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Conciliação bancária: saiba por que é importante para o seu mercado e aprenda como fazer

Na gestão de uma empresa, o aspecto financeiro é um dos mais importantes para garantir a sobrevivência e o sucesso do negócio — afinal, no universo corporativo não existem atalhos, mas sim, boas práticas recomendadas para organizações interessadas em alcançar ou manter a excelência em sua gestão. Essas boas práticas podem sofrer diferenças de acordo com o ramo de atuação da empresa, mas uma delas é válida para qualquer tipo de negócio: a necessidade de manter o controle sobre o departamento orçamentário e financeiro. E uma das melhores maneiras de evitar surpresas nesses setores é por meio da conciliação bancária.

Confira, a seguir, mais sobre esse processo tão importante para manter em dia as finanças e a contabilidade de seu mercado.

O que é conciliação bancária?

A declaração de conciliação bancária é uma relação de conferência entre o resultado dos registros contábeis de seu negócio com os valores indicados no extrato bancário. Ou seja, é um comparativo entre o que se esperava de entradas e saídas com o que de fato ocorreu.

Seu principal objetivo é verificar se está tudo certo no controle interno e se os lançamentos estão de acordo com os extratos emitidos pelo banco. Além disso, realizar a conciliação bancária é fundamental para analisar se existem inconsistências de dados.

Essa simples — porém muito importante — conferência atesta a eficácia dos registros internos comparados aos lançamentos expedidos pela instituição bancária, como emissões, valores e datas idênticas.

Qual a importância da conciliação bancária?

Assim como o demonstrativo dos resultados de cada exercício e os fluxos de caixa, a conciliação bancária é uma ferramenta fundamental para qualquer tipo de organização — mesmo para os pequenos negócios como mercados ou minimercados.

Esse processo permite controlar as vendas e conferir as entradas referentes às negociações realizadas com cartões e aquelas efetuadas com boleto bancário, por exemplo. Para as empresas que lidam diretamente com relações de comércio, esse monitoramento é ainda mais importante.

Já a frequência da realização da conciliação bancária deve ser definida de acordo com a necessidade de avaliação de cada negócio — pode ser semanal, mensal, semestral ou anual. Realizar o processo também é essencial para que seja possível diagnosticar e identificar eventuais problemas de caixa ou de gestão.

O recurso é uma ação indispensável para que o empresário tenha total domínio sobre a sua situação financeira. Além disso, ele possibilita que os gestores planejem um orçamentário efetivo, tenham controle sobre todas as movimentações bancárias e financeiras da empresa e, ainda, disponham de um saldo bancário confiável para realizar suas transações.

A conciliação bancária é essencial tanto para os processos atuais da empresa quanto para as previsões e planejamentos futuros. Por meio dessa ferramenta é possível estruturar o seu mercado de forma que ele possa alcançar as suas metas e objetivos.

Como realizar a conciliação bancária em sua empresa?

Para que a conciliação bancária seja realizada de forma eficiente é importante que algumas práticas sejam levadas em consideração. Confira um passo a passo para que você possa controlar o processo de maneira efetiva logo abaixo.

1. Lançar as movimentações diariamente

O seu mercado precisa realizar um registro diário de todas as entradas e saídas em suas contas bancárias — incluindo tarifas, multas e juros, se for o caso. Ou seja, é necessário que todas as movimentações financeiras sejam relacionadas diariamente.

O registro de transações deve considerar todos os lançamentos, como recebimentos de clientes, pagamentos de fornecedores, salários, compras, impostos, empréstimos e, até mesmo, as tarifas bancárias. Essa prestação de contas deve ser realizada de maneira organizada e detalhada.

Sem essa cultura de prestação de contas, é impossível ter controle, elaborar análises e realizar previsões para o seu negócio.

2. Verificar saldo no extrato bancário

O próximo passo é conferir se o saldo inicial e o resultado final do controle interno condizem com os saldos demonstrados nos extratos bancários. Assim como a prestação de contas, essa prática também deve ser realizada diariamente.

Apesar de ser uma tarefa maçante e cansativa, essa atividade é uma etapa essencial do processo — afinal, esse é o momento de verificar se existem inconsistências ou divergências de dados e/ou valores.

3. Conferir detalhes das movimentações

A conferência não deve ser realizada apenas para a análise dos saldos — também é fundamental analisar se todas as datas de lançamentos dos extratos bancários correspondem com as registradas pelo controle interno. Esse processo é importante para evitar o risco de seu mercado receber multas por atrasos, por exemplo.

Por isso, não deixe de conferir se as movimentações dos extratos estão sendo emitidos na data certa e com os valores corretos no controle financeiro da empresa. Você pode contar com um software de gestãopara te auxiliar nessa tarefa. A tecnologia e a automação podem ser importantes aliadas nesse processo.

4. Corrigir os erros em seus relatórios

Ao verificar divergências, é preciso identificar em que lugar elas ocorreram. Em seguida, é necessário corrigir imediatamente as diferenças no controle interno para que todas as movimentações e lançamentos estejam registrados e os saldos sejam idênticos.

Se ainda assim houver discrepância, será preciso conferir atentamente a movimentação com o objetivo de verificar se não foram realizados lançamentos em duplicidade ou se não foram esquecidos registros de valores ainda não pagos ou recebidos.

Como no final de cada mês é preciso encaminhar os documentos para a contabilidade, é importante guardar os comprovantes de pagamentos, notas fiscais, boletos e extratos bancários. Se a contabilidade de seu mercado é realizada de forma externa, é importante que todos os comprovantes de pagamentos e recebimentos (entradas e saídas) sejam enviados para o devido registro no final do mês — ou no período definido.

Dessa forma, você garante que todas as suas contas estarão sempre em dia devido ao registro preciso e eficiente realizado com a frequência correta.

Nessa etapa não é raro encontrar cobranças indevidas feitas pelas instituições bancárias. Esse último passo é o momento de identificá-las e questionar cada uma delas.

O processo de conciliação bancária é uma importante prática de controle interno das empresas que busca proporcionar às organizações um nível de confiança para que elas tenham confiabilidade das informações financeiras, cumprimento das normas e eficiência na gestão. Por meio de softwares, a tarefa pode ficar muito mais simples e fácil de ser realizada.

Confira aqui como ganhar tempo na conciliação bancária com o Varejofacil.

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