Como fazer o fechamento de caixa e resolver os principais problemas

Autor: Casa Magalhães Assunto: Data: 27/01/2021
operadora de supermercado fazendo fechamento de caixa

Precisa fazer o seu fechamento de caixa e não sabe por onde começar? 

Pode parecer uma tarefa simples, mas se não for realizada da forma correta, impacta nos seus resultados financeiros. Além disso, pode gerar um grande problema quando surgirem os principais erros. 

Para ajudar nesse desafio, veremos o que é fechamento de caixa e ainda:

  • como fazer a abertura do caixa
  • como realizar o fechamento de forma correta
  • os principais erros no fechamento de caixa e como resolvê-los 

E no final, daremos uma planilha gratuita para organizar o fluxo de caixa e seu controle financeiro. 

Então, vamos lá?

Mas o que é fechamento de caixa, afinal? 

Fechamento de caixa é uma tarefa administrativa que consiste na conferência de entradas e saídas de recursos financeiros em um certo período, que verifica e corrige também o saldo restante. 

Os lojistas costumam realizá-la ao final do serviço. Ou seja, o operador de caixa confere o que entrou no caixa durante o dia e compara com o que de fato foi recebido. 

Porém, qual a melhor hora para o fechamento de caixa?  Final do expediente.

Isso porque quanto menor o espaço de tempo entre um fechamento e outro, melhor é de apontar os erros, sondar as causas e recuperar o prejuízo. Faça isso todos os dias, não adie.

Como fazer a abertura do caixa?

Existem três maneiras, são elas:

  1. de forma manual
  2. com planilhas eletrônicas
  3. usando um sistema automatizado 

Independente da escolha, para começar, registre o saldo inicial de abertura do caixa. Com certeza, trata-se de um pequeno valor conhecido como fundo de troco ou valor de encaixe. Que por sua vez, existe para que não ocorra o risco de não ter troco nas primeiras horas da venda.

Como fazer o fechamento de caixa? 

Ao longo do dia, registre todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa e isso inclui não somente as suas vendas, mas também qualquer outro valor que foi destinado ao pagamento de despesas

Além disso, anote todas as vezes que ajustar o seu saldo com reforço de caixa, ou adição de troco. Portanto, para fazer o fechamento de caixa siga os dois passos: 

  • Conferência de valores

Nessa etapa, confira as receitas e as despesas e se estão de acordo com os valores descritos. Logo, uma boa dica para não ter o risco de falhas é separar conforme o tipo de fluxo: vendas no dinheiro, crédito, débito, vale alimentação, etc. 

Realize esta etapa no final do expediente ou durante a troca de turno de um operador. Assim, é mais fácil vê alguma diferença, seja por troco passado errado, sangrias ausentes, a falta de alguma transação.

  • Conclusão do fechamento de caixa 

Se as etapas anteriores forem executadas de maneira correta, não há margem para problemas. Para concluir o fechamento, subtraia todas as despesas das suas receitas. Dessa forma, você terá o saldo inicial que será o ponto de partida da abertura de caixa do dia seguinte. 

Ressaltando: faça isso, pelo menos, duas vezes ao dia: uma parcial durante a troca de turno de um operador, e o outro total que é referente ao fechamento definitivo do expediente. 

Os 4 principais erros no fechamento de caixa e como resolvê-los

1. Não lançamento de transferências

Muitas vezes as coisas mais comuns do varejo se tornam as principais fraquezas do fechamento de caixa. Dentre elas, a sangria.

Caso ainda não tenha ouvido falar neste termo, sangria é o processo de retirada não programada de dinheiro do caixa. Resumindo, o seu intuito é evitar que o comércio fique com grandes somas de dinheiro. Desta forma, os responsáveis retiram valores do caixa após determinado período e realizam o depósito destes em cofres ou bancos.

Entretanto, quando não há baixa nessa transação, o seu sistema, planilha, ou caderninho entende que o dinheiro ainda está em caixa. Logo, ao final do dia os resultados não batem e gera um erro. 

2. Não lançamento de entradas

Se seu negócio não possui uma pessoa específica para realizar as entradas, ou se os vendedores são responsáveis por lançar os recebimentos, tome muito cuidado!

Pois ao se dividir em outras tarefas, o operador aumenta suas chances de desatenção, provocando falhas nos registros.

Lembre-se: as movimentações de caixa são atividades chave e devem ser feitas com zelo, erros podem custar caro.

3. Não lançamento de saídas

Muita atenção para as coisas mais simples. No cotidiano do varejo são as “pequenas” coisas que podem gerar grandes preocupações e falhas na hora do fechamento.

Dentre os lançamentos de saída, os pequenos pagamentos feitos ao longo do dia são os mais esquecidos. Então, atenção aos menores valores, pois estes podem quebrar todo o seu controle de caixa.

4. Lançamentos errados

Sem dúvidas, esta é a maior causa de erro no fechamento de caixa. Se você não utiliza um sistema efetivo para seu ponto de venda ou faz de forma manual esse controle, é comum que lançamentos incorretos sejam registrados, por exemplo, uma venda feita em dinheiro como uma venda em cartão.

Desta forma o seu fechamento de caixa estará irreal em relação ao que de fato aconteceu. Portanto, mantenha organizada as categorias de lançamento e alimente-as da forma correta. 

Como acabar com os erros no fechamento de caixa?

Para isso, existem ferramentas que ajudam nesse controle, como essa planilha de fluxo de caixa que você pode baixar grátis. Entretanto, ela está passível  de erro humano.

Para que você tenha um fechamento e controle de caixa efetivo, o ideal é utilizar um sistema de gestão e frente de loja.

Além de automatizar o seu PDV, com controles de abertura e fechamento de caixa, estas ferramentas dão diferentes recursos que facilitam a rotina e o controle da sua empresa muito mais efetivo, melhorando resultados de compras, estoque, vendas, finanças e etc.

Por fim, você pode pensar “Eu sou um pequeno empreendedor e não tenho recursos para automatizar o meu ponto de venda”, entretanto a automação de pequenos varejos é acessível se você conta com um sistema como o SysPDV.

Quer saber mais sobre o SysPDV e entender como ele pode te ajudar na rotina do seu negócio? Então deixe um comentário com o seu contato para falar com um de nossos consultores!

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Comentários

45 respostas para “Como fazer o fechamento de caixa e resolver os principais problemas”

  1. Jaqueline Dos Santos correa disse:

    O empregador pode proibir o uso de calculadora no fechamento de caixa ?

    • Olá Jaqueline, obrigada pelo seu comentário! Tivemos um pouco de dificuldade de compreender sua pergunta.

      O que entendemos: é que o dono do estabelecimento não quer permitir que os funcionários, que trabalham realizando o fechamento do caixa, utilizem a calculadora como ferramenta. Se for isso mesmo, desconhecemos algo que dê legalidade para a proibição.

      Caso não seja, você pode estar mandando um e-mail com sua pergunta pra gente: conteudo@casamagalhaes.com.br
      Ficaremos felizes em ajudá-la! 🙂

  2. Marlon disse:

    No meu caixa foi lançado dois vales sendo que era só um… Pra abater um valor de uma compra, vai da quebra de caixa? Ou quem. Fecha o caixa na tesouraria vai compreender que foi um erro?

    • Olá Marlon! Obrigada pelo seu comentário! Vales de pagamentos que são lançados em duplicidade geram quebra de caixa. O responsável pelo fechamento do caixa precisa ser notificado para que seja tratada a situação de forma gerencial. Agora se a questão de duplicidade aqui se refere a vale funcionário, o responsável pelo fechamento tem a possibilidade de registrar manualmente o erro operacional no sistema por se tratar de uma finalizadora. Aproveita e assina nossa Newslleter para não perder nenhum dos nossos conteúdos! 🙂

  3. Angelica disse:

    Tem uma solução para resolver quanto no caixa foi lançado um falou super alto que não existe essa venda que so foi descoberta quanto tirou a redução z , tem uma forma de concerta o valor da venda apos a redução z ,pra ficar realmente o que realmente o valor vendido no dia ?

    • Olá Angêlica, obrigada pelo seu comentário! 🙂

      Após sair a redução z não tem como corrigir os valores que foram lançados. O que precisa neste caso, é fazer uma análise no flash de caixa e nos relatórios pra verificar a origem deste valor que ela desconhece.

      Caso tenha sido uma venda indevida, não será possível realizar o cancelamento pelo caixa, mas ela poderia realizar a devolução do cupom fiscal pras mercadorias voltarem pro estoque e em seguida, emitir uma NFe de devolução.

      Esperamos ter ajudado. Não esquece de assinar nossa Newsletter para receber em seu e-mail nossas dicas! 🙂

  4. Aline Silva disse:

    Lancei uma comprar errada no sistema do computador. Um valor no cartao muito alto como faço pra cancelar. Nao sei o q fazer.

    • Olá Aline, obrigada por sua pergunta! Então, nesse caso é importante que você entre em contato diretamente com o suporte do sistema que você usa, pois o procedimento pode variar entre os softwares. Caso seu sistema seja da Casa Magalhães, você pode entrar em contato conosco através de uma das opções desse link: https://www.casamagalhaes.com.br/contato/ AH! Aproveita e preenche o formulário para receber em seu e-mail nossos melhores conteúdos! 🙂

  5. Raiana Oliveira disse:

    Olá,Lancei (sangria)um valor alto 2 vezes.. Sendo apenas um é correto. A empresa pode me obrigar a pagar por esse calor q não existe? Não seria mais fácil fazer o cancelamento da sangria inexistente.?

  6. Ana disse:

    Olá, gostaria de saber como eu faço para saber quantos zeros eu tenho que usar em cada valor em dinheiro, pois no caixa não tem vírgula

    • Olá Ana, tudo bem?

      Por padrão no PDV se trabalha com duas casas decimais. A separação dos centavos pode ser feita tanto com ponto como com vírgula. Espero ter te ajudado, para maiores esclarecimentos entre em contato com o nosso atendimento através dos telefones:

      (85) 3033-8400
      (85) 4011-3701
      4062-0720 (Capitais)

  7. Douglas disse:

    Trabalho em posto de combustível,somos quatro frentistas que pegam caixa reversando entre si dia sim dia não por turnos,o problema é que o computador sempre trava em lançamentos de vendas e temos que iniciar todo o sistema várias vezes quando acontece,já foi comunicado a gerência e aos patrões sobre o fato é até mesmo o pessoal da assistência técnica já falaram que o computador não aguenta os programas que estão neles,de um tempo pra cá vem acontecendo que quase todas as vezes que o computador trava sozinho os caixas faltam e são valores altos, já que o sistema é integrado direto com a receita,oq devo fazer?

  8. Quero fazer meu fechamento de caixa

  9. Anônimo disse:

    Meu caixa deu errado hj faltou um valor meio Alto, o que fazer pra descubri o erro

    • Olá! Você precisa conferir todas as entradas e saídas, seja por dinheiro ou cartão.
      Logo, para uma melhor investigação, você precisa ter controle sobre todos os lançamentos e retiradas.
      Além disso, contar com um sistema para fazer conciliação bancária é um ponto importante.

  10. Rosane gildete de almeida disse:

    Lanceino fechamento doncaixa erado mesmo o dinheiro estando corero tenho que pagar ao mercado, mesmo o valor estando coreto?

    • Oi, Rosana!
      Infelizmente erros de lançamento são comuns.
      Sobre a obrigatoriedade de pagar ou não o mercado, depende da política de cada empresa.
      Em alguns mercados, o operador de caixa pode ser “punido”. Em outros, não.
      Se no mercado onde trabalha faz parte da política pagar pelos erros de lançamento, seu gerente pode cobrar de você.
      Lamentamos que tenha passado por essa situação e se tiver alguma outra dúvida, estamos à disposição.

  11. Rosane gildete de almeida disse:

    Ola trabalho em um mercado, terminei o expediente somei os valores do caixa tudo coreto, na hora de lancar errei, o fiscao vendo deichou lancar errado, rio de minha cara,ainda falou achei foi bom,kkkk e mim feis assinar um valor em cima do meu ero, que foi apencas de digita o valor corretro , mim feis assinar um vale de 198,00 sou obrigada pagar mesmo ele vendo que o valor estava tudo corero que so errei na hora de digitar ele estava pra mim orientar mais deichou eu lancar erado . Sendo que estou gravida,estava morendonde dor de cabeca e ja era tarde.

  12. Brieny disse:

    MUITO BOM!! Explicou direitinho, esclarecendo a minha dúvida, e ainda me deu uma solução. Obrigada!

  13. Elisangela Afra disse:

    Ola boa tarde

    Quando lanço um pagamento errado exemplo era dinheiro lancei cartão.
    para o fechamento como faço esse acerto preciso de algum relatório.
    Afinal achei o erro como faço esse acerto ?

    • Oi, Elisangela. Não sei qual sistema utiliza para realizar o fechamento de caixa.
      Contudo, essa correção pode ser feita na rotina de conferência de tesouraria.
      Você pode procurar mais informações com o fornecedor do seu sistema.
      Caso utilize o SysPDV, podemos te oferecer maiores orientações.

      Um abraço

  14. Elizabete disse:

    O patrão pode proibir o operador de caixa de conferir o troco inicial, caso segue atrasado?

    • Oi, Elizabete!

      Essa é uma questão interna. Logo, o seu gestor é responsável pela política que adota dentro do local de trabalho.
      Infelizmente não podemos opinar a respeito.
      Espero ter ajudado.

  15. Vera disse:

    Quando a operadora perde uma téf do caixa
    Ou sai só a nota do cliente qual as consequências?

  16. Vera disse:

    Quando a operadora perde uma téf do caixa
    Ou quando só sai a nota do cliente e a nota do caixa da operadora não sai eo cliente foi liberado qual as consequências?

    • Bem, quando isso acontece o único problema é que o valor correspondente ao extrato de cartão que você perdeu não poderá ser contabilizado no caixa na hora do fechamento de caixa, isso quer dizer, que você vai somar todos os comprovantes com exceção desse que vai faltar e gerar consequentemente uma quebra de caixa no valor total do cartão. É como se você tivesse faltado dinheiro no final do dia na hora de conferir o caixa, a diferença que não se trata de dinheiro estamos falando de cartão.

      A solução é pedir que alguém com autorização olha o relatório de cupom e veja o valor da compra para você anotar e declarar no final do dia quando estiver conferindo o caixa. Assim, aquele valor não irá dar diferença no total declarado de cartão. Esperamos ter ajudado!

  17. Consuelo katuskia disse:

    Olá! Estou em aprendizado em um mercadinho aqui no bairro que usa o sistema SYXPDV, quando vamos fechar o caixa, temos que somar e lançar os valores obtidos, ao lançar o crediário, ao invés de dar um ok, dei vários, o que acabou saindo o fechamento sem eu conseguir lançar, tanto dinheiro quanto cartão, tem como corrigir no sistema antes de sair a redução z???

    • Oi, Consuelo!
      Infelizmente não há o que fazer. Uma vez que você encerrou a operação, ela ficará registrada com os valores declarados.
      Se precisar de mais ajuda, estamos à disposição.

  18. Gilmara Regina Da Silva Toledo disse:

    Boa noite !
    Trabalho em um mercado como caixa, na hora do fechamento estou com uma dúvida após todo o procedimento apareceu um sinal de negativo e um valor de $98,40
    Gostaria de saber se isto é sinal que faltou essa quantia no caixa.
    Obrigada,

    • Correto, Gilmara.
      Existem diversos fatores que contribuem para o erro no fechamento.
      Certifique se não esqueceu de fazer algum lançamento, ou se foi retirado algum valor do caixa sem o seu consentimento.

  19. Jose Claudson Santos De Jesus disse:

    Meu caixa sempre da a mais. Como faço para verificar o que está acontecendo?

  20. Vanessa disse:

    Se vc faz uma compra no cartão em uma loja e dividi em 3 vezes depois de alguns dias essa compra é cancela e aparece transação cancelada,eles conseguem ver meus dados e entrar em contato comigo ou devo ir até a loja?

    • Vanessa, se você tiver um cadastro na loja e usou seu CPF durante a compra, é possível a loja fazer contato com você para solicitar um novo pagamento.
      Como uma boa compradora, você também pode tomar a iniciativa e refazer o pagamento por conta própria.
      Espero ter ajudado com sua dúvida.

  21. Elisângela disse:

    Olá , trabalho como operadora de caixa sou iniciante e no fechamento através do sistema PDV o valor lançado em dinheiro gerou uma diferença de dez reais a mais , por favor como posso corrigir isso ? Obrigada

    • Oi Elisângela,

      em primeiro lugar agradecemos seu contato.
      Nesses casos você pode compensar a quebra fazendo um reforço de caixa no mesmo valor.
      Esperamos que sua dúvida tenha sido esclarecida!

  22. Joyce disse:

    Meu fechamento do sistema nunca dá certo,sempre dá valor a mais dos papéis impressos.gostaria de saber porque está dando esse erro?

    • Oi Joyce,

      que bom ter você por aqui.
      Nesse caso nós recomendamos observar como está sendo feito a entrada de operador e as sangrias com os fundos de caixa.

      Espero ter ajudado!

  23. Érica disse:

    Olá. Eu trabalho em um super mercado, e gostaria de saber se a empresa pode fazer o desconto de um valor que faltou no fundo de caixa (dinheiro fornecido para troco) sendo que isso aconteceu em um dia e me avisaram do vale somente nove dias depois.
    Obs: Não me lembro de deixar faltar dinheiro no caixa muito menos no fundo já que sempre confiro mais de uma vez. E esse fundo foi conferido por outra operadora no dia seguinte aonde a mesma disse está faltando a quantia.
    Mesmo não lembro me vi obrigada a afinar o vale já que ainda sou nova na empresa.
    O que eu devo fazer ?

    • Oi, Érica!
      Obrigado pelo seu comentário.
      Cada estabelecimento possui uma política própria de supervisão e de protocolos, para os casos de erro no fechamento de caixa.
      É importante estar ciente das medidas tomadas pelo estabelecimento para que não haja nenhum transtorno ou constrangimento.
      Se possível, realize o fechamento do caixa na presença de um supervisor. Juntos, vocês podem detectar falhas e solucionar qualquer problema com mais leveza.
      Espero ter ajudado.

  24. Anônimo disse:

    Boa noite sou operadora de caixa num mercado ta finalizando uma compra ai o computador parou chamei o responsável i ele ligou de volta falei qui era so finalizar .mais ele fez eu passar tudo de novo entao no fexamento faltou o valor exato daquela compra .fui revistada e tive que assinar a folha pra poder ir pra casa
    Tem câmeras e tudo mais quero saber meus direitos

    • Olá!
      Cada estabelecimento pode adotar uma política própria de supervisão.
      É importante validar com seu gerente se esse procedimento de vistoria faz parte dos protocolos do mercado e o colaborador deve estar ciente dessa medida para evitar qualquer transtorno ou constrangimento.
      Espero ter ajudado com sua dúvida.

  25. Anônimo disse:

    Lancei o valor em pagamento. Ele saiu como sangria .E ainda saiu o valor de um cartão foi pra outro.

  26. Flavia disse:

    Fechei o período do dia sem querer e não consigo mais abrir o caixa …o que fazer ???
    Não consigo falar com o suporte tecnico

  27. Maira Soares disse:

    Deu falta no meu caixa de 23,00, posso pedir p fazer o fechamento novamente, junto com a conferente. Pois p mim esta certo, p ela errado.

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