Blog da Casa Magalhães

Como fazer o fechamento de caixa e resolver os principais problemas

Precisa fazer o seu fechamento de caixa e não sabe por onde começar? 

Pode parecer uma tarefa simples, mas se não for realizada da forma correta, impacta nos seus resultados financeiros. Além disso, pode gerar um grande problema quando surgirem os principais erros. 

Para ajudar nesse desafio, veremos o que é fechamento de caixa e ainda:

• como fazer a abertura do caixa
• como realizar o fechamento de forma correta
• os principais erros no fechamento de caixa e como resolvê-los 

E no final, daremos uma planilha gratuita para organizar o fluxo de caixa e seu controle financeiro. 

Então, vamos lá?

Mas o que é fechamento de caixa, afinal? 

Fechamento de caixa é uma tarefa administrativa que consiste na conferência de entradas e saídas de recursos financeiros em um certo período, que verifica e corrige também o saldo restante. 

Os lojistas costumam realizá-la ao final do serviço. Ou seja, o operador de caixa confere o que entrou no caixa durante o dia e compara com o que de fato foi recebido. 

Porém, qual a melhor hora para o fechamento de caixa?  Final do expediente.

Isso porque quanto menor o espaço de tempo entre um fechamento e outro, melhor é de apontar os erros, sondar as causas e recuperar o prejuízo. Faça isso todos os dias, não adie.

Como fazer a abertura do caixa?

Existem três maneiras, são elas:

1. de forma manual
2. com planilhas eletrônicas
3. usando um sistema automatizado 

Independente da escolha, para começar, registre o saldo inicial de abertura do caixa. Com certeza, trata-se de um pequeno valor conhecido como fundo de troco ou valor de encaixe. Que por sua vez, existe para que não ocorra o risco de não ter troco nas primeiras horas da venda.

Como fazer o fechamento de caixa? 

Ao longo do dia, registre todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa e isso inclui não somente as suas vendas, mas também qualquer outro valor que foi destinado ao pagamento de despesas. 

Além disso, anote todas as vezes que ajustar o seu saldo com reforço de caixa, ou adição de troco. Portanto, para fazer o fechamento de caixa siga os dois passos: 

• Conferência de valores

Nessa etapa, confira as receitas e as despesas e se estão de acordo com os valores descritos. Logo, uma boa dica para não ter o risco de falhas é separar conforme o tipo de fluxo: vendas no dinheiro, crédito, débito, vale alimentação, etc. 

Realize esta etapa no final do expediente ou durante a troca de turno de um operador. Assim, é mais fácil vê alguma diferença, seja por troco passado errado, sangrias ausentes, a falta de alguma transação.

• Conclusão do fechamento de caixa 

Se as etapas anteriores forem executadas de maneira correta, não há margem para problemas. Para concluir o fechamento, subtraia todas as despesas das suas receitas. Dessa forma, você terá o saldo inicial que será o ponto de partida da abertura de caixa do dia seguinte. 

Ressaltando: faça isso, pelo menos, duas vezes ao dia: uma parcial durante a troca de turno de um operador, e o outro total que é referente ao fechamento definitivo do expediente. 

Os 4 principais erros no fechamento de caixa e como resolvê-los

1. Não lançamento de transferências

Muitas vezes as coisas mais comuns do varejo se tornam as principais fraquezas do fechamento de caixa. Dentre elas, a sangria.

Caso ainda não tenha ouvido falar neste termo, sangria é o processo de retirada não programada de dinheiro do caixa. Resumindo, o seu intuito é evitar que o comércio fique com grandes somas de dinheiro. Desta forma, os responsáveis retiram valores do caixa após determinado período e realizam o depósito destes em cofres ou bancos.

Entretanto, quando não há baixa nessa transação, o seu sistema, planilha, ou caderninho entende que o dinheiro ainda está em caixa. Logo, ao final do dia os resultados não batem e gera um erro. 

2. Não lançamento de entradas

Se seu negócio não possui uma pessoa específica para realizar as entradas, ou se os vendedores são responsáveis por lançar os recebimentos, tome muito cuidado!

Pois ao se dividir em outras tarefas, o operador aumenta suas chances de desatenção, provocando falhas nos registros.

Lembre-se: as movimentações de caixa são atividades chave e devem ser feitas com zelo, erros podem custar caro.

3. Não lançamento de saídas

Muita atenção para as coisas mais simples. No cotidiano do varejo são as “pequenas” coisas que podem gerar grandes preocupações e falhas na hora do fechamento.

Dentre os lançamentos de saída, os pequenos pagamentos feitos ao longo do dia são os mais esquecidos. Então, atenção aos menores valores, pois estes podem quebrar todo o seu controle de caixa.

4. Lançamentos errados

Sem dúvidas, esta é a maior causa de erro no fechamento de caixa. Se você não utiliza um sistema efetivo para seu ponto de venda ou faz de forma manual esse controle, é comum que lançamentos incorretos sejam registrados, por exemplo, uma venda feita em dinheiro como uma venda em cartão.

Desta forma o seu fechamento de caixa estará irreal em relação ao que de fato aconteceu. Portanto, mantenha organizada as categorias de lançamento e alimente-as da forma correta. 

Como acabar com os erros no fechamento de caixa?

Para isso, existem ferramentas que ajudam nesse controle, como essa planilha de fluxo de caixa que você pode baixar grátis. Entretanto, ela está passível  de erro humano.

Para que você tenha um fechamento e controle de caixa efetivo, o ideal é utilizar um sistema de gestão e frente de loja.

Além de automatizar o seu PDV, com controles de abertura e fechamento de caixa, estas ferramentas dão diferentes recursos que facilitam a rotina e o controle da sua empresa muito mais efetivo, melhorando resultados de compras, estoque, vendas, finanças e etc.

Por fim, você pode pensar “Eu sou um pequeno empreendedor e não tenho recursos para automatizar o meu ponto de venda”, entretanto a automação de pequenos varejos é acessível se você conta com um sistema como o SysPDV.

Quer saber mais sobre o SysPDV e entender como ele pode te ajudar na rotina do seu negócio? Então deixe um comentário com o seu contato para falar com um de nossos consultores!