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Obrigatoriedade da Vinculação dos Meios de Pagamento à NFC-e: o que muda para o varejo do Ceará e como se preparar

A partir de novembro de 2025, entrou em vigor no Ceará uma das mudanças fiscais mais importantes para o varejo dos últimos anos: a obrigatoriedade da vinculação automática dos meios de pagamento eletrônicos (cartão, débito, crédito, Pix e outros) à NFC-e ou NF-e.

A nova regra foi estabelecida pela Instrução Normativa nº 87/2025 da Sefaz-CE e impactará diretamente supermercados, mercadinhos, farmácias, lojas de todos os segmentos e qualquer empresa que venda ao consumidor final utilizando pagamento eletrônico.

Se você é varejista, este conteúdo foi feito para que você entenda, de forma simples e direta, o que muda, quando muda, quem é afetado e como se preparar.

O que muda na prática?

A partir das datas previstas pela Sefaz-CE, toda venda feita por maquininha, TEF, SmartPOS ou Pix dinâmico deverá estar automaticamente vinculada à nota fiscal (NFC-e ou NF-e).

1. Integração automática e obrigatória

A transação de pagamento eletrônico deverá “conversar” com o sistema que emite a nota. Isso significa que:

• A maquininha precisa enviar as informações da transação para o sistema emissor da NFC-e;
• O cupom fiscal precisa registrar dados como CNPJ da instituição de pagamento, número da autorização da transação, valor e forma de pagamento.

Essa integração deve ocorrer no momento da venda, nada manual, nada lançado depois.

2. Fiscalização mais rigorosa e cruzamento de dados em tempo real

O objetivo da Sefaz-CE é claro: cruzar automaticamente os pagamentos recebidos com as notas emitidas.

Se houver divergência, por exemplo, vendas registradas na maquininha sem nota emitida, a empresa pode ser autuada.

3. Adaptação obrigatória do sistema de PDV

Sistemas que não fazem integração automática passam a não atender a legislação. Isso impacta diretamente o PDV, o fluxo de caixa e o controle de estoque do varejista.

Produtores de tecnologia (como a Casa Magalhães) já se adaptam para garantir conformidade e estabilidade nas operações.

Cronograma oficial de implementação no Ceará (IN 87/2025)

A obrigatoriedade será aplicada gradualmente ao longo de três fases:

Grupo 1 — a partir de 01/11/2025

Empresas com faturamento ≥ R$ 3,6 milhões em 2024, especialmente dos setores:

• Supermercados;
• Hipermercados;
• Farmácias;
• Atacarejos;
• Lojas de médio porte.

Grupo 2 — a partir de 01/03/2026

Empresas com faturamento ≥ R$ 1,8 milhão, incluindo:

• Supermercados menores;
• Lojas de variedades;
• Lojas de bebidas;
• Materiais de construção.

Grupo 3 — a partir de 01/07/2026

Abrange praticamente todo o varejo, incluindo:

• Mercadinhos de bairro;
• Lojas pequenas;
• Comércio de usados;
• Qualquer negócio que venda mercadorias diretamente ao consumidor final.

Independentemente do CNAE ou faturamento.

Quem está dispensado da vinculação automática?

A Sefaz-CE listou algumas exceções em que a vinculação não é obrigatória:

• MEI (Microempreendedor Individual);
• Notas emitidas via aplicativo Nota Fiscal Fácil (NFF);
• Pagamentos via Pix Estático;
• Vendas com entrega e pagamento em domicílio;
• Vendas não presenciais por marketplaces;
• Operações sem código de autorização único por transação.

Mesmo nessas situações, a emissão da nota fiscal continua obrigatória.

E se a integração falhar?

Caso a maquininha não envie as informações automaticamente, a empresa deverá fazer o registro via Evento de Conciliação Financeira (ECONF).

O ECONF, regulamentado pela Nota Técnica 2024.002, funciona como um “acerto manual digital” para operações que não se integraram automaticamente por falha técnica.

Impactos diretos para o varejo

A mudança traz ajustes importantes, mas também benefícios:

Mais controle e menos divergência

Com a integração automática, o varejista passa a ter:

• Melhor conferência entre vendas e pagamentos;
• Redução de erros operacionais;
• Menos retrabalhos no fechamento do caixa.

Estoque mais confiável

Quando pagamento e nota conversam entre si, o sistema mantém o estoque sempre atualizado, evitando inconsistências.

Menos risco de multas

Empresas que não se adaptarem podem sofrer penalidades com base na Lei nº 18.665/2023.

PDV mais moderno e alinhado às normas fiscais

Para empresas que usam sistemas atualizados, a transição será natural.

Como se preparar (checklist prático)

Antes que a obrigatoriedade chegue ao seu grupo, você deve:

1. Verificar seu grupo na IN 87/2025

O enquadramento depende do faturamento e do CNAE da sua empresa.

2. Confirmar se o seu sistema de pagamento está apto

Consulte seu fornecedor para verificar se sua solução já atende:

• SmartPOS;
• TEF com PinPad;
• Módulos de integração.

A Sefaz-CE reforça que não existe tecnologia obrigatória, o importante é que a integração funcione.

3. Revisar seu PDV

Sistemas antigos ou sem integração precisam de atualização imediata.

4. Treinar a equipe de frente de loja

O operador de caixa precisa entender:

• Quando a nota deve ser emitida;
• Como identificar falhas de integração;
• Como proceder em caso de inconsistência.

5. Acompanhar atualizações da Sefaz e do fornecedor de tecnologia

As notas técnicas do projeto NFC-e são frequentemente atualizadas.

A Casa Magalhães está pronta para apoiar o varejo nessa transição

Soluções como SysPDV e VarejoFácil já estão sendo adaptadas para atender às novas diretrizes fiscais, garantindo que a integração entre pagamento e documento fiscal aconteça com:

• Estabilidade;
• Velocidade;
• Segurança;
• Conformidade com a Sefaz-CE.

Além disso, a Casa Magalhães continuará produzindo conteúdos educativos, tutoriais e materiais práticos que ajudam o varejista a se preparar com antecedência, sempre com uma linguagem simples e focada na rotina real de quem opera no caixa todos os dias.

A obrigatoriedade da vinculação automática dos meios de pagamento à NFC-e é uma mudança significativa, mas necessária para modernizar o ambiente fiscal e melhorar o controle das vendas no varejo do Ceará.

Supermercados, lojas e pequenos comerciantes devem se preparar desde já para garantir:

• Conformidade fiscal;
• Operações sem interrupções;
• PDV atualizado;
• Menos riscos de erros e multas.

Com o parceiro tecnológico certo, essa transição acontece de forma leve, segura e sem complicação, e é exatamente isso que a Casa Magalhães entrega ao varejista.

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