a gestão ainda perde a chance de ser mais dinâmica. Se tudo demora mais tempo, é mais difícil conter uma ameaça logo no início, ou aproveitar uma oportunidade antes que um concorrente a tome para si.

Dá embasamento na tomada de decisão

A tomada de decisão em qualquer negócio não pode ser orientada apenas pelo que é conhecido como feeling empresarial. Pois, basear-se em uma questão tão subjetiva como essa só faz aumentar as chances de a decisão incorreta ser tomada.

Quando uma gestão se preocupa com a própria percepção em vez de olhar para números e dados, aumentam as chances de ser tomada uma decisão que não corresponde totalmente à realidade.

O resultado, no melhor dos casos, é que uma oportunidade melhor deixa de ser aproveitada — e, acredite, o seu concorrente não vai deixá-la passar.

Para evitar esse tipo de situação, é fundamental que todos estejam bem informados de modo a conseguir tomar a melhor decisão. Isso só é possível com o uso de dados confiáveis e que demonstrem a realidade. 

Sem um software de gestão de varejo, é quase impossível ter um volume considerável de dados sem precisar gastar mais do que o pretendido.

Por outro lado, se o seu varejo adota a automação comercial como parte do seu processo de decisão, é mais fácil conseguir chegar a conclusões sobre o negócio. Além disso, dá sempre para obter níveis mais profundos de informação com esse tipo de sistema, como ao cruzar dados diversos.

Graças a isso, é possível encontrar tendências, oportunidades e riscos que, de outro modo, poderiam passar despercebidos. Assim, fica mais fácil tomar uma decisão que seja ideal para o presente e para o futuro do negócio.

O sistema de gestão é uma solução mais escalável

A maioria dos softwares está preparada para a escalabilidade. Ou seja, estão prontos para crescer e se adaptar à medida que sua empresa também cresce. Isso porque, eles estão hospedados na nuvem e não necessitam do aumento do servidor interno para crescer!

Se sua empresa dobrar de tamanho, o software, além de ser facilmente instalado nas novas máquinas, também poderá incorporar novas funções para gerenciar uma equipe maior, por exemplo.

Acredite, eventualmente, se sua empresa continuar crescendo, e torcemos para que isso aconteça, um software de gestão será um investimento necessário. 

Por isso, invista desde já em uma solução escalável, que cuidará da sua gestão seja sua empresa grande ou pequena.

Como contratar um sistema de gestão empresarial?

Ao comprar qualquer produto, são inúmeras as dúvidas de um consumidor, mas quando falamos de um sistema que vai gerenciar toda a sua loja, essa escolha deve ser ainda mais criteriosa.

Afinal, além de ser um produto caro é o que vai gerir toda sua empresa.Por esse motivo, separei algumas dicas essenciais para te ajudar nessa escolha. Confira!

1° Faça um benchmarking dos softwares mais usados no varejo

Qual software de automação comercial usado pelos seus concorrentes, ou por outras empresas do seu segmento?

Antes de escolher o sistema que irá gerenciar todos os dados da sua empresa, faça uma lista dos que são mais usados por outros varejistas, escolha pelo menos 5. Em seguida, coloque os nomes em uma tabela e liste os prós e contras de cada um.

Nessa tabela, você pode acrescentar as principais funcionalidades, a eficiência de cada módulo e quais os aspectos mais importantes de cada software para seu negócio.

Do mesmo modo, não esqueça de mapear a avaliação dos usuários, coloque nessa lista as principais reclamações e elogios. Este deve ser um critério bastante considerado no ato da escolha, visto que é um importante meio de saber quais possíveis problemas você pode vir a ter caso selecione determinado sistema.

2° Saiba se ele é compatível com as normas fiscais

Ao abordar o que o sistema empresarial faz pela sua empresa, falamos sobre a importância de garantir que sua loja esteja compatível com as normas fiscais. Por esse motivo, não irei tornar esse tópico repetitivo.

Entretanto, ressalto a importância de exigir o módulo fiscal em seu sistema, caso contrário além de jogar dinheiro no lixo, você terá sérios problemas com a justiça, como multas e até mesmo o fechamento do seu estabelecimento.

3° Veja se ele possui assistência técnica e suporte

Já são 22h, é véspera de um importante feriado, fluxo intenso na loja e o sistema dá problema, você tenta entrar em contato com o fornecedor e ninguém lhe atende, uma situação um tanto complicada não é mesmo?

Para evitar esse tipo de circunstância, avalie com outros usuários do software como funciona o suporte do fornecedor, quais os horários que eles estão disponíveis e se de fato estão presentes quando os clientes precisam.  Dica de ouro viu?

4° Conte com um sistema de gestão que te ajude a monitorar suas metas

Um varejista sem metas de vendas não é um varejista.

Sabemos que as metas do varejo são acirradas e a pressão por batê-las é grande, mas me responde uma coisa, quais critérios você utiliza para estruturar e avaliar as metas da sua empresa?

Sem a ajuda da tecnologia é praticamente impossível elaborar metas assertivas e mensurar resultados, e isso é algo tão sério que de tal forma impacta fortemente nos resultados da sua loja.

Lembra que no início falamos da importância do GPS para chegarmos a destino desejado? Pois é, da mesma forma funciona aqui, pois uma empresa que não controla e monitora suas metas fica mais perdida que cego em tiroteio.

5° Pergunte se poderá ter acesso remoto ao sistema de gestão empresarial

Vida de empreendedor não é fácil, uma correria só…

Pensando nisso, um software de gestão tem como objetivo facilitar sua vida e se ele não faz isso, ou seja, se ele causa bastante dor de cabeça fuja pra longe dele. 

E uma das formas de ter a vida facilitada com o software de gestão é através do uso remoto, em outras palavras, poder ter acesso aos dados e informações da sua empresa de qualquer lugar, sem precisar está fisicamente presente na loja e com um computador em mão.

Depois de ler esse artigo, as chances são que você já sabe como acertar na escolha do seu sistema de gestão empresarial, isso porque você viu:

1. O que é um sistema de gestão empresarial?
2. O que é um sistema de gestão integrado – ERP?
3. Qual a importância do software de gestão para sua empresa?
4. Como contratar um sistema de gestão?

Por mais contraintuitivo que pareça, aconselho fortemente que você use de fato a planilha sugerida no tópico de benchmarking, pois sabemos o quanto essa é uma decisão importante e que deve ser tomada com todo cuidado. 

Então, conte com a gente para te ajudar nessa escolha.

Assim sendo, se você tiver dúvidas que não estão presentes nesse conteúdo, coloque sua pergunta nos comentários que responderemos o mais rápido possível. 

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Até a próxima!