Por que amamos a NF-e (e você também deveria)!

Autor: Casa Magalhães Assunto: Data: 7 de agosto de 2017
Por que amamos a NF-e (e você também deveria!)

Quem comanda uma empresa sabe da importância de registrar as transações comerciais de produtos e serviços por meio da emissão de notas fiscais. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) surgiu para substituir os tradicionais talões de nota, agilizando as transações, além de facilitar o acompanhamento por parte dos fiscos estadual, municipal e federal.

Você já ouviu falar dos benefícios deste documento fiscal? Sabe o que é ou como ele funciona? Se a resposta para alguma dessas perguntas é não, continue lendo e entenda por quê nós amamos a NF-e e você também deveria!

Antes de mais nada, como funciona a NF-e?

A nota fiscal é o documento que tem como objetivo garantir o recolhimento de impostos, bem como assegurar a regulamentação da empresa perante as obrigações da Receita Federal e Secretaria da Fazenda.

O formato tradicional do documento,  exige que sejam expedidas três vias: uma fica com o cliente, outra com a empresa e a última é enviada para o contador da empresa. Já a Nota Fiscal Eletrônica, funciona exatamente da mesma forma, entretanto, ele permite que sejam impressas quantas vias o empreendedor desejar. 

Com a NF-e, as informações são enviadas ao fisco digitalmente, por meio da geração de um arquivo XML, emitido pela empresa que realiza a venda do produto ou serviço.

Após o envio dos dados, o fisco irá analisá-los para fazer uma pré-validação da emissão do documento fiscal que permitirá a realização da movimentação comercial.

Junto a NF-e, é gerado o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), um documento necessário para o trânsito de mercadoria, que pode ser consultado sempre que necessário no site da Receita Federal. 

E por que nós gostamos tanto da NF-e?

Os motivos são vários, mas vamos listar as 6 principais razões:

Motivo Nº1: Facilidade no armazenamento

Com a adoção da NF-e, o armazenamento de dados tornou-se muito mais fácil.

Não é mais necessário que as empresas e escritórios de contabilidade tenham grande espaço físico interno, com diversas pastas e uma organização interna bem estruturada para evitar perdas das notas fiscais emitidas.

Essa nova modalidade, armazena os dados eletronicamente, reduzindo a necessidade de espaço físico, além de facilitar acesso aos dados. É importante frisar que os documentos fiscais deverão ser armazenados conforme o período determinado pela legislação.

Motivo Nº2: Redução de custos com impressão

A empresa que utiliza a NF-e não precisa mais se preocupar com a emissão de diversas vias da NF, o que gerava grande uso de papel. Além disso, com a Nota Fiscal Eletrônica o DANFE pode ser impresso em papel A4, enquanto o tradicional exigia um papel especial. 

Desta forma, você gera economia para sua empresa e ainda reduz o uso de papel, contribuindo para o meio ambiente.

Motivo Nº3: Redução de fraudes

Muita gente pensa que os documentos fiscais eletrônicos são mais suscetíveis a fraudes, mas isso não é verdade. Por receberem a assinatura digital e terem os dados criptografados, ou seja, codificados para não serem violados, os arquivos tornam-se mais seguros.

Além disso, no caso da NF, são feitos o registro e uma pré-aprovação da emissão online, sendo que a autorização é emitida pela Secretaria da Fazenda, estadual ou municipal, conforme o segmento de atuação da empresa.

Os fiscos estadual, federal e municipal também têm mais facilidade para verificar as NFs e fazer o intercâmbio de dados, o que evita a ocorrência de fraudes interestaduais.

Motivo Nº4: Maior praticidade

Por ser um processo informatizado, a geração e a emissão da NF ficou mais simples e rápido. Antes era necessário preencher todos os dados manualmente, mas com a NF-e basta digitá-los e, se algum erro for cometido, fazer o ajuste nos campos correspondentes.

Mesmo eletrônica, a NF também tem comunicação com os sistemas da Receita Federal. Assim, os dados podem ser facilmente consultados.

Motivo Nº5: Simplificação das obrigações fiscais

A emissão eletrônica da NF simplifica algumas obrigações das empresas. Uma delas é o fato de não precisar ter a Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (AIDF).

Outra vantagem é reduzir o tempo que os caminhões ficam parados nos postos fiscais de fronteira. Ambas as situações ocorrem porque os dados podem ser consultados rapidamente.

Motivo Nº6: Redução de erros

Possíveis erros cometidos podem ser imediatamente corrigidos na versão eletrônica da NF. Além disso, como os dados estão em um meio digital, eles não precisam ser novamente digitados pelo contador no repasse das informações ao fisco, o que diminui a probabilidade de ocorrer divergências das informações.

E então, entendeu porque gostamos tanto da NF-e? Esta modalidade de emissão da nota fiscal pode facilitar o trabalho da sua empresa e reduzir os custos e perdas de informação, dando mais segurança no cumprimento das obrigações fiscais. 

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