O que é gestão de custos, como fazer e os erros que deve evitar

Autor: Casa Magalhães Assunto: Data: 29/09/2021
otimização gestão de custos

Otimizar a gestão de custos do seu negócio é uma tarefa fundamental para o sucesso.

Saber usar e aplicar o termo “custo” de forma correta, por exemplo, é um dos ponto chave dessa jornada. 

Iremos te falar sobre a utilização de um sistema de gestão de custos para reduzi-los e dicas para auxiliá-lo a pensar nos requisitos de um sistema certo para a gestão de custos de sua empresa.

O que é gestão de custos?

Custos são partes que formam as decisões financeiras em todas as esferas da gestão empresarial. Portanto, a gestão de custos de um negócio é quando um conjunto de tarefas específicas e integradas dão respostas às questões organizacionais. 

Trata-se de um ciclo contínuo que baseia a tomada de decisões durante toda a vida de um negócio. Em outras palavras, isso quer dizer que ao otimizar a sua gestão de custos, você terá feedbacks de essência financeira para questões cujas relevâncias podem ser de naturezas estratégicas e operacionais. 

Assim, terá maior segurança ao executar condições favoráveis para ampliar o potencial competitivo da sua empresa.

Por que é importante realizar a gestão de custos?

Saber como otimizar a gestão de custos é importante para que você possa ter uma execução eficiente de todos os meios necessários. 

Isso ajuda a elevar a sua determinação e a de todos os demais envolvidos. Afinal, seja qual for o estágio do negócio ou da estrutura da organização, haverá um esforço a ser feito — um esforço que vai consumir tempo, além de outros recursos.

O processo de gestão de custos amplia o potencial competitivo da sua empresa. Sendo assim, o reconhecimento desse potencial ocorre quando a organização é capaz de se destacar no mercado, diante da comparação com outros competidores semelhantes. 

Nesse contexto, os custos são indicadores de desempenho, usados para avaliar a competitividade do negócio.

Competitividade

Hoje, o método aplicado para medir esse índice de uma micro ou pequena empresa é o Prêmio MPE Brasil. Este, ao estimular a qualidade e a produção nos pequenos negócios, avalia indicadores sobre liderança; estratégia e planos; clientes; sociedade; informações e conhecimento; pessoas; processos; controle e resultados; e desempenho no período.

As questões de custos estão inseridas nessas análises. Uma vez que, gastos financeiros errados ou até irrecuperáveis podem falir uma empresa no mercado ao longo do tempo. Isto é, arriscar sua competitividade.

Indicadores da gestão de custos

Os indicadores são elementos que traduzem o desempenho do negócio — certamente, você os conhece. Alguns exemplos: faturamento, lucratividade, valor do ticket médio, taxa de sucesso em vendas e outros.

A administração empresarial prediz que o propósito de estar por longo prazo no mercado requer o diagnóstico real de um negócio. Qualquer que seja o porte ou a área de atuação da organização. 

Na prática, destina-se ao gestor a tarefa de conhecer a fundo a situação organizacional para a tomada de decisões que irão prever o futuro do negócio para o sucesso crescente.

Por isso, cabe-lhe comandar as atividades de planejamento, de execução, de controle, de avaliação e de aplicação de medidas corretivas. Atividades que são executadas com  eficácia quando os seus meios de decisão são os indicadores de desempenho.

Como fazer a gestão de custos do meu negócio?

O objetivo da gestão de custos é focar na disputa. Os melhores índices da gestão de custos são os indicadores de desempenho. 

Antes de mais nada, é preciso saber da existência de um princípio norteador de atividade. Isso fará com o que você não cometa erros na hora de tomar decisões.

A terminologia dos custos inclui expressões como: gastos, custos, despesas e desembolso. É comum uma confusão no uso de cada um desses termos. Isso por que existem significados muito específicos para os termos relacionados ao gerenciamento de custos.

Conhecer os significados muito específicos de cada um desses termos serve para padronizar a comunicação empresarial. Isso faz com que todos falem um mesmo “idioma”. 

Ao abordarem, por exemplo, questões relativas a custos, todos irão entender, identificar, verbalizar, interpretar e transmitir dados sobre os mesmos tópicos.

Terminologia básica

  • Os gastos são todos e quaisquer tipo de desembolso;
  • O desembolso ocorre quando há um efetivo pagamento, seja ele fruto da aquisição de quaisquer itens ou serviços. Logo, todo gasto tem seu próprio fim: liquidar custos ou despesas;
  • O custo é a parcela dos gastos que se refere aos bens e aos serviços usados na produção;
  • A despesa é a parcela dos gastos que não condiz diretamente à produção ou à venda do bem ou serviço, mas é necessária para manter a empresa em funcionamento.

Aplicação da terminologia

Saber as terminologias e aplicações não é o suficiente. 

Ou seja, para que você possa atribuir os valores iguais às terminologias corretas, é preciso:

  • Identificar o que é custo;
  • Apontar o que é despesa;
  • Entender o que representa custo fixo no seu negócio;
  • Separar o que representa custo variável no seu negócio;
  • Identificar o que é despesa fixa em seu negócio;
  • E por for fim, apontar o que é despesa variável em seu negócio.

Tipos fixos e variáveis

Fixos são gastos necessários para manter o negócio em funcionamento. O principal ponto deles é que tais valores não estão ligados diretamente à quantidade de itens produzidos e/ou vendidos pela empresa.

São ditos fixos porque terão que ser pagos, qualquer que seja o resultado apurado em um certo período de tempo. Em geral, essa medição é mensal.

Entretanto, ainda os fixos possuem variações de montante.  Por exemplo, os seus valores podem mudar de acordo com reajustes de tarifas contratuais com fornecedores e de correções salariais dos funcionários.

Já os variáveis são aqueles gastos destinados a obter ou a utilizar recursos que serão aplicados diretamente na produção e na venda de bens e serviços. Assim, sua principal característica é a exata vinculação à quantidade de itens.

São ditos variáveis porque terão que ser pagos conforme o quantidade e tempo. Utiliza-se a mesma periodicidade da medição de gastos fixos.

A classificação dos gastos, sejam eles custos ou despesas, entre fixas ou variáveis, dependerá da justificativa aplicada a eles. Para facilitar, comece pensando no evento, depois na justificativa. Aí, então, faça a classificação. Exemplos:

  • O salário de um estoquista (evento) terá que ser pago sem ligação com a quantidade de produtos vendidos (justificativa). Então, é tipo fixo;
  • A comissão dos vendedores (evento) terá que ser paga conforme a quantidade de produtos vendidos (justificativa). Então, é tipo variável.

Como calcular os custos atuais da sua empresa?

Em primeiro lugar, coloque os dados sobre os gastos em um formulário chamado Plano de Contas de Custos. Em forma de tabela, esse documento serve para listar os gastos da empresa segmentados por contas. Estas, por sua vez, são organizadas entre categorias e subcategorias.

Por exemplo, para as Contas de Pessoal:

  • Categoria “Remuneração”
    • Subcategorias
      • Salários
      • Pró-labore
      • Comissões de Vendedores
  • Categoria “Encargos Sociais”
    • Subcategorias:
      • FGTS
      • INSS
  • Categoria “Benefícios”
    • Subcategorias:
      • Vale Alimentação
      • Plano de Saúde

Depois de listar todas as contas e suas correspondentes categorias e subcategorias, é hora de atribuir valores para cada item da lista. Contudo, atente para que nenhum tipo de gasto fique fora desse formulário. No final, some tudo por rubrica ou conforme sua necessidade de análise do dado.

Assim, observe o total de:

  • Conta de Pessoal;
  • Categoria Remuneração;
  • Subcategorias (individualmente) Salário; Pró-labore e Comissão de Vendedores.

Como montar um orçamento para o futuro?

Recursos que entram

Quando um gestor quer tomar decisões contando recursos imediatos, ele usa a disponibilidade de receita para calcular o valor. Em geral, dinheiro e cheque à vista. 

E quando quer tomar decisões de recebimentos futuros, soma os valores provenientes de cheques pré-datados, cartões de crédito e débito, duplicatas ou qualquer outra forma de venda concedida a prazo.

Recursos que saem

Segue a mesma lógica das receitas. Assim, para calcular os compromissos financeiros de saída imediata e futura, usa-se uma estratificação baseada na forma de pagamento ajustada entre a empresa e seus fornecedores.

O orçamento

Munido dos dados referentes a receitas e despesas, o próximo passo é equalizá-los na forma de um orçamento.

O orçamento é um plano financeiro dividido em fases de tempo, para oferecer uma previsão. A partir da análise orçamentária, você saberá a chance de falta ou de sobra de recursos, a previsão de quando essas situações poderão se manifestar e a projetar quais valores estarão envolvidos nesta perspectiva.

Assim, ficará mais fácil analisar decisões a respeito de falta, tais como: fazer empréstimos emergenciais, renegociar com credores e adotar novas políticas de estoques

Quais as maneiras de otimizar a gestão de custos?

Só gerenciar os custos, não significa otimizar a gestão. Isso porque otimizar tem a ver com uma ação definida, intencional na direção de um objetivo específico.

Quando a empresa decide adotar meios para ajudar a execução de um certo objetivo, ela define meios para isso. Portanto, por meio de várias ações, a empresa terá uma rotina até chegar no seu propósito. Ela pode, por exemplo, mudar o objetivo em uma causa, assim como pode também adotar a automação da gestão.

A causa do líder

Ao transformar um objetivo em uma causa, a equipe adotará um tom mais emotivo. O que por sua vez, dará mais disposição na busca da meta.

Daí, surge a necessidade de apontar e de afirmar lideranças compatíveis com a causa institucional. Isto é, líderes em todas as esferas empresariais: estratégicas, táticas e operacionais. Cada um com as tarefas de suas áreas, mas com metas claras para ajudar com a gestão de custos.

A automação da gestão de custos

O uso da automação comercial acontece de forma cada vez mais ampla e acelerada no país. Logo, essa sistematização dos processos organizacionais, que mostram o afinco na busca das empresas pelo aumento da própria disputa, torna o ambiente de mercado ainda mais competitivo.

Agora, imagine uma loja buscando saber seu índice de disputa local. Ao se comparar com os seus semelhantes, vê que sua maior falha é a falta de um sistema confiável que lhe permita medir com precisão os dados relativos a seus resultados.

A gestão de custos reduz custos

Ter um sistema de gestão de custos ajuda a reduzir os custos. E é possível medir a eficiência dessa redução por meio de indicadores de sustentabilidade, produtividade, lucratividade, rentabilidade, entre outros.

Na verdade, um sistema de dados produz relatórios com indicadores que traduzem o desempenho empresarial, ajudando o controle da estratégia e dos processos. Sendo assim, enquanto uns buscam a causa institucional, outros trazem dados para análise das tarefas executadas na empresa.

Entretanto, tais relatórios só darão as respostas que a organização espera obter, se existirem requisitos claros sobre os processos que o software integrará. Por isso, a automação requer a realização antecipada de um estudo técnico, que apoiará a escolha dos recursos de hardware e de software.

 

Como escolher um sistema de gestão?

A necessidade de melhorar a gestão de dados nas empresas fez surgir os sistemas de gestão. Mas, ao começar a buscar a tecnologia certa para usar a favor da eficiência dos seus processos internos, de fato perceberá que a escolha de um sistema não se faz ao acaso.

Alguns requisitos devem ser vistos com muito cuidado — inclusive, porque existe uma relação custo-benefício a ser mapeada, a fim de dar suporte a sua decisão.

Por exemplo:

  • Usabilidade — software fácil de usar e compatível com os demais programas já instalados na empresa;
  • Mobilidade — acesso por meio de dispositivos, por exemplo, smartphones e tablets;
  • Confiabilidade — produção de resultados consistentes e uniformes;
  • Aderência — a adesão das pessoas com um tempo de aprendizado curto significa que a solução é simples;
  • Transferência — dados podem ser transferidos, transportados, exportados, formatados de forma simples, segura e fácil;
  • Relatórios — funções e formatos, sejam padrões e/ou customizados, atendem às necessidades de todos os níveis da organização.

Contudo, um sistema poder otimizar a gestão de custos em seus negócios. Isso porque, certos erros podem minar todo o seu esforço.

Quais os erros mais comuns de gestão de custos que devem ser evitados?

Não analisar riscos

Não há como negar que existem riscos. Ignorá-los é uma opção. Porém, é uma decisão que vai barrar a sobrevivência da empresa.

A verdade é que riscos existem para serem geridos. Estão em toda e qualquer atividade empresarial. Ademais, quando se consegue prever um risco em potencial, tem chances de usar os meios certo para diminuir ou eliminar seu impacto na duração do negócio.

Hoje, o gerenciamento de riscos é vital por causa da globalização. Desse modo, um evento que acontece fora do país pode afetar uma empresa no interior do Brasil.

Cortar custos aleatoriamente

O controle dos custos afeta o poder de luta do negócio. Depois, atinge o seu desempenho no mercado, podendo ser tanto positivo, quanto negativo. Por isso, um gestor ao servir-se do controle para decidir a respeito de cortes de custos deve, de forma antecipada, proceder a uma análise detalhada de seus efeitos.

Cortes de custos, quando decididos no impulso, tendem a ter impacto negativo. Assim, tal decisão precisa priorizar os efeitos na visão dos clientes sem, contudo, ignorar a compreensão dos processos internos e do aprendizado.

Ou seja, a avaliação deve ser global. Uma redução de custos alterando processos internos pode gerar desanimo no ambiente corporativo. Situação que, em alguma escala, vai repercutir na visão do cliente, seja por queda de produtividade, seja pela qualidade de atendimento, por exemplo.

Por isso, é vital que haja clareza de objetivos e tato de todas as partes envolvidas no sucesso do negócio. Juntas por uma causa, as pessoas ajudarão a combater desperdício sem mexer com a satisfação dos clientes e, por tabela, a luta da empresa.

Desconhecer a representatividade do capital de giro

O capital de giro é formado por contas a receber, estoques e contas a pagar.  Também chamado de ativo circulante, ele tem grande valor no fluxo de caixa e no poder que uma empresa possui de atuação autossustentada.

Uma empresa apta a converter seus recursos em capital dentro de um prazo curto de tempo mostra maior solidez do negócio. Sobretudo, é válido o registro de que esse valor do ativo circulante é visto quando se extrai a diferença entre o dinheiro disponível e aquele que será usado para a pagar as contas já assumidas.

A partir do controle e da análise do capital de giro, a empresa evita riscos como ficar suscetível a um caixa negativo, recorrendo a bancos para contrair empréstimos para pagar suas dívidas, por exemplo.

Formar preço de venda errado.

Negócios com boas finanças veem a formação dos preços a serem praticados como uma tática. Sendo assim, a ausência desta visão gera efeitos diretos na disputa do negócio, já que a formação dos preços envolve muito mais que custos e despesas.

Formar preços ao acaso não é um erro comum. Assim, o gestor mostra que deixou de vê várias condições, com isso, arriscando a saúde financeira do seu negócio.

O que podemos concluir sobre a gestão de custos?

Investir em equipamentos, trocar aqueles que estão velhos ou lentos, que por sua vez, geram gastos altos com energia, custos de manutenção e usam horas extras da equipe são o básico para o sucesso. 

Além disso, é preciso usar um sistema de gestão integrado, em vez de manter vários programas para gerir a empresa. Dentro do contexto de automação comercial, por sua vez, busque suporte para a gestão contábil e fiscal, para controlar e prevenir perdas de itens e para performance de categorias e produtos.

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