Blog da Casa Magalhães

O que é inventário de estoque, quais os tipos e como fazer

Algumas pessoas encaram o inventário para supermercado como um trabalho grande e desnecessário. Mas a verdade é que este processo se trata de uma rotina importante não só para o setor de estoque, mas para toda a empresa.

Através do inventário você pode detectar uma série de problemas operacionais que não são vistos no dia a dia. Além disso, melhora a eficiência da sua empresa, otimiza os lucros através do controle das perdas e ainda, detecta produtos que faltam nas prateleiras ou estão “encalhados” no armazém.

Concordo que fazer um inventário de estoque não seja uma tarefa muito simples, levando em consideração a diversidade de produtos e os horários de funcionamento.

Para facilitar a sua rotina, preparamos um material completo sobre o assunto. Olha só o que você vai aprender:

• O que é inventário de estoque?
• Qual o melhor momento para fazer inventário 
• Conheça os tipos e veja o passo a passo completo para fazer o inventário de estoque

Preparados? Continue comigo!

O que é inventário de estoque

O inventário de estoque é uma prática que tem o intuito de contar todas as mercadorias que tem em sua empresa, tanto no estoque quanto na área de vendas.

Os resultados facilitarão no momento de repor os produtos. Sendo quais tem mais saída, os que não vendem tanto e precisarão de uma promoção para não ter seus vencimentos expirados ou mesmo deixarem de ser comercializados.

Quando fazer um inventário de estoque

Antes de mais nada, para que o inventário seja feito de forma assertiva e nem um produto passe batido na hora da contagem é importante escolher um dia em que não haverá entrada ou saída de mercadorias.

A frequência para fazer o inventário de estoque depende de cada tipo de negócio e da decisão do gestor. Porém, o interessante é que seja feito com uma periodicidade regrada e planejada. 

A contagem pode ser realizada diariamente, mensalmente, semestralmente ou anualmente. No entanto, existem alguns fatores que indicam que está na hora de fazer um inventário com urgência:

• atraso na entrega por falta de produtos
• extravios frequentes
• mercadorias encalhadas no estoque
• compras desnecessárias

Então, esteja atento a alguns desses sinais e se prepare para uma rotina de contagem. 

Os tipos de inventário de estoque

Podemos elencar diferentes tipos de inventário e vamos detalhar cada um para que não haja dúvidas. 

• Inventário de estoque rotativo

Também conhecido como balanço de estoque, o inventário de estoque rotativo trata da contagem, classificação e identificação de forma contínua de todos os itens e produtos estocados. Em outras palavras, é um processo rotineiro e de caráter preventivo.

A grande diferença de um balanço de estoque, por exemplo, é que ao invés de realizar esse processo semestral ou anual, o inventário rotativo propõe a contagem diária, semanal ou mensal. Além disso, ele é organizado de acordo com a classificação do produto, tamanho do estoque e equipe de funcionários, considerando também sua demanda de venda.

• Inventário de estoque periódico

Neste caso, o inventário de estoque é feito em um determinado período definido pela empresa e ocorre geralmente ao final do exercício, como no fechamento do balanço patrimonial por exemplo. Ele possui três objetivos para varejistas:

1. Reunir informações sobre os produtos disponíveis em estoque
2. Atualizar os dados no sistema de estoque para dar suporte à gestão de produtos
3. Organizar as informações para corrigir possíveis falhas humanas 

De fácil aplicação, esse tipo de inventário é bastante utilizado por pequenas e médias empresas por lidar com menos processos gerenciais e menos funcionários para realizar as operações inerentes a ele.  

• Inventário de estoque cíclico

De caráter contábil, o inventário de estoque cíclico lida com a segurança da base de informações que são divulgadas pela empresa. Diferente do inventário rotativo que busca prevenir perdas, o inventário cíclico é corretivo e responsável por apurar os prejuízos para igualar o estoque físico com o contábil.

Como o próprio nome sugere, o inventário ocorre em ciclos que podem ser de dois, três ou quatro meses e costuma ser acompanhado de uma auditoria externa ou não. 

• Inventário de estoque parcial ou dinâmico

Esse tipo de contagem está relacionada apenas a um grupo específico de produtos. Portanto, quando se tem uma grande variedade de categorias é interessante adotar esse modelo.

Voltamos aquele exemplo da lista de compras da feira semanal. Pra resumir, é como se você dedicasse um dia para fazer o controle das frutas e legumes, já que possuem um prazo de vida mais curto e exigem uma maior rotatividade. 

• Inventário de estoque anual

O próprio nome é bastante sugestivo. Logo, inventário de estoque anual é aquela contagem realizada no final do ano fiscal de uma empresa. No Brasil, o ano fiscal coincide entre os meses de Janeiro a Dezembro.

• Inventário de estoque geral

Considerado o tipo mais simples, embora não seja o mais fácil de ser implementado na prática, o inventário de estoque geral é aquele voltado não somente para os produtos que são vendidos. Assim sendo, ele abrange todos os itens que compõem a empresa, seja maquinários, utensílios, mobília, etc. 

Esse modelo pode ser um grande desafio para varejos que possuem uma área operacional e administrativa muito grande, e que contam com o uso de diversos equipamentos e maquinários no dia a dia. 

Vale lembrar que até os pequenos itens administrativos estão incluídos nessa contagem como canetas, lápis, grampeadores e por aí em diante. 

• Inventário de estoque permanente

O inventário de estoque permanente costuma ser mais sistematizado, minucioso e individualizado. Contudo, ele registra todo o monitoramento de entradas e saídas como também valores e quantidades.

É impossível implantar esse modelo sem um sistema de gestão de estoque, afinal ele exige um acompanhamento real das movimentações e ainda permite acesso imediato ao lucro bruto da empresa. Além disso, uma outra vantagem é obter dados atualizados a todo instante melhorando a logística e auxiliando na tomada de decisões. 

Como fazer um inventário de estoque

Logo abaixo você confere o passo a passo para fazer uma gestão de estoque correta e organizada. 

Defina a periodicidade

O objetivo de fazer inventário é muito simples: garantir o controle de produtos para prever e corrigir problemas. A tarefa nada mais é do que uma minuciosa contagem. 

É como escolher um dia da semana para fazer a feira de casa. Afinal, antes de fazer novas compras, você precisa verificar tudo o que está faltando ou sobrando na sua dispensa. Assim, prepara uma listagem geral do que possui e se prepara para novas reposições. 

Não é assim que funciona? Ou pelo menos como deveria funcionar!

Determine a equipe responsável

Dentre o seu time de colaboradores, escolha a equipe responsável pela tarefa. Tenha preferência por aqueles com perfil compatível para o trabalho que exige detalhismo, proatividade e grande concentração.

Mas não os deixe “soltos”! Escolha um líder capacitado para supervisionar e guiar o processo em casos de dúvidas. 

Especifique categorias e classifique produtos

Prepare uma lista com todas as categorias de produtos e quantidades. Defina grupos e conjuntos para otimizar a classificação do seu estoque. Ou seja, detalhe categorias como papelaria, produtos de limpeza, cereais, etc. 

Nessa etapa é importante seu negócio possuir um sistema de código de barras para facilitar a identificação, como também a contagem. Além disso, verifique se todos os produtos estão com o código de barras antes de começar a contagem. 

Prepare o espaço para a contagem

Antes da contagem dos produtos, defina onde eles permanecerão. Se ainda não possui um esquema de layout definido, então é interessante rever esse detalhe. 

O método mais comum de organização é o PVPS (Primeiro que Vence é o Primeiro que Sai). Logo, dentro desse esquema, aqueles produtos com data mais próxima do vencimento se encontram mais próximos da saída de estoque. 

Faça a contagem e a recontagem dos produtos

Definido os critérios, periodicidade, preparado o espaço e a equipe, chegou a hora de fazer a contagem e montar seu inventário de estoque. 

Para começar, faça listas com todos os itens que for identificando. Lembre-se de organizar por quantidade, peso, tamanho, tipo de mercadoria e todas as informações que couberem. Para os produtos que estiverem em caixas, tente pegá-las para verificar o peso. Caso estejam incompletas, haverá erro nas contagens. 

Uma dica importante é manter uma organização durante a primeira contagem para facilitar o processo da recontagem. Organização é tudo nesse momento! 

Checagem e conferência dos resultados

Finalizada a contagem, você terá em mãos todos os produtos, quantidades e o perfil detalhado das suas mercadorias. Mas, o que fazer com eles? 

A partir dessas informações, você poderá confrontar com os dados do seu sistema de gestão. Como também, terá insumos para identificar problemas e tomar decisões mais assertivas para o bom desenvolvimento do seu negócio. 

Um método eficaz para isso é analisar a Curva ABC de estoque e vendas para concentrar seus recursos e esforços naquilo que é mais rentável para você. 

Utilize um sistema de gestão de estoque

É possível fazer um inventário de estoque de forma manual e sem o uso de um sistema de automação. No entanto, você estará colocando em risco a confiabilidade dos dados que foram levantados e provavelmente, dedicando esforços operacionais inválidos. 

Para estabelecimentos com muitos produtos e possui um giro de estoque acelerado, a necessidade de fazer inventário torna-se mais emergente. Logo, um sistema de gestão tranquiliza essa tarefa e mantém o inventário sempre atualizado quando uma compra for efetuada e a quando itens forem sendo retirados do estoque. O processo de baixa é rápido e preciso. 

Por que você não pode deixar de fazer inventário de estoque

O armazenamento dos seus produtos em estoque deve ser organizado, eficiente e preciso. Como vimos, eles representam ativos diretos no faturamento e rentabilidade de qualquer organização, seja pequena, média ou grande porte.  

Saber exatamente o que tem armazenado evita compras desnecessárias, mercadorias acumuladas e perda de dinheiro. O mesmo vale para o outro extremo. Afinal, a falta de produtos leva à ruptura de estoque e frustração no cliente. Para resumir, o segredo é manter o equilíbrio operacional do processo de gestão de estoque. 

Talvez já tenha escutado, mas não custa lembrar: estoque parado significa dinheiro parado. 

Você pode fazer o inventário de estoque manualmente sabendo os riscos financeiros que está sujeito, entretanto você também pode utilizar um sistema de gestão de estoque como o SysPDV para realizar essa tarefa. 

Fique à vontade para falar com um de nossos consultores e solicitar uma demonstração gratuita de nossas soluções. E se desejar receber conteúdos como esse diretamente no seu email, assine a nossa Newsletter no formulário abaixo. 

Um abraço e bom inventário!