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A importância dos controles internos de estoque e inventário (e o que o caso Grupo Mateus revela sobre riscos operacionais)

A gestão de estoque é um dos pilares mais importantes (e mais negligenciados) do varejo. Quando os controles internos falham, o impacto vai muito além do operacional: ele pode comprometer a saúde financeira, destruir valor de mercado e colocar em risco a credibilidade de uma empresa inteira.

O caso recente envolvendo o Grupo Mateus, que revelou R$ 1,1 bilhão em estoque superavaliado, trouxe à tona uma discussão urgente: por que controles internos são tão fundamentais — e por que tratar inventário como burocracia pode custar milhões?

Neste artigo, vamos explicar de forma clara e objetiva:

• A diferença entre controle de estoque e inventário;
• Por que ambos são indispensáveis;
• Como falhas nesses controles geram prejuízo, perda de eficiência e risco tributário;
• O que o caso Grupo Mateus nos ensina;
• Como evitar problemas semelhantes com apoio da tecnologia e boas práticas.

Controle de estoque x Inventário: qual a diferença?

Embora estejam conectados, cada um cumpre uma função específica na gestão do varejo.

Controle de Estoque

É o processo contínuo de registrar entradas, saídas, perdas, transferências e o saldo disponível de cada item.

• Objetivo: garantir que os produtos certos estejam disponíveis no momento certo;
• Ferramentas: planilhas, ERPs, softwares fiscais e sistemas automatizados como o SysPDV e o VarejoFácil, da Casa Magalhães.

Um bom controle reduz rupturas, evita compras desnecessárias e permite prever demandas e repor produtos com precisão.

Inventário

É a conferência física do estoque em um determinado momento. Ele confirma se o estoque que está no sistema corresponde ao que existe nas prateleiras e no depósito.

• Função: funciona como uma auditoria operacional;
• Objetivo: encontrar divergências como perdas, furtos, erros de lançamento ou extravios.

Sem inventário periódico, o controle de estoque perde credibilidade.

LEIA TAMBÉM >>> Indicadores de estoque: 7 métricas que você precisa acompanhar.

Como os dois se complementam

O inventário valida o controle de estoque, e o controle de estoque orienta o inventário. Quando existe desalinhamento entre ambas as práticas, decisões importantes são tomadas com base em dados incorretos, e isso afeta:

• compras;
• precificação;
• apuração de impostos;
• fluxo de caixa;
• planejamento logístico.

Empresas que não conciliam estoque físico e estoque contábil operam “no escuro”.

Tipos de inventário

Inventário Geral

Contagem completa do estoque, geralmente 1 vez por ano (em muitos casos, insuficiente).

Inventário Rotativo (Cíclico)

Contagens menores, realizadas continuamente, priorizando itens de maior rotatividade, uma prática muito mais eficiente e recomendada para o varejo moderno.

Por que os controles internos são tão importantes?

1. Garantia de disponibilidade

Sem controle, a loja não sabe o que tem, e perde vendas por ruptura.

2. Redução de custos

Evita compras excessivas, perdas, desperdícios e produtos obsoletos.

3. Prevenção de fraudes e perdas

Inventários regulares revelam roubos internos, desvios, erros de cadastro ou de conferência.

4. Otimização do capital de giro

Dinheiro parado em estoque é dinheiro que deixa de girar no caixa.

5. Eficiência operacional

Com processos claros, a operação fica ágil, organizada e previsível.

6. Planejamento estratégico inteligente

É impossível planejar compras, promoções ou expansão sem dados confiáveis.

7. Satisfação do cliente

Nada frustra mais o consumidor do que não encontrar o produto desejado.

8. Conformidade legal

O estoque influencia diretamente demonstrações contábeis, tributação e auditorias.

9. Classificação inteligente das mercadorias

Ferramentas como Curva ABC ajudam a priorizar itens estratégicos.

O caso Grupo Mateus: um alerta para todo o varejo

O episódio envolvendo o Grupo Mateus entrou para a história recente do varejo brasileiro, não por uma crise econômica, mas por graves falhas no controle de estoque e no inventário.

Veja a dimensão do problema:

• R$ 1,1 bilhão em estoque superavaliado;
• R$ 2 bilhões em valor de mercado evaporaram em poucos dias;
• Ações com queda superior a 20%;
• Lojas que ficaram até 2 anos sem inventário físico;
• Notas fiscais que “entravam no sistema” sem que a mercadoria realmente chegasse ao depósito;
• Funcionários manipulando códigos para desviar produtos;
• Custo médio das mercadorias vendidas calculado de forma inconsistente.

E o mais grave:

Auditorias apontaram 42 deficiências nos controles internos desde 2021, mas nenhuma correção foi priorizada.

Anos ignorando recomendações, inventários raros e procedimentos falhos culminaram na maior crise da história da empresa.

E quanto custou “economizar” nos controles internos?

• Perda real: R$ 1,1 bilhão;
• Destruição de valor: R$ 2 bilhões;
• Custo para consertar: R$ 15 milhões para auditar, contratar equipes, fazer inventários mensais e revisar processos.

Ou seja: o barato saiu 70 vezes mais caro.

O que esse caso ensina ao varejo?

1. Compliance não é custo — é seguro;
2. Todo varejista, pequeno ou grande, precisa de inventários frequentes;
3. Sistemas confiáveis evitam distorções contábeis e fiscais;
4. Erros pequenos, ignorados no dia a dia, viram bolas de neve milionárias;
5. Sem estoque confiável, nenhuma tomada de decisão é segura.

As lições são duras, mas necessárias.

Como evitar problemas assim? A resposta está nos processos e na tecnologia

Para garantir precisão no estoque e evitar riscos, o varejista precisa unir processos bem definidos e sistemas robustos.

Padronize entradas e saídas

Treine equipes, registre quebras, devoluções e perdas corretamente.

Realize inventários rotativos

Não espere 1 ano: faça semanal ou mensalmente para itens de alta rotatividade.

Use tecnologia integrada

Soluções como SysPDV e VarejoFácil, da Casa Magalhães, permitem:

• conferência precisa;
• integração entre loja e retaguarda;
• registro automático de movimentações;
• atualização de saldos em tempo real;
• redução de erros operacionais;
• relatórios para auditoria e contabilidade.

Crie indicadores de controle

Acuracidade, giro, perdas e rupturas devem ser acompanhados continuamente.

Estoques mal geridos não geram apenas perdas operacionais, eles podem colocar empresas inteiras em risco. O caso Grupo Mateus serviu como alerta para o setor: não existe crescimento sustentável sem governança, compliance e tecnologia.

Para o varejista, o recado é claro:

Controle de estoque e inventário não são tarefas burocráticas — são ferramentas estratégicas que garantem lucro, segurança e competitividade.

E com as soluções da Casa Magalhães, esse processo se torna simples, integrado e confiável, permitindo que o varejista tome decisões mais seguras e rentáveis todos os dias.