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Aprenda o passo a passo para fazer um relatório gerencial no varejo

A falta das informações que devem estar em um relatório gerencial leva o gestor a fazer escolhas que nem sempre são as mais certas.

Por mais que ele seja experiente na área em que atua, tomar decisões no escuro não é uma boa opção em nenhum cenário. 

Nem mesmo nos cenários inesperados ou mais urgentes. 

Há algum tempo, a produção de um relatório era mais difícil. Reunir e interpretar dados envolvia processos bem mais trabalhosos e custosos. Por isso, muitos gestores se acostumaram a tomar decisões baseadas somente no seu “feeling”.

Tomar decisões dessa forma não é mais necessário. Na verdade, não é nem recomendado.

Se o seu objetivo é entender como basear as definições da sua empresa em informações reais e relevantes, você precisa conhecer a importância da elaboração de um relatório gerencial.

E claro, aprender como fazer o seu da forma correta. 

É disso que se trata esse conteúdo. Por isso, continue a leitura e descubra o que fazer!

O que é um relatório gerencial?

O relatório gerencial é um documento impresso ou eletrônico que contém informações importantes de um negócio, ou setor.

Eles funcionam como ferramentas mágicas nas mãos dos gestores e permitem uma tomada de decisão mais precisa, capaz de gerar resultados melhores.

Os relatórios são compostos por dados históricos da empresa e do mercado no qual ela está inserida. Dessa forma, por meio do cruzamento dessas informações, torna-se possível:

• Detectar tendências;
• Visualizar trajetórias;
• Prever resultados, entre outras ações importantes para uma boa gestão.

O relatório gerencial possui diversos caminhos. 

Saiba que o seu foco pode estar em áreas distintas de uma empresa e fazem diferença nas decisões tomadas em cada uma delas. 

Relatório gerencial de vendas

Esse tipo de  relatório permite identificar os produtos com maior volume de vendas por período, região e sazonalidade. Além disso, ajuda a traçar o perfil de consumo dos clientes e a demonstrar o desempenho dos profissionais de vendas.

Relatório contábil

Ele registra algumas das mais importantes informações financeiras da empresa como o fluxo de caixa, balanços e demonstrações contábeis.

Relatório de produtividade

Esse relatório demonstra o desempenho das equipes de uma empresa, assim como, o de cada um de seus membros a parte. Por meio dele, é possível identificar barreiras em processos falhos e a consequente melhoria deles.

Relatório gerencial de orçamento e custos

Esse relatório gerencial permite a projeção de receitas, o planejamento da alocação de recursos da empresa, assim como, comprovar as despesas e custos das operações.

Com esse modelo de relatório é possível manter o controle financeiro da empresa.

Qual a importância do relatório gerencial para seus resultados?

Uma empresa que não adota o uso dos relatórios gerenciais está atuando com base em suposições. Logo, você corre o risco de tomar decisões prejudiciais ao crescimento do seu negócio.

Por isso, existirá sempre o risco dela não sobreviver a mudanças do mercado.

Como elaborar um relatório gerencial?

Agora que você já entende o que é e qual a importância de um relatório gerencial para a sua empresa, chegou o momento de entender como fazer um.

Para isso, basta seguir o passo a passo que você encontrará nos tópicos a seguir.

1° Faça o planejamento

Sem um planejamento, nada se concretiza. Nem mesmo um relatório, embora pareça contraditório, já que estamos falando de informações passadas.

Você precisa de bastante cuidado. Afinal, esses dados tornam-se inúteis dependendo da forma que você os coleta.

Por isso, você precisa se planejar e coletá-los de forma correta.

É muito importante entender as áreas da empresa que precisam de análise. Dessa forma, você planeja a coleta das informações que vão atuar como base para o relatório.

Na maioria dos casos, a adoção de um sistema de gestão é a solução ideal. Ou seja, os dados dos relatórios são guardados e trabalhados da forma mais correta.

2° Defina o objetivo

Se você possui um banco de dados sem ter definido um objetivo para ele, então você está desperdiçando tempo.

Para que a coleta planejada tenha algum efeito na gestão da empresa, é preciso saber da sua função. Assim, um bom meio de chegar a esse objetivo é definindo que tipo de relatório deseja elaborar.

Você acabou de ver alguns exemplos deles nos tópicos acima e, também, criando indicadores de desempenho que devem ser analisados.

3° Reúna as informações

A coleta de dados da empresa e do mercado acumula informações originadas de diferentes áreas. Então, aqui é o momento onde se define quais dessas áreas serão cruzadas de modo que cheguem às respostas das questões definidas no objetivo.

Para que esse cruzamento seja feito é necessário que as informações coletadas estejam dentro de um sistema de gestão. Logo, é muito mais fácil comparar dados em uma única base do que fazê-lo em planilhas distintas.

Algumas plataformas permitem a importação de dados externos para que essa reunião seja feita de modo mais ágil e fácil.

4° Analise os indicadores

Agora que você já tem os dados reunidos, organizados e cruzados é hora de analisar os indicadores.

Seus indicadores já foram definidos junto com o seu objetivo e, por meio dessa análise, você vai criar um plano de ação para a melhoria dos resultados.

Nessa etapa, você vai enxergar o que será mantido e eliminado, o que precisa ser melhorado e o que deve ser adotado no seu negócio.

É umas das fases mais importantes da elaboração do relatório gerencial. Isto é, trata-se das decisões que você precisa tomar.

5° Faça uma apresentação do seu relatório gerencial 

Com todas essas informações em mãos é hora de colocar isso em forma de apresentação. Enfim, ele deve estar com a correta interpretação dos dados, e mostrar às pessoas envolvidas nos processos e áreas que foram analisados. 

Essas apresentações servem para justificar as mudanças e incentivar a manutenção daquilo que está dando certo.

Todo esse processo de produção de um relatório gerencial deve ser feito com a ajuda de um sistema para garantir a integridade e precisão das informações, além do sigilo delas.

Lembre-se de que dados reunidos e processados de forma manual estão muito mais sujeitos a vazamentos e inconsistências.

E agora que você já sabe como fazer um relatório gerencial, entende sua importância para a empresa, assine nossa Newsletter, preenchendo o formulário abaixo.

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