Fluxo de caixa: descubra os 07 erros mais comuns

Autor: Casa Magalhães Assunto: Data: 23 de outubro de 2017
erros fluxo de caixa

A melhoria da gestão de uma empresa passa de forma inevitável pela boa organização de suas contas. Assim, cuidar do financeiro é fundamental para que se tenha mais tranquilidade no futuro. Uma das peças mais importantes quando falamos do dinheiro do negócio é o controle do fluxo de caixa.

Registrando tudo o que entra e sai, é possível perceber a exata condição de recebimentos e pagamentos, além de indicar o “fôlego” que se tem à disposição.

Mesmo assim, alguns donos de estabelecimentos ainda não utilizam esta ferramenta da forma adequada e seguem cometendo erros na operação diária. Para que você também não caia nessas falhas, fizemos uma lista com 7 ações que se deve evitar. Continue a leitura e confira!

1. Não fazer todos os lançamentos

Uma ferramenta de controle financeiro não pode funcionar adequadamente se não for abastecida com todas as informações relevantes. Sendo assim, ter um fluxo de caixa que não tem devidamente todos os lançamentos feitos não vai servir para muita coisa.

A informação incompleta é tão prejudicial quanto a falta dela, pois pode levar o administrador a tomar decisões com base em números distorcidos. Se você tem respeito pelo seu negócio e pretende seguir em um caminho seguro, fazer o lançamento completo de todos os registros do fluxo de caixa não é mais do que uma obrigação diária.

2. Não acompanhar o fluxo de caixa

O segundo passo para um bom controle do financeiro é fazer o acompanhamento dos números do fluxo de caixa. Uma vez que as informações devem estar lá bem registradas, é hora de conferir o que elas têm a dizer do negócio.

Se bem utilizado, o fluxo de caixa consegue entregar uma série de dados muito importantes para que o gestor consiga tomar decisões de forma estratégica. Pode-se ver, por exemplo, como a inadimplência tem afetado o capital de giro ou, ainda, avaliar a média de recebimentos de um mês mais forte de vendas, comparando estes valores com os meses em que o movimento fica mais fraco.

Tenha por hábito acompanhar e interpretar o seu fluxo de caixa. Assim, você vai perceber o quanto poderá conhecer melhor o seu próprio negócio.

3. Não utilizar um sistema para controle de entrada e saída

Controles manuais são lentos e, por mais detalhista que seja uma pessoa, a chance de serem cometidos erros é bastante grande. Assim, a melhor forma de cuidar bem da sua empresa é adotando um sistema de gestão que esteja preparado para o seu modelo de negócio.

Imagine quanto tempo se perde fazendo registros manuais e depois converta-o para o custo da hora de trabalho de quem tem que cuidar dessa tarefa. Será que não seria mais fácil automatizar a ferramenta e liberar o colaborador para que ele possa fazer outras coisas dentro da companhia?

4. Esquecer-se de conciliar o extrato bancário

Além de controlar entradas e saídas, quem cuida do financeiro de uma empresa tem que estar sempre atento ao extrato bancário. Deixar para conferir só de vez em quando é um erro muito grande.

Uma das formas mais simples e objetivas de conseguirmos verificar qualquer tipo de conta é comparando os valores totais. Ainda que possam existir erros internos que consigam compensar as diferenças nos números, batendo o olho direto no total podemos ter quase certeza de que tudo está em ordem.

Depois de ver se as quantias mais globais estão batendo, passamos ao detalhamento de cada lançamento. Fazer a conciliação bancária é muito importante, mas, se você acha que ela toma tempo demais, talvez possa adotar um sistema de gestão que ofereça tal serviço de forma automática.

5. Não separar categorias para os lançamentos

Quanto mais informação qualificada houver no seu fluxo de caixa, mais apurada vai ser a sua gestão. Os lançamentos devem ser detalhados de forma que se consiga entender de onde está vindo o dinheiro e para onde ele vai.

Assim, ter categorias bem definidas ajudará muito na hora de conseguir perceber o que anda acontecendo na sua empresa. Este tipo de detalhamento é o que chamamos de plano de contas.

Ele indica quais são os grupos de lançamentos, tanto de entrada como de saída. É por meio da identificação de cada um destes registros que você vai conseguir entender como o dinheiro anda se comportando no seu estabelecimento.

6. Misturar vendas e recebimentos

O que a empresa vende não necessariamente entra na mesma hora no caixa, e fazer este tipo de lançamento é algo que desorganiza todas as contas do negócio. Se um cliente compra e não paga, isso é inadimplência, mas, se alguém lançar a compra como dinheiro recebido no final do dia ou do mês, vai ficar parecendo que sumiu dinheiro do caixa.

Além disso, pagamentos parcelados não caem no mesmo dia — e é também por esse motivo que não se deve dar entrada em nenhum valor no ato da venda, mas sim quando efetivamente o dinheiro entra na empresa.

Misturar registros de vendas e de recebimentos é confundir os regimes de caixa e competência. E, se você fizer isso, vai ficar totalmente perdido no seu financeiro.

7. Não fazer um planejamento

Ter um fluxo de caixa bem ajustado e não traçar planos para a empresa é algo que não faz muito sentido. Se você tem as contas na mão e sabe exatamente o que está acontecendo, o mais correto é utilizar estas informações para programar o futuro do negócio.

Avaliando quanto a empresa tem de capital de giro em cada período, fica bem mais seguro traçar planos e metas para o curto, o médio e o longo prazo. Desde compras com volumes maiores junto aos fornecedores para tentar conseguir um desconto mais interessante até a programação da reforma do estabelecimento, tudo vai passar por sua capacidade financeira.

Para evitar momentos de aperto e um endividamento desnecessário, deve-se ter atenção e seguir à risca as margens de folga que o seu fluxo de caixa anda te mostrando.

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