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Obrigações fiscais: manual para donos de mercadinhos [2025]

Autor: Casa Magalhães Assunto:

• Legal e Tributário

Data: 13/06/2025

As obrigações fiscais integram o dia a dia de toda empresa regularizada, e no setor mercadista, é fundamental compreender todas as exigências legais para evitar penalidades e garantir a conformidade da operação.

A gestão de supermercados envolve muito mais do que controle de estoque e atendimento ao cliente. O cumprimento das exigências fiscais e contábeis é parte essencial dessa gestão, já que garante que o negócio esteja operando dentro da legalidade e evita complicações com o Fisco.

Neste artigo, você entenderá como funcionam as obrigações fiscais para mercadinhos e supermercados, quais são as principais responsabilidades legais e como garantir o cumprimento de todas elas sem comprometer a eficiência do negócio. Boa leitura!

Como garantir o cumprimento de todas as obrigações fiscais?

Você provavelmente já conhece as obrigações contábeis e fiscais que precisam ser cumpridas logo no início do ano. Manter a conformidade fiscal exige organização, planejamento e o uso das ferramentas corretas.

Mas já fez uma previsão dos tributos a pagar ou avaliou os possíveis incentivos fiscais que pode aproveitar? Já sabe o quanto poderia economizar se mudasse o enquadramento tributário do negócio?

Para isso, você deve fazer um planejamento tributário e financeiro bem estruturado. Veja como tornar esse processo mais eficiente!

Planeje-se com antecedência

Comece analisando o faturamento do ano anterior, quanto foi pago em impostos e os benefícios que foram utilizados.

Em seguida, simule como seria a carga tributária em outros regimes, considerando também a projeção de receita para os primeiros meses do novo ano e os possíveis incentivos fiscais.

Avalie ainda as exigências operacionais que uma mudança de regime pode trazer, como:

• tarefas adicionais;
• contratação de pessoal;
• ou aumento de honorários contábeis.

Essa troca também pode representar custos que precisam ser considerados. Se a economia for significativa, a troca pode compensar. Caso contrário, a burocracia pode não valer o esforço em contrapartida financeira.

Utilize um sistema de gestão integrado

Um bom ERP (Sistema de Gestão Empresarial) ajuda a automatizar processos, como:

• emissão de notas;
• cálculo de impostos;
• e envio de declarações.

Contar com um software ajuda a reduzir erros, evitar atrasos e facilita a auditoria interna do mercadinho.

Mantenha a contabilidade sempre atualizada

Trabalhar em parceria com um contador de confiança é indispensável. A contabilidade precisa estar alinhada às obrigações legais e preparada para gerar relatórios precisos, especialmente em períodos de apuração trimestral ou anual.

Crie uma agenda fiscal

Com base nas simulações e decisões tomadas, monte uma agenda interna com os compromissos do novo regime. Consulte o calendário da Receita Federal e os cronogramas estaduais e municipais.

Unifique os prazos em uma agenda interna personalizada para evitar esquecimentos e penalidades. Reúna todas as obrigações e respectivos prazos das obrigações fiscais. Isso inclui:

• guias de pagamento;
• datas de envio de declarações;
• e compromissos com órgãos públicos.

Revise periodicamente

Mesmo sem mudanças no enquadramento, revise o que foi entregue e pago no ano anterior, para identificar melhorias, corrigir erros e até buscar compensação por pagamentos indevidos.

Ademais, revisar falhas antigas é uma forma inteligente de evitar que o mercadinho possa repeti-las.

Invista em capacitação

Capacite os responsáveis pelo setor fiscal e administrativo do mercadinho para entender as regras, mudanças na legislação e novas exigências. Reduzir a dependência externa torna o time mais ágil nas decisões.

Como fazer o planejamento financeiro?

Algumas obrigações, como o Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU), geram custos diretos. Outras, como a apuração de impostos, resultam em contas a pagar que impactam o caixa. Para lidar bem com tudo isso, mantenha as finanças sob controle. Liste:

• todas as contas a pagar em curto prazo;
• os recebíveis, como de cartões de crédito;
• os impostos do início de ano;
• a projeção conservadora do faturamento inicial do próximo ano.

Utilize um software de gestão para facilitar esse processo no mercadinho. Fazendo isso, é possível saber se as mais variadas obrigações serão pagas ou não.

Com isso, será possível saber se haverá caixa suficiente para cumprir todas as obrigações. Caso contrário, antecipe recebíveis de cartões ou renegocie com fornecedores para aliviar os gastos de curto prazo.

Quais são as obrigações fiscais para mercadinhos?

Entender as responsabilidades legais é o primeiro passo para manter a empresa em dia com o Fisco. A seguir, você confere as principais obrigações fiscais que um mercadinho deve atender para operar com segurança!

Impostos

A quitação de impostos representa o principal fundamento das responsabilidades fiscais. Os principais impostos que incidem sobre mercadinhos incluem:

• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) – tributo estadual aplicado sobre as vendas;
• PIS e COFINS – contribuições federais que incidem sobre o faturamento;
• IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) e CSLL (Contribuição Social sobre Lucro Líquido) – cobrados com base no lucro, conforme o regime tributário;
• ISS (Imposto sobre Serviços) – pode ser aplicável em determinadas operações, como delivery terceirizado ou serviços agregados;
• IPTU e IPVA – obrigatórios se a empresa for proprietária de imóveis ou veículos.

Emissão de notas fiscais

Todo mercadinho é obrigado a emitir Notas Fiscais de Venda ao Consumidor Eletrônicas (NFC-e) sempre que realiza uma venda. Esse documento é essencial para garantir a rastreabilidade das operações comerciais e para manter a empresa regularizada perante o Fisco.

Além da NFC-E, também é necessário manter o equipamento SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos) ou similar, conforme exigência estadual, devidamente ativo e integrado ao sistema de vendas.

Declaração de recolhimento de tributos

O envio das declarações periódicas aos órgãos responsáveis é uma das tarefas fiscais mais importantes. Entre as principais obrigações acessórias, destacam-se:

• DASN-SIMEI – para optantes pelo MEI;
• DEFIS – para empresas do Simples Nacional;
• DCTF e EFD-Contribuições – para empresas no Lucro Presumido ou Lucro Real;
• SPED Fiscal e Contábil – Escrituração Pública Digital que reúne informações fiscais e contábeis em um único ambiente.

Cadastro e regularidade fiscal

Além de pagar tributos e emitir documentos fiscais, mantenha os cadastros atualizados em órgãos como:

• Receita Federal;
• Secretaria da Fazenda Estadual;
• e Prefeitura Municipal.

Ter Certidões Negativas de Débitos (CNDs) atualizadas também é importante para:

• participar de licitações;
• acessar linhas de crédito;
• e evitar restrições legais.

Obrigações trabalhistas com impacto fiscal

Embora relacionadas ao departamento pessoal, as obrigações trabalhistas também impactam a esfera fiscal do mercadinho. É necessário:

• Cumprir com o eSocial, transmitindo dados de folha de pagamento, férias e admissões/demissões;
• Pagar INSS e FGTS corretamente;
• Considerar encargos sobre o 13º salário e férias na base de cálculo de contribuições previdenciárias.

Conheça os tributos a pagar na época

Além das obrigações rotineiras, é fundamental entender quais tributos devem ser pagos no início do ano, de acordo com o regime tributário adotado. A seguir, veja os principais encargos para cada tipo de empresa!

Para empresas do Simples Nacional

O Simples Nacional continua sendo um regime simplificado de tributação para micro e pequenas empresas.

Em 2025, as empresas optantes devem continuar pagando mensalmente o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), que unifica diversos tributos em uma única guia, conforme as alíquotas estabelecidas nos anexos correspondentes ao setor de atuação.

Com a implementação da reforma tributária, o Simples Nacional passou a integrar o novo sistema de tributação sobre o consumo, incluindo:

• a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS);
• e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS).

É importante destacar que o aumento do faturamento típico dos supermercados e mercadinhos em dezembro, devido às festas de fim de ano, pode impactar diretamente nos cálculos e previsões tributárias.

Portanto, é essencial considerar esse fator ao planejar as finanças e obrigações fiscais do início do ano.

Para empresas do Lucro Presumido

Empresas enquadradas no regime de Lucro Presumido têm parte dos tributos apurados mensalmente e outra parte trimestralmente. Em 2025, isso ainda se mantém:

• o PIS e a COFINS continuam sendo recolhidos todos os meses com base no faturamento;
• enquanto o IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e a CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) são calculados a cada trimestre.

Logo em janeiro, é necessário quitar esses dois últimos tributos com base no lucro presumido do faturamento do quarto trimestre do ano anterior (outubro a dezembro). As alíquotas também seguem as já conhecidas:

• 15% para IRPJ (com adicional de 10% sobre lucros acima de R$ 60 mil no trimestre);
• e até 9% para CSLL, dependendo da atividade da empresa.

Além disso, é importante lembrar que supermercados, mercadinhos e empresas do varejo alimentar costumam registrar aumento significativo no faturamento de dezembro devido às festas de fim de ano.

Esse pico impacta diretamente no cálculo dos tributos trimestrais de janeiro e precisa ser considerado no planejamento financeiro e tributário da empresa.

Outro ponto que merece atenção é a contribuição previdenciária patronal. Empresas fora do Simples Nacional devem pagar a CPP (Contribuição Previdenciária Patronal), com alíquota de 20% sobre a folha de pagamento, caso não estejam enquadradas na Lei de Desoneração da Folha.

Para aquelas optantes pela CPRB (Contribuição sobre Receita Bruta), o recolhimento incide sobre o faturamento mensal da empresa, uma metodologia mais simples, mas que exige cuidado na apuração correta da base tributável.

Com a reoneração da folha prevista para avançar ao longo de 2025, muitas empresas precisarão revisar seus enquadramentos e estratégias fiscais, especialmente em setores como comércio e serviços.

Monitore essas mudanças com o auxílio do contador para manter a conformidade com a legislação e evitar autuações.

Além disso, eventos sazonais típicos do início do ano, como pagamento de férias coletivas e encargos do 13º salário, influenciam diretamente o valor da folha e, portanto, a base de cálculo da CPP.

A empresa deve se organizar previamente para não ser surpreendida com aumentos nos tributos desse período.

Para todas as empresas

Alguns tributos de início de ano merecem atenção, independentemente do regime tributário adotado.

O IPTU, por exemplo, é de competência municipal e incide sobre imóveis registrados no nome da empresa. É comum que prefeituras ofereçam desconto para pagamento em cota única, embora também seja possível parcelar.

Já o IPVA deve ser quitado quando a empresa tem veículos registrados em seu nome. Em 2025, a maioria dos estados segue oferecendo abatimentos para pagamentos antecipados, além de permitir parcelamentos.

Estar em dia com essas obrigações ajuda o mercadinho a evitar multas e garantir o bom funcionamento das operações logísticas.

Entre no ano com as obrigações contábeis e fiscais pagas

Manter as contas quitadas ajuda a estar sempre em dia com obrigações contábeis e fiscais. A inadimplência pode resultar em escrituração inconsistente, bloqueio de Certidões Negativas de Débito (CNDs) e até dificuldades em processos administrativos e de crédito.

Ademais, a falta de organização financeira compromete o planejamento tributário e prejudica a Gestão Empresarial do mercadinho como um todo que fica suscetível a transtornos diversos.

Informe o contador sobre a distribuição de lucros

Logo no início do ano, é comum que a empresa apure o lucro acumulado e distribua valores entre os sócios. Mas essa operação não pode ser feita informalmente.

Qualquer movimentação, principalmente envolvendo grandes quantias de dinheiro, precisa ser registrada e corretamente escriturada.

Cumprir todas as obrigações fiscais é uma responsabilidade que não pode ser deixada de lado pelos donos de supermercados e mercadinhos.

A organização financeira, o planejamento tributário e o apoio de uma contabilidade atualizada são os pilares para manter a operação regular, segura e lucrativa.

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Em resumo

O que são as obrigações fiscais?

São os deveres legais que toda empresa tem de apurar, declarar e recolher tributos exigidos pelo governo, como forma de manter suas atividades regulares e evitar penalidades.

Quais são as obrigações fiscais para o mercadinho?

• Cumprir as rotinas como o pagamento de impostos (como ICMS e ISS);
• emitir notas fiscais;
• enviar declarações ao fisco;
• fazer as contribuições previdenciárias, conforme o regime tributário adotado.